Расходы торговых организаций, связанные с осуществлением основной деятельности, называются операционными расходами. Они обусловлены непосредственным продвижением товаров от производства в сферу обращения. К ним относятся: транспортные расходы; расходы по аренде и содержанию зданий, помещений, инвентаря; расходы на заработную плату работникам; расходы на текущий ремонт; расходы по хранению и подготовке товаров к продаже и др.
Административно- управленческие - это расходы торговых организаций на содержание работников аппарата управления и его структурных подразделений (филиалов), материально-техническое обслуживание их деятельности, включая затраты на содержание легкового транспорта и компенсации за использование личных автомобилей, служебные командировки и др.
- по способу распределения по товарным группам.
По этому признаку все расходы торговой организации делятся на прямые и косвенные. Расходы торговых организаций, которые на основании имеющихся документов могут быть отнесены к определенной товарной группе без дополнительных расчетов, называются прямыми расходами. Косвенные расходы - это расходы торговых организаций, которые в связи с комплектностью их осуществления не могут быть в полном объеме отнесены к тому или иному результату торговой деятельности и требуют предварительного распределения. Это могут быть, например, затраты на перевозку партии товаров, состоящих из нескольких товарных групп, при их распределении по группам реализуемых товаров.
- по отношению к товарообороту расходы делятся на зависящие от товарооборота (условно-переменные) и мало зависящие от товарооборота (условно-постоянные).
К условно-переменным расходам относятся расходы, размер которых зависит от объема товарооборота. Это транспортные расходы, расходы по заработной плате, расходы по хранению и подготовке товаров к продаже, по естественной убыли, процент за пользованием кредитом и др. При этом степень зависимости размера затрат различна. Она может быть пропорциональной, то есть сумма переменных затрат отдельных видов увеличивается или уменьшается пропорционально изменению объема товарооборота (потери товаров от естественной убыли) и дегрессивной, то есть сумма переменных затрат растет медленнее, чем объем товарооборота (расходы на рекламу при эффективном ее осуществлении); степень зависимости размера затрат может быть прогрессивной, то есть сумма переменных затрат отдельных видов растет быстрее, чем объем товарооборота (расходы на заработную плату торгово-оперативных работникам при сдельно-премиальной системе оплаты труда).
Таким образом, наличие переменных расходов по реализации обусловлено процессом реализации товаров в торговой организации.
Расходы по реализации в отечественной экономике классифицируются по видам и статьям расходов, по отраслям хозяйственной деятельности, по товарам. Номенклатура статей расходов включает 15 статей.
Номенклатура статей расходов торговли и общественного питания:
1. Расходы на железнодорожные, водные, воздушные, автомобильные и гужевые перевозки.
2. Расходы на оплату труда.
3. Расходы на аренду и содержание зданий, сооружений, помещений и инвентаря.
4. Амортизация основных средств.
5. Отчисления и затраты на ремонт основных средств.
6. Износ санитарной одежды, столового белья, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, столовой посуды и приборов.
7. Расходы на топливо, газ, электроэнергию для производственных нужд.
8. Расходы на хранение, подработку, подсортировку и упаковку товаров.
9. Расходы на торговую рекламу.
10. Проценты за пользование кредитом и займами.
11. Потери товаров и продуктов при перевозке, хранении и реализации.
12. Расходы на тару.
13. Отчисления на социальные нужды.
14. Налоги, отчисления и сборы, включаемые в расходы по реализации.
15. Прочие расходы.
Практическая ценность деления затрат на переменные и постоянные состоит в следующем: во-первых, такое деление способствует решению задачи регулирования массы и прироста прибыли на основе относительного снижения расходов при росте выручки от реализации, во-вторых, такая классификация позволяет определить окупаемость затрат, то есть запас финансовой прочности предприятия, в-третьих, выделение постоянных затрат дает возможность использовать метод маржинальной прибыли (доход от реализации минус переменные затраты) для определения размера торговой надбавки.
1.3 Управление расходами на современном этапе
В современных условиях возрастает роль оперативного управления расходами и контроль за ними, эффективность этой деятельности оценивается в ее взаимосвязи с конечными социально-экономическими показателями работы торговой организации. Контроль следует понимать, как проверку умения использовать ресурсы таким образом, чтобы вести бизнес как можно эффективней.
Эффективным считается такое управление, которое обеспечивает:
1) надлежащий учет и отчетность;
2) логичную классификацию, с возможностью полного их анализа;
3) прогнозирование и планирование расходов на реализацию.
Для организации контроля за расходами необходимо их разделить на регулируемые и нерегулируемые. Нерегулируемые постоянные расходы невозможно существенно снизить или увеличить за короткий срок. К таким затратам относят арендную плату, расходы на подготовку кадров и т.п. Регулируемые - это прочие расходы, такие как выписка газет, телефонные переговоры, хознужды и другие.
Учет расходов основан на том, что каждая сумма расходов должна быть документально подтверждена. Факт совершения операции (осуществления того или иного вида затрат) и ее содержание могут быть подтверждены одним из большого количества различных документов (актами приемки выполненных работ, квитанциями, счетами, счетами-фактурами, товарно-транспортными накладными, товарными накладными, актами на списание товарно-материальных ценностей, платежными документами, расчетно-платежной (расчетной) ведомостью на оплату труда персонала, путевыми листами и т.п., бухгалтерскими справками), но во всех случаях торговая организация должна иметь возможность подтвердить производственную направленность затрат; при анализе информации, содержащейся в первичном документе, должна ясно прослеживаться прямая связь произведенных расходов с торговым процессом или их обусловленностью организацией торгового процесса. Здесь же следует отметить, что непосредственно тот или иной договор не является основанием для бухгалтерских записей: записи в учете могут быть произведены только на основании соответствующим образом оформленных первичных документов, отражающих сам факт выполнения предусмотренных договором работ или оказания услуг.
Учет расходов в разрезе большего количества статей, предоставляя более детальную информацию о расходах, способствует усилению режима экономии в отрасли. Кроме того, необходимость увеличения аналитичности сведений о расходах определяется еще и тем, что в отдельных торговых организациях бухгалтеру целесообразно вести учет расходов раздельно по каждому хозрасчетному подразделению. В зависимости от порядка включения расходов в издержки отдельных хозрасчетных подразделений их делят на прямые и распределяемые (косвенные).
Прямыми являются те затраты, которые могут быть отнесены непосредственно на расходы конкретного подразделения на основании первичных документов. К этой группе расходов относятся: заработная плата персонала данного подразделения, амортизация основных средств, износ МБП и санспецодежды, арендная плата за используемые основные средства, расходы по текущему и капитальному ремонту основных средств, расходы на содержание холодильных установок, часть транспортных расходов и т.п.
Распределяемые расходы в течение месяца учитываются в целом по организации, а по окончании месяца распределяются между хозрасчетными подразделениями и объективность этого распределения влияет на уровень рентабельности подразделений.
Распределяемые расходы различны по своему экономическому содержанию, поэтому важно объединить их в качественно однородные группы и правильно выбрать экономически обоснованную базу для их распределения. Объединение расходов однородной группы с тем, чтобы в дальнейшем распределить их пропорционально одному из показателей деятельности хозрасчетных подразделений (товарообороту, численности персонала, фонду заработной платы, торговой площади), возможно лишь в случае большей, чем предлагаемая, детализации аналитического учета. Исходя из этого, торговая организация, ориентируясь на конкретные условия хозяйствования и требование усиления контроля за рациональным использованием средств, может вести аналитический учет расходов в разрезе субстатей расходов, то есть подразделяя отдельные статьи расходов на подстатьи.
Анализ расходов направлен на выявление возможностей повышения эффективности работы торговой организации за счет более рационального использования трудовых, материальных и финансовых ресурсов в процессе осуществления актов купли-продажи товаров и организации торгового обслуживания потребителей.
Задачей полного анализа расходов является определение:
- динамики и степени выполнения плана расходов по общему уровню и отдельным статьям расходов;
- размера и темпа изменения фактического (ожидаемого) уровня расходов на реализацию по сравнению с их плановым уровнем и в динамике;
- величины экономии или перерасхода средств (по общему уровню расходов на реализацию и отдельным статьям);
- изменений размера влияния основных факторов на отклонение фактических затрат от плановых;
- уровня затрат на реализацию отдельных видов товаров;
- различий по сравнению с расходами конкурентов. По итогам анализа составляется объяснительная записка, содержащая конкретные рекомендации по управлению расходами и ликвидации нерациональных текущих расходов в торговле.