Исходя из приведенной ориентации комплекса «Гепард» разработчики сформулировали некоторые общие принципы, положенные в основу идеологии его построения и работы:
комплексный охват всех методов учета, управления и видов деятельности фирмы;
ведение независимого учета по нескольким фирмам с возможностью объединения отчетов об их деятельности и автоматизации корпоративной структуры;
получение в любой момент данных о состоянии всех подразделений фирмы (складов, магазинов, удаленных филиалов и пр.);
мгновенное отслеживание состояния взаимоотношений с покупателями и поставщиками;
ведение данных по товарам и материалам по принципам попартийного и пооперационного учета в учетных ценах;
отслеживание движения товаров и материалов в течение всего пути с момента их закупки до реализации по всем промежуточным операциям и с возможностью редактирования любых данных;
автоматизация любых видов торговой деятельности (опт, розница, консигнация, комиссия);
проведение маркетинговых исследований и финансового анализа по результатам деятельности фирмы за любой период;
ведение многовалютного учета;
представление данных в российском или международном стандарте;
возможность выборки необходимой информации по сложному критерию и представление ее в удобном виде (печатная форма, таблица, экспорт файлов);
максимально возможная гибкость в настройке комплекса и распределении прав доступа пользователей системы;
работа в различных сетях (от локальных до корпоративных и глобальных) с базами данных, включающих более 500 тыс. записей;
максимальная открытость комплекса с возможностью экспорта данных в Excel, Lotus 1-2-3 и другие популярные форматы;
легкость в освоении и адаптируемость к задачам клиента («Гепард» — серийный продукт);
возможность стыковки и интеграции с другими программными продуктами.
На основании первичных документов (выписок из банка, кассовых ордеров накладных на материалы и т.п.), отражающих движение товара и денег, создаются бухгалтерские проводки. Эта информация служит основой для финансового и отчасти маркетингового анализа. В подсистеме «Общая бухгалтерия» предусмотрено как создание отчетности, так и проведение финансового анализа состояния фирмы с расчетом показателей прибыльности, рентабельности, доходности, устойчивости, ликвидности и т.п., причем в любой валюте. Существует возможность ведения бухгалтерий нескольких фирм одновременно в режиме экспорта-импорта проводок и создания объединенных финансовых документов (баланса, отчета о прибылях и убытках и т.д.).
Основной учет товаров осуществляется в модуле «Товарный склад», где возможно отражение товарных операций. Попартионный принцип учета означает, что товары с одинаковыми наименованием, артикулом, кодом, ценой, но пришедшие с разными поставками и оформленные разными товарно-транспортными документами, отслеживаются раздельно, что позволяет сделать анализ путей распределения по подразделениям и потребителям, прибыльности или убыточности, наличию брака и т.д. Этот принцип предполагает проведение мониторинга всех произведенных операций и перемещений товара, а также накопление в базе данных сведений о них. Подобное детальное представление информации позволяет получать любые выборки для создания итоговых ведомостей и проведения маркетингового анализа, а также информацию о сумме дохода, приходящегося на отдельную партию.
Например, операция «перемещение» выполняется по следующему алгоритму:
указываются подразделения, откуда и куда будет осуществляться перемещение, а также соответствующие материально-ответственные лица (МОЛ);
проставляются реквизиты документа;
анализируется список остатков товаров по складу с указанием кода материально-ответственного лица;
в выбранном списке проставляется количество перемещаемого товара;
задается процент наценки;
автоматически, согласно настройке, выполняются проводки по данным документа;
формируется новый документ;
печатается несколько копий документа согласно шаблону, заданному с помощью генератора отчетных форм.
В подобном порядке выполняется большинство операций по товарному складу. Предположим, что необходимо со склада отпустить товар покупателю. Подняв остатки на складе, работник проставляет только количество отпускаемого товара. Режим выборки позволяет на ПЭВМ отбирать и показывать на экране дисплея необходимый товар.
Организация продаж в системе «Гепард» реализована через подсистемы «Счета и клиенты» и «Отдел продаж». В первую очередь менеджер анализирует всю имеющуюся информацию о потенциальном покупателе, об условиях прошлых контрактов, заключенных с ним, выясняет размер и характер конечного сальдо предыдущих расчетов с данным клиентом, если они когда-то имели место. В случае принятия положительного решения относительно возможности сделки менеджер набирает на клавиатуре счет покупателя на основе текущего прайс-листа. Система позволяет гибко организовать работу менеджера путем задания управляющему модулю подсистемы различных вариантов настройки следующих специальных функций:
работа с одним или несколькими прайс-листами;
возможность резервировать товар только на одном или на нескольких складах;
возможность выписывать счет только на реальные остатки или с условием последующей закупки;
ограничение по максимальному проценту скидки на отдельный товар или на весь выписанный счет;
возможность выписки услуг по счету;
возможность пересчета валютных цен прайс-листа по курсу и т.д.
Настройка всех этих функций предназначена для оптимизации работы менеджера с целью оперативного обслуживания клиента. При выписке счета проводится подбор товарных остатков и зарезервированного товара, менеджерам предоставляется полная информация о наличии данного товара в различных подразделениях фирмы.
Система «Гепард» позволяет выполнять ряд операций с информацией о зарезервированном товаре:
снять часть товара с резерва;
подобрать отчеты о количестве товара на складах, наличии свободных остатков, общем состоянии резерва, необходимых закупках, отклонениях от минимальных запросов и т.д.;
скорректировать количество зарезервированного товара при сохранении первоначальной информации о выписанном товаре.
Легко решается задача по отслеживанию просроченных счетов. Система позволяет: выбрать и распечатать список счетов клиентов, у которых сумма отпущенных товаров превышает сумму оплаты, прошедшую по данному счету; создать ведомость, в которую войдут все счета, выписанные месяц назад, но по которым деньги поступили неполностью; показать общую задолженность по неоплаченным счетам.
Кроме того, имеется возможность оценить эффективность работы менеджеров, подведя итоги их деятельности, и увидеть, на какую сумму выписано счетов каждым менеджером и у кого сумма оплаты составила максимальную цифру.
Помимо вышеперечисленных отчетов в этой системе можно получить информацию:
о необходимых закупках, т.е. о тех товарах, резерв которых превышает наличие на складах;
о загрузке складов имеющимся товаром и соотношениях остатков, резерва и минимальных запасов;
по отпущенным товарам;
по документам об отпуске на основе выписанных счетов и др.
Достоинством системы «Гепард» и такой организации информационной технологии помимо быстроты и высокого качества обслуживания клиента является хранение в банке данных всей необходимой информации, которую можно получить в любой момент и от которой во многом зависит принятие управленческого решения в области маркетинга.
13. Проблемно-ориентированные АИТ маркетинга
маркетинг автоматизированная система
Сегодня на российском информационном рынке практически нет предложений разработок, реализующих систему маркетинга в ее классическом варианте. Многофункциональный деловой и бухгалтерский программный комплекс «Гепард» содержит лишь отдельные ее элементы, но в перспективе в случае дальнейшего развития этого комплекса он может перерасти в гибридную бухгалтерско-маркетинговую автоматизированную систему. Рассмотрим отдельные функциональные возможности «Гепарда», позволяющие делать выводы относительно перспектив его развития.
По своей функциональной наполненности «Гепард» уже сегодня способен решать многие проблемы управления маркетингом крупных предприятий и фирм.
В состав комплекса помимо бухгалтерских входят следующие модули, которые в совокупности можно рассматривать как зародыш автоматизированной маркетинговой системы:
финансовый анализ (создание финансовых документов на основе операций, проведенных по бухгалтерