В общем виде контроль за реализацией изменений должен регламентировать прохождение изменений через 5 основных стадий:
1) описание. На начальной стадии необходимо уяснить и описать предлагаемое изменение. Предложение документируется и обсуждается;
2) оценка. Вторая стадия предусматривает полномасштабный анализ влияния предлагаемого изменения. Для этого производится сбор и согласование всей информации, необходимой для оценки последствий данного изменения. Результаты исследования документируются и обсуждаются;
3) одобрение. Рассматриваются результаты исследований и принимается решение: одобрить изменение, отказать, отложить. Если принято решение отложить реализацию изменения, то необходимо провести дополнительные исследования и расчеты. Если принимается положительное решение, то утверждаются исполнители и выделяются средства на проведение изменения. Принятые решения документируются;
4) реализация. Изменение вносится в план проекта и реализуется;
5) подтверждение исполнения. Контроль корректного и полного выполнения работ в рамках данного изменения. В случае положительного результата изменение снимается с контроля.
Завершение проекта:
1. Пуско-наладочные работы.
К пуско-наладочным работам относится комплекс мероприятий и работ, выполняемых в период подготовки и проведения индивидуальных испытаний комплексного опробования оборудования.
При этом под оборудованием подразумевается вся технологическая система объектов, т.е. комплекс всех видов оборудования, трубопроводов, сооружений и устройств, обеспечивающих выпуск первой партии продукции или обеспечения услуг, предусмотренных проектом.
2. Приемка в эксплуатацию законченных строительством объектов.
Приемку законченных строительством объектов от генподрядчика может производить как заказчик, так и любое другое уполномоченное инвестором лицо.
Заказчик вправе привлекать к приемке пользователя объекта (эксплуатирующую организацию), авторов проекта, специализированные фирмы, страховые организации и другие физические и юридические лица, создавая в необходимых случаях приемочные 9рабочие) комиссии.
Заказчик производит приемку объекта на основе результатов проведенных им проверок, контрольных испытаний и измерений, документов исполнителя работ, подтверждающих соответствие принимаемого объекта утвержденному проекту, нормам, правилам и стандартам, а также заключений органов надзора.
Органы государственного надзора в течение 15 дней после письменного обращения заказчика дают заключение о соответствии предъявляемого к приемке объекта утвержденному проекту.
Приемка законченного строительством объекта оформляется актом.
Факт ввода в действие принятого объекта регистрируется заказчиком в местных органах исполнительной власти в порядке, установленном этими органами.
3. Закрытие контракта.
Основными этапами закрытия контракта являются:
1) проверка финансовой отчетности;
2) паспортизация;
3) выявление невыполненных обязательств;
4) завершение невыполненных обязательств;
5) гарантийное обслуживание и окончательные расчеты.
Проверка финансовой отчетности заказчика включает:
¨ проверка полноты выписки фактуры на весь объем завершенных работ;
¨ согласование полученных платежей с представленными счетами-фактурами;
¨ проверка наличия документации по изменениям;
¨ контроль суммы удержаний, произведенных заказчиком.
Проверка финансовой отчетности исполнителя включает:
- проверку платежей поставщика и субподрядчикам;
- соответствие суммы заказов закупкам по накладным поставщиков;
- поиск просроченных платежей поставщику;
- подтверждение соответствующих удержаний.
Паспортизация представляет собой один из важных элементов организации закрытия контракта и заключается в регистрации заказчиком ранее предоставленной ему документации. В качестве последней могут выступать: документация, характеризующая технические условия используемого сырья и материалов, сертификаты и т.д. При правильном управлении инвестиционным процессом вопросы паспортизации решаются своевременно, а не только на этапе закрытия контракта.
Невыполненные обязательства должны быть завершены полностью на этапе закрытия контракта, однако их выявление должно осуществляться постоянно в течение всего времени выполнения контракта.
На этапе завершения невыполненных обязательств предпринимаются усилия для исправления брака и устранения недоделок. В случае, если эти усилия дорогостоящи и длительны, руководитель проекта должен урегулировать проблемы с заказчиком путем уступок с его стороны некоторых требований или путем уплаты штрафа.
Гарантийное обслуживание осуществляется после закрытия контракта не командой, работающей над проектом, а функциональной группой, ответственной за гарантийное обслуживание.