Координация выставочно-ярмарочной деятельности осуществляется также и на уровне субъектов Федерации через создание выставочных комитетов или комиссий при администрациях или правительствах субъектов Федерации. В частности, созданы Выставочный комитет при Правительстве Санкт-Петербурга, Выставочный комитет при Межрегиональной ассоциации экономического взаимодействия субъектов Федерации «Северо-Запад».
Кроме того, сформирован ряд общественных организаций в области выставочно-ярмарочной деятельности, призванных способствовать становлению цивилизованного рынка выставочных услуг: Межгосударственный Совет СНГ по выставочно-ярмарочной деятельности, Комитет ТПП Российской Федерации по выставочно-ярмарочной деятельности, Союз выставок и ярмарок (объединяет 58 действительных и ассоциированных членов), а также различные региональные структуры (координационные советы, гильдии, ассоциации).
Торгово-промышленные палаты в рамках своей компетенции обеспечивают на федеральном и региональном уровнях:
- представительство интересов участников выставочной деятельности в федеральных органах исполнительной власти и органах исполнительной власти субъектов Федерации;
- организационную поддержку российских и иностранных участников выставочной деятельности;
- оформление документов по экспортно-импортным операциям выставочно-ярмарочного бизнеса (Карнета А.Т.А.);
- третейский суд в правовом поле выставочной деятельности, коммерческий арбитраж, консалтинг, аудит.
Союз выставок и ярмарок в рамках своей компетенции осуществляет:
- создание единой информационной базы выставочной деятельности, включающей информацию о выставочно-ярмарочных мероприятиях, их организаторах и материально-технической базе;
- ведение статистики, осуществление мониторинга, оценку экономической эффективности выставочных мероприятий;
- представительство интересов участников выставочной деятельности в федеральных органах исполнительной власти и органах исполнительной власти субъектов Федерации.
Предполагается, что Союз выставок и ярмарок возглавит работу по проведению добровольной сертификации выставочно-ярмарочной деятельности, которая будет представлять собой защиту от проникновения в отрасль недобросовестных, не имеющих достаточного опыта и квалификации фирм-устроителей выставок, не обеспечивающих экспонентам достаточный выбор и уровень качества предоставляемых услуг.
Добровольный характер сертификации имеет целью, прежде всего, подтверждение деловой репутации и высокой квалификации выставочной организации и ни в коем случае не ограничивает свободу конкуренции в области выставочно-ярмарочной деятельности для всех ее участников.
Подобная система взаимодействия государства и субъектов выставочной деятельности позволит повысить экономическую эффективность проводимых выставочно-ярмарочных мероприятий.
Организационная поддержка со стороны государства должна оказываться:
- при подготовке и проведении приоритетных с точки зрения российской экономики выставочно-ярмарочных мероприятий на территории Российской Федерации (мероприятий федерального, регионального и межрегионального значения);
- при организации участия российских организаций в выставочно-ярмарочных мероприятиях за рубежом, имеющих наиболее важное значение с точки зрения торгово-политических и экономических интересов Российской Федерации.
Решение об оказании организационной поддержки выставочно-ярмарочным мероприятиям федерального значения, проводимым на территории Российской Федерации, принимается Комиссией Правительства Российской Федерации по выставочно-ярмарочной деятельности на основании предложений федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Федерации, Союза выставок и ярмарок, торгово-промышленных палат, отраслевых ассоциаций.
Организационная поддержка со стороны федеральных органов исполнительной власти оказывается выставочно-ярмарочным мероприятиям, имеющим приоритетное значение для развития отрасли, региона или Российской Федерации в целом.
При подготовке регионального мероприятия целесообразность его проведения согласуется с органами исполнительной власти соответствующего субъекта Российской Федерации.
В свою очередь, принятие решения об оказании организационной поддержки российским участникам выставочно-ярмарочного мероприятия, проводимого за рубежом, должно основываться на предложениях федеральных органов исполнительной власти и ведомств, принимающих участие в организации российских экспозиций на выставочно-ярмарочных мероприятиях за рубежом (Минэкономразвития России, Минфина России, Минпромнауки России, МИДа России и других); органов исполнительной власти субъектов Федерации; представительств Российской Федерации по торгово-экономическим вопросам и посольств Российской Федерации в соответствующих государствах. При этом принимаются во внимание предложения Союза выставок и ярмарок, торгово-промышленных палат, отраслевых и межрегиональных ассоциаций, союзов экспортеров, выставочных центров и организаций.
