Організація проведення ділової програми виставок (стр. 2 из 6)

Прес-ланч - захід для обмеженого числа представників ЗМІ, що є найбільш важливими для компанії. З боку компанії беруть участь перші особи. Для проведення заходу вибирається зручно розташоване місце з високим рівнем обслуговування. Невелика кількість присутніх журналістів і невимушена атмосфера дає кожному з них можливість індивідуального спілкування з першими особами компанії. Завдяки крапковому спілкуванню із представниками засобів масової інформації досягається високий ступінь ефективності й гарантований результат такого заходу. Індивідуальна робота із запрошеними журналістами ведеться як до (особисте запрошення, виявлення питань, що цікавлять, і тем), так і після заходу (надання додаткової інформації, організація додаткових зустрічей, інтерв'ю). Даний захід використовується для підтримки лояльності ключових видань.

Брифінг - коротка, стисла в часі зустріч офіційних осіб, що представляють

державні або комерційні структури із представниками ЗМІ, на якій повідомляється новина, викладається позиція по певномупитанню. Повідомлення на брифінгу носить однобічний оповещательный характер з ілюстрацією конкретних фактів. НА відміну від прес-конференції, брифінг має більшстислу, коротку форму подачі інформації. Тривалість брифінгу становить у середньому 15-20 хвилин. Брифінги організують у випадках надзвичайних подій, суспільних скандалів (масових отруєнь, зривів у роботі транспорту, зв'язки і т.д.), щоб дати пояснення происшедшему, його причинам, запобігти можливим помилкам і перебільшення із цього приводу негайно в ЗМІ. Також брифінг використовується для повідомлення запланованих сенсацій (тобто новин, розрахованих на несподіванку, емоційне сприйняття, на ефект).

Прес-тур - захід для преси, пов'язане з переїздом журналістів в інший географічний пункт. Як правило, програма прес-тура передбачає екскурсію, а також може включати як прес-конференцію, так і брифінг. Це може бути поїздка на підприємство, що перебуває в іншому регіоні, так і екскурсія на виробництво або виїзд на курорт. Кінцева метапроведення прес-тура полягає в підвищенні лояльності й підтримці позитивного іміджу компанії серед цільових аудиторій.

Приймання- одна з форм зовнішнього й внутрішнього життя організації, заздалегідь підготовлена, розроблена й забезпечена керівництвом і фахівцями зі зв'язків із громадськістю для спільного проведеннячасупредставників фірми- хазяїна й гостей. На прийманнях ділові партнери одержують можливість одержувати додаткову інформацію, поглиблювати й розширювати контакти. Для бізнесменів приймання - це, насамперед, продовження службової діяльності. На прийманняхвідбувається активний обмін думками, інформацією, зав'язуються дружнівідносини, що дуже важливо в ділових контактах.

Для успішної підготовки та проведення прес-конференції потрібно знати такі правила:

· Слід сповістити ЗМІ про майбутню виставку завчасно(за тиждень) спочатку факсовим повідомленням, а потім по телефону. Факсове повідомлення повинно бути чітким і зрозумілим: тема прес-конференції, дата, час і тривалість, місце проведення, учасники, ПІБ спеціаліста PR, номер його телефону. За три дні до проведення потрібно зателефонувати та нагадати про захід;

· Перед початком перс-конференції учасники та інші відповідальні особи повинні провести коротку нараду за участю відповідального за організацію роботи з пресою, щоб обговорити порядок (сценарій) ведення прес-конференцій, відповідно на можливі запитання;

· Перед початком прес-конференцій журналістам потрібно зареєструватися, акредитування та отримати прес-релізи;

· Ведучим заходу не обов’язково повинен бути генеральний директор або президент компанії;

· Недоцільною є імпровізація під час проведення прес-конференції.

Питання для обговорення на прес-конференції не повинні бути буденними та неактуальними. Якщо вони не важливі для даного часу, не мають значення для широкої громадськості, то спеціально запрошувати журналістів не варто, доцільно в такому разі розповсюдити прес-реліз.[1.C.145]

У ході підготовки до прес конференції необхідна розробка її сценарію. Слід визначити ведучого або модератора цього заходу. Як свідчить практика, виступаючих на прес-конференції не повинно бути більше трьох осіб. Напередодні проведення прес-конференції її організаторам доцільно спрогнозувати можливі запитання журналістів для того, щоб виступаючи могли краще підготуватися до відповідей. Своєчасно потрібно вирішити організаційні питання щодо підготовки приміщення.

