Прежде чем перейти непосредственно к анализу расходов, следует остановиться на понятиях «расходы», «затраты» и «себестоимость». Цель каждой организации заключается в получении регулярного дохода и прибыли. Расходы являются противоположной категорией по отношению к доходам и представляют собой все выплаты, которые осуществляет предприятие в процессе деятельности. Расходы уменьшают прибыль. Себестоимость продукции (услуг, работ) – это стоимостная оценка используемых в процессе производства природных ресурсов, сырья, материалов, топлива, энергии, основных фондов, трудовых ресурсов, а также других затрат на ее производство и реализацию. Однако в себестоимость включаются также затраты, не являющиеся расходами (например, амортизационные отчисления).
С экономической точки зрения, в том числе и экономического анализа, под себестоимостью понимают стоимостную оценку затрат организации на производство и реализацию единицы продукции (услуги, работы).
Подводя итоги, можно сказать, что расходы относятся к операционной деятельности организации, к ее денежному потоку, так как требуют для оплаты денежных средств. Затраты, не связанные с денежным потоком, являются бухгалтерским термином и показывают те компоненты, которые формируют себестоимость.
Анализ общей суммы затрат на эксплуатацию подвижного состава начинается с сопоставления отчетных данных с плановыми, разница между которыми является величиной абсолютного отклонения. Однако, судить по этой величине о размерах экономии или перерасхода денежных средств удается не всегда, так как отчетные данные могут быть несопоставимы с плановыми из-за изменения среднего расстояния перевозки, отклонения отчетного среднесписочного числа автомобилей или структуры автомобильного парка от плановых данных и др. [4. Анализ хозяйственной деятельности предприятия АПК. c. 138]
При перевыполнении (невыполнении) плана по грузообороту или платным километрам пробега абсолютная величина фактических затрат будет больше (меньше) плановых, причем по отдельным группам затрат в разной степени. Поэтому до начала анализа необходимо устранить влияние внешних факторов. Известно, что затраты на топливо и смазочные материалы зависят от общего пробега подвижного состава и грузооборота, на ТО, ТР и автомобильные шины – от общего пробега, заработная плата водителей грузовых автомобилей при сдельной системе оплаты труда – от грузооборота и объема перевозок. Другие виды расходов не зависят ни от пробега, ни от грузооборота. Особенности каждой группы затрат и учитывают при пересчете общей суммы расходов.
Такой пересчет следует проводить быстро и точно, для чего в общих затратах нужно выделить переменные (материальные) и постоянные (прочие), а среди них – заработную плату и амортизационные отчисления. Тогда аналитическая общая сумма затрат определяется по формуле:
За = Замат + ЗПа + З аАм + Запост , (12)
Замат = Запер = ∑Замат I = З1L'общ = ЗперIL общ , (13)
ЗПа = ∑ЗПаi (14)
Заам = ∑На j Ц j Acj , (15)
Запост = ∑Запост , (16)
где Замат , ЗПа , З аАм и Запост - аналитические значения соответственно затрат на материалы, заработной платы, амортизационных отчислений и постоянных затрат, руб.;
З1 – плановые переменные затраты (на топливо, эксплуатационные материалы и т.д.) на 1 км пробега, руб.;
L'общ – общий пробег по отчету, км;
ЗПаi – пересчитанная величина заработной платы по i-й категории работников в зависимости от результатов работы, руб.;
На j – норма амортизации по j-й группе срока использования, %;
Ц j – первоначальная или текущая (восстановительная) стоимость объекта j-й амортизационной группы, руб.;
Acj – число амортизируемых объектов (автотранспортных средств) j-й группы;
Запост – скорректированные постоянные затраты, руб.
Аналитические суммы затрат по отдельным группам характеризуют допустимый уровень затрат при отчетном фактическом значении результата работы (перевозок).