Отбираются, как правило, крупнейшие международные выставки и ярмарки, носящие многопрофильный характер и демонстрирующие новейшие достижения промышленности и науки, а также имеющие приоритетное значение для России с точки зрения продвижения отечественной экспортной продукции на рынки стран того или иного региона мира.
Необходимо учитывать, что организационная поддержка выставочно-ярмарочного мероприятия тесно связана с информационной поддержкой и может выражаться:
- в оказании содействия со стороны федеральных органов исполнительной власти в привлечении российских организаций – участников выставки (ярмарки);
- в формировании организационного комитета - исполнительной дирекции, подготовке распоряжения Правительства Российской Федерации для подготовки наиболее значимых выставочно-ярмарочных мероприятий с целью координации деятельности федеральных органов исполнительной власти, повышения уровня мероприятия, придания ему статуса государственной поддержки;
- в привлечении представительств Российской Федерации по торгово-экономическим вопросам и посольств Российской Федерации в иностранных государствах, представительств Торгово-промышленной палаты Российской Федерации за рубежом к организации выставочно-ярмарочных мероприятий за рубежом, а также к приглашению иностранных участников для международных выставок и ярмарок на территории Российской Федерации.
Кроме того, федеральные органы исполнительной власти в зависимости от уровня проводимого мероприятия могут в случае необходимости применять по своему усмотрению и другие формы организационного содействия.
Реализация ВЯД происходит в тесном взаимодействии с инфраструктурой рынка, а именно выставочными комплексами, рекламными и полиграфическими фирмами, компаниями-производителями стендов, гостиничным и развлекательным сектором, логистическими компаниями, предприятиями общественного питания, предприятиями, предоставляющими услуги по переводу.
Рекламные и полиграфические фирмы участвуют в реализации выставочно-ярмарочного мероприятия (ВЯМ) в предоставлении рекламных и печатных материалов для продвижения самого ВЯМ (реклама, каталоги); рекламы выставочного центра, предоставления рекламной и печатной продукции предприятиям-экспонентам для продвижения своей продукции или имиджа компании.
Производители стендов обеспечивают комплексы и организаторов выставочным оборудованием, а также предоставляют возможность предприятиям заказать индивидуальные стенды.
Гостиничный и развлекательный сектор, активно участвует в функционировании ВЯМ, если экспоненты и посетители приезжают из других городов или стран.
Логистические компании также активно работают на выставочные мероприятия в части доставки экспонатов к месту проведения ВЯМ. Обычно организацию доставки экспонатов берет на себя выставочная компания, поэтому экономические взаимоотношения возникают именно между этими субъектами рынка, однако, экспонент может самостоятельно выполнять эту функцию.
Развитие данных видов деятельности составляющих выставочную инфраструктуры, обозначено в соответствующих Концепциях, в частности, Программой развития выездного и внутреннего туризма и т.д.
Независимо от приоритета ВЯМ, основной его целью является обсуждение вопросов развития отрасли, сферы деятельности и т.д. Поэтому основным элементов в системе ВЯД является конгрессная деятельность. Такая ее значимость объясняется тем, что она, во-первых, обеспечивает «личную коммуникацию» между участниками ВЯМ, а во-вторых, сопровождает представление новых образцов, технологий обсуждением, дискуссией. Кроме того, в последнее время этот вид деятельность вносит все больший вклад в размер прибыли выставочной компании за счет резкого роста на подобные площади в связи с проведением крупных корпоративных мероприятий.
В рамках ВЯМ проводятся следующие мероприятия:
- конгрессные мероприятия – «съезд, собрание, (обычно по вопросам международного значения)»;
- Форум – «массовое собрание, съезд» (по структуре и технологии подготовки сходен с конгрессными мероприятиями);
- конференция – «большое собрание, совещание представителей каких-либо государств, организаций, групп». Имеет более практический, научный характер, более однородна по структуре и проблематике. Один из традиционных типов деловых мероприятий на выставке;