Использование магазинных карточек благотворно влияет на товарооборот магазина. Кроме того, приобретая предоплатные карточки, клиент фактически кредитует магазин на стоимость еще не отпущенного товара, что дает магазину дополнительные заемные средства, а также способствует повышению статуса и престижа данного торгового предприятия. Магазинная карта является также эффективным рекламным атрибутом предприятия, ее выпустившего, она повышает престиж не только магазина, но и самого клиента, так как пластиковые карты традиционно считаются престижной формой оплаты за товары и услуги. [3, c.45]
Магазинная автоматизированная система работы с пластиковыми картами позволяет также вести постоянную базу клиентов и отслеживать динамику их покупок, что имеет несомненную ценность для маркетинговой службы торгового предприятия.
В качестве терминала в магазине может быть использован обыкновенный персональный компьютер с принтером для распечатки торговых чеков и пинпадом для ввода ПИН-кода.
При обслуживании покупателя оператор вставляет карту клиента в пинпад и предлагает ему ввести свой ПИН-код. Если ПИН-код набран неверно или номер карты находится в списке карт, запрещенных к обслуживанию, то операция не выполняется, а карта в зависимости от ситуации возвращается покупателю или изымается. Далее продавец набирает на терминале стоимость товара. Терминал вычисляет сумму, обновляет содержимое электронной карты с учетом произведенных покупок, запоминает операцию в реестре и распечатывает торговые чеки.
Уровень автоматизации расчетно-кассовых операций характеризуется многообразием автоматически выполняемых функций и скоростью действия ККМ, оперативностью и качеством выдаваемой информации и пропускной способностью узла расчета. Современные электронные ККМ оснащены блоком памяти и выполняют функции поиска цен товаров, относящихся к различным торговым отделам, могут вести учет по товарным группам, видам, наименованиям.
Электронно-регистрирующие машины (ЭКРМ) имеют сканирующие устройства, позволяющие определить стоимость товара автоматически, без набора ее на клавиатуре. Новые модели ЭКРМ могут выполнять функцию кассового терминала в роли головного устройства, управляющего работой нескольких ККМ.
Все это дает возможность:
• увеличить скорость обслуживания покупателей;
• автоматизировать расчетные и учетные операции;
• обеспечивать безошибочную работу контролеров-кассиров,
• оперативно контролировать торгово-технологический процесс;
• передавать и воспринимать информацию с сервера, расположенного в центральном офисе фирмы.
ЭКРМ могут использоваться в составе комплексов для межотраслевой интегрированной автоматической системы управления товародвижением На основе применения штрихового кодирования, считывающих устройств – адаптеров, программного обеспечения, портативных терминалов, автоматизированных рабочих мест контролера-кассира, этикетирующих устройств осуществляется автоматизация торгово-технологического процесса в оптовом и розничном звеньях товародвижения.
В настоящее время все большее распространение получают компьютерные кассы, что позволяет сократить как минимум двух кладовщиков и одного бухгалтера. [4, c.122]
В целях формирования обобщенного представления о разновидностях ККМ рассмотрим признаки их классификации.
По сфере применения:
• для торговли;
• для сферы услуг;
• для предприятий питания.
По функциональным возможностям:
• автономные (портативные) – самые простые модели электронных касс, которые работают от встроенных или бортовых автомобильных аккумуляторов и предназначены для выездной торговли, работы на рынках, в торговых палатках (АРКУС-КАСБИ-01Ф, ЭКР-2102Ф, МИКРО-101Ф);
• пассивные системные – обладают широкими функциональными возможностями, подключаются к компьютерно-кассовой системе, но не имеют возможности управлять ее работой (ЭЛЕКТРОНИКА-92, АМС-100Ф, SAMSUNG4615RF, ЭЛВЕС 01-21Ф). Применяются в магазинах средних размеров с торговой площадью до 500 м2;
• активные системные – могут работать в компьютерно-кассовой системе, управляя при этом ее работой, и фактически являются специализированными компьютерами.
К этому классу относятся POS-терминалы (POSIBM4614F). Применяются в крупных магазинах, супермаркетах;
• фискальные регистраторы, способные работать только в составе компьютерно-кассовой системы, получая данные через канал связи.
В торговлю поступают все более совершенные машины, наиболее полно учитывающие специфику и характер различных типов магазинов. Согласно классификатору, утвержденному Государственной межведомственной экспертной комиссией, существуют автономные, пассивные и активные ККМ. Рассмотрим все три вида ККМ, входящих в Государственный реестр.
Автономные контрольно-кассовые машины.Расширение функциональных возможностей АККМ может достигаться только за счет подключения дополнительных устройств ввода-вывода, управляемых по размещенным в ней программам.
К АККМ относятся и портативные, обладающие возможностью работы без постоянного подключения к электросети.
Пассивные контрольно-кассовые машины. Пассивные ККМ обладают более широкими, чем у автономных ККМ, функциональными возможностями, подключаются к компьютерно-кассовой системе, но не предназначены для управления ее работой. Они могут обладать памятью на идентификационные номера и цены на товары, работать с различными внешними носителями информации. При работе на таких машинах достаточно ввести номер товара или считать сканером его штрих-код, ввести количество этого товара и касса сама определит цену и сумму покупки. Если в кассовый аппарат установлена специальная плата и касса подключена к компьютеру, то данный аппарат в неофициальной классификации называется интерфейсным. Пассивные ККМ могут также использоваться как автономные.
Активные контрольно-кассовые машины могут работать в компьютерно-кассовой системе, управляя при этом ее работой, и фактически являются специализированными компьютерами. К этому классу относятся POS-терминалы. Они позволяют видеть на мониторе список товаров (наименования, штриховые коды, единицы измерения, цены и количество товаров в торговом зале), при помощи клавиатуры или сканера выбирать товары для формирования чека, получать кассовые отчеты и пр.
Все активные ККМ являются полностью IBM-совместимыми. Периферийные устройства (сетевые адаптеры) позволяют на основе активных ККМ строить системы, которые комплексно решают проблемы учета движения и остатков товаров, контроля реализации и выручки. С их помощью при работе с международными и локальными платежными системами для организации систем безналичных расчетов применяются встроенные в корпус считыватели магнитных карт.
В локальных платежных системах с использованием штрих-кодовых пластиковых карт активные ККМ оснащены специальным считывателем в инфракрасном диапазоне. Кассовые программы настраиваются специально под конкретные потребности.
По источнику питания:
• со встроенным элементом питания (батареей либо аккумулятором);
• с электропитанием от сети переменного тока;
• с подключением к внешнему элементу питания;
• с комбинированным электропитанием.[4, c.159]
Правилами установлено,что при денежных расчетах с покупателями разрешается применение только тех ККМ, серийные образцы которых прошли испытания в установленном порядке и внесены в Государственный реестр.
Ввод в эксплуатацию, техническое обслуживание, ремонт и списание ККМ должны осуществляться заводами-изготовителями или специализированными предприятиями, техническими центрами, наделенными соответствующими правами.
Используемые для денежных расчетов с населением ККМ подлежат регистрации в налоговых органах по месту нахождения предприятия, в обязанности которых также входит осуществление контроля над соблюдением правил использования ККМ, за полнотой учета выручки денежных средств на предприятиях торговли и других предприятиях.
К работе на ККМ допускаются лица, освоившие правила их эксплуатации в объеме технического минимума, с которыми заключается договор о материальной ответственности.
Заводской номер машины обязательно указывается во всех документах (кассовом чеке, отчетной ведомости, паспорте, книге кассира-операциониста и др.), а также в документах, отражающих перемещение кассовой машины в связи с отправкой в ремонт, передачу другому предприятию.
Каждая ККМ должна иметь паспорт установленной формы. В него заносятся сведения о вводе машины в эксплуатацию, среднем и капитальном ремонтах, также указываются реквизиты фирменного клише с обозначением наименования предприятия и номера кассы.
Перевод суммирующих денежных счетчиков на нули (гашение) может осуществляться при вводе в эксплуатацию новой машины и при инвентаризации, что отражается в соответствующем акте. В случае ремонта денежных счетчиков в мастерской их гашение может осуществляться только по согласованию с органами Министерства Республики Беларусь по налогам и сборам.
Перевод показаний денежных счетчиков оформляется актом в двух экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию контролирующей организации, а второй остается в магазине.
Актом оформляется и передача ККМ на другое предприятие или в мастерскую для ремонта и обратно. В нем фиксируются показания секционных и контрольных счетчиков (регистров). Отметки о передаче машины делаются в книге кассира-операциониста и в паспорте машины. Оформление акта необходимо и при ремонте денежных счетчиков непосредственно в магазине.