Общая аналитическая сумма затрат За характеризует их возможный уровень при отчетном объеме работе и цен. Если анализируемом периоде изменились нормы расхода материалов или цены, то при пересчете это следует учесть, принимая во внимание сроки их введения, т.е. до момента введения новых норм или цен расчет проводят по прежним нормам и ценам, начиная со срока ввода – по новым, а затем результаты суммируют. Если аналитическая сумма равна отчетной сумме затрат, то означает, что на предприятии соблюдены все плановые нормы затрат или алгебраическая сумма отклонений по разным видам расходов равна нулю. [4. Анализ хозяйственной деятельности предприятия АПК. c. 143]
В таблице 2 приведены исходные данные для расчета абсолютных, допустимых и относительных отклонений общей суммы затрат и отдельных их групп. Расчет аналитического значения выполнен с учетом изменения цен, норм расхода, объемов перевозок и других воздействующих факторов. Для возможности сравнения числовых значений все данные приведены к концу отчетного года. В качестве примера рассмотрены грузовые перевозки, оплачиваемые по тарифу за 1 т перевезенного груза.
Заполнение гр. 2-10 затруднений не вызывает. Влияние отклонений на общую сумму затрат (гр. 11 – 13) находят делением соответствующего отклонения (гр. 8-10) на общую плановую сумму затрат (в данном случае на 5477,3 тыс. руб.) и умножением на 100 %. Например, гр. 12 = (гр.9 ÷∑гр.2) ∙100 = 132,2/5477,3 ∙100 = 2,41 % .
В таблице 2 (приложение Н) расчеты аналитических затрат условно выполнены по всем «сдельным» автомобилям. Так можно поступать только в том случае, если структура автомобильного парка и структура пробега автомобилей не изменились. В противном случае расчеты аналитических затрат выполняются по каждой марке автомобиля, а результаты суммируют.
Данные в таблице 2 для целей хозяйственного анализа можно представить с разбиением по калькуляционным статьям затрат.
Не всякую экономию можно считать положительным явлением. Нельзя одобрить, например экономию смазочных материалов, если она достигается за счет нарушения графиков смазки или некачественной и невыполненной смазки; экономию средств на техническое обслуживание подвижного состава, если это вызвано невыполнением предусмотренных объемов работ и т.д.
Относительный перерасход свидетельствует, как правило, об отсутствии строгого учета за расходом материалов и денежных средств. Основная задача анализа суммы затрат на эксплуатацию подвижного состава состоит не только в расчетах, характеризующих размер экономии или перерасхода, но и в выявлении конкретных причин, вызвавших этот результат.
Обычно значительная часть конкретных причин отклонения отчетной суммы затрат от плановой уже известна. Эти факторы определены всем ходом анализа, и здесь удобно воспользоваться выводами, полученными при анализе основных направлений деятельности.
Все выводы, полученные при анализе общей суммы затрат, применяют при анализе себестоимости. Анализ сметы затрат не учитывает эффективности использования подвижного состава в исследуемом периоде, что найдет отражение в себестоимости перевозок.
Анализ влияния на себестоимость изменения затрат и объема выполненной работы.
Плановая себестоимость – это допустимый уровень затрат на их осуществление, отчетная (фактическая) – действительные затраты предприятия. В процессе работы фактическая себестоимость может отклониться от плановой. Если она ниже плановой, то, очевидно, это результат того, что при установлении плановой себестоимости либо не были не учтены все имевшиеся резервы, либо в процессе выполнения плана возникли и были использованы новые возможности сокращения расходов. Если отчетная себестоимость выше плановой, это может быть результатом либо переоценки в плане возможностей сокращения затрат, либо следствием плохого использования имеющихся резервов. Во избежание ошибок в выводах при анализе себестоимости необходимо исчислить допустимые (возможные) отклонения по данному показателю. Для этого рассчитывают аналитическую себестоимость перевозок. Аналитическую сумму расходов исчисляют по действующим на предприятии нормам расходов для фактического объема работы с учетом специфики статей расходов. Поэтому для получения аналитической себестоимости аналитическую сумму расходов делят на отчетные тонно-километры, платные километры пробега и т.д.
Изменение себестоимости перевозок зависит от двух групп факторов: обусловивших отчетное значение общей суммы расходов и определивших отчетный объем перевозок. Влияние их на себестоимость обуславливается различными, зачастую не связанными между собой причинами. Например, возросло среднесписочное число автомобилей большой грузоподъемности, что способствовало одновременно изменению структуры автомобильного парка.
Следствием этого явилось увеличение суммы амортизационных отчислений, затрат на топливо, техническое обслуживание и т.д. однако ухудшилось использование автомобилей на линии по времени, возросли простои в ожидании погрузки и разгрузки. И то и другое способствовало изменению себестоимости, но между собой эти причины не связаны.