Тривалість прес-конференції не повинна перевищувати 1 годину, тому що це може вплинути на тотальність майбутніх журналістських матеріалів.

На підготовчому етапі прес-служба розробляє рекламну концепцію виставки на основі результатів моніторингу ЗМІ і завдань, поставлених організатором. На цій стадії відбувається формування системи інформаційної підтримки виставки. Інформаційними партнерами повинні стати центральні та спеціалізовані газети, журнали, інформаційні агентства, рейтингові радіостанції, спеціалізовані ТВ-програми, тобто ЗМІ, які мають широку географію розповсюдження, великий тираж, що створює найбільший суспільний резонанс та привертає увагу громадськості. Від прес-служби залежить своєчасність взаємодії з журналістами, ефективність інформування аудиторії про результати діяльності.

Форми Роботи прес-

служби із ЗМІ

Статті

Репортажі

Інтерв’ю

Аналітичні\соціологічні огляди

Інформаційні анонси

На території виставки необхідна організація прес-центру, де журналісти можуть отримати всю інформацію не лише про виставку, а і про компанії-учасниці. У прес-центрі завжди повинні бути прес-релізи, програма заходів, каталог. Нова послуга організаторів-прес-бокси (прес-релізи компаній експонентів, ком пакт-диски, слайди). Це дозволяє економити час представників ЗМІ.[1.C.143]

Журналістам, щоб мати можливість повноцінно працювати на виставці, необхідно заповнити паперову або електронну акредитацій ну форму. Згідно зі стандартною практикою у виставковому павільйоні встановлюється стійка «Реєстрація преси», де представники ЗМІ отримують іменні беджі. У спрощеному варіанті акредитація журналістів може проводитися по телефону. Повний інформаційний пакет про виставковий захід зазвичай надається на прес-конференції чи у прес-центрі виставки.

Заявка на акредитацію ЗМІ має такі обов’язкові реквізити:

- Найменування ЗМІ;

- Головний редактор (ПІБ);

- Адреса редакції;

- Телефони, факс, e-mail;

- ПІБ представника ЗМІ;

- Спеціалізація (кореспондент, оператор, журналість, фотограф);

- Посада;

- Підпис;

- Дата;

- Печатка.

Додаткові реквізити заявки:

- Періодичність виходу видання;

- Дата виходу матеріалів, присвячених виставці;

- Тираж видання;

- Регіони розповсюдження.

Реєстрація акредитованих журналістів здійснюється за наявності журналістського посвідчення.

1.2 Види заходів ділової програми виставок

Для ділових заходів важливо, щоб їхній зміст і спосіб проведення відповідали заявленому в назві типу. Розрізняють наступні типи заходів:

А) Конгрес — «з'їзд, збори (звичайно з питань міжнародного значення»). Має складну структуру заходів, велику географію учасників, широкий суспільний резонанс.

Б) Форум — «масові збори, з'їзд». За структурою і технологіями підготовки подібний з конгресними заходами).

В) Конференція - «великі збори, нарада представників яких-небудь держав, організацій, груп». Має більш практичний/науковий характер, більш однорідний за структурою і проблематикою. Один із традиційних типів ділових заходів на виставці.

Г) Нарада - «засідання, збори, присвячена обговоренню якого-небудь спеціального питання». Доцільно «підтягування» до виставки галузевих нарад, організація виїзних нарад на виставочній площадці. Учасники нарад одержують наочний демонстраційний матеріал у виді експонатури виставки, а учасники виставки — професійну (і часто впливову) аудиторію.

Д) Семінар - «групове заняття для спеціальної підготовки, для підвищення кваліфікації». Має практичний/методичний характер, число учасників більш обмежено. Розповсюджений тип ділового заходу на виставці.

Е) Симпозіум - «нарада, конференція по спеціальному науковому питанню». Предметом симпозіуму може стати вузькоспеціальний аспект двосторонніх відносин, економічного співробітництва й ін. Припускає професійну аудиторію.

Ж) «Круглий стіл» - обговорення, дискусія по актуальній темі/проблемі/події. Принцип організації - рівноправність учасників.

3) Засідання професійного клуба, об'єднання, союзу.

И) Спеціальні покази - використовуються для демонстрації комплексних технологічних процесів у різних галузях.

К) Спеціалізовані салони (аукціони, огляди).

Існує багато методів презентацій на виставках. Деякі з них:

1) Виступаючи без підтримки.

2) Телебачення.

3) Мультимедія.

4) Відео (відео аналіз).

5) Poster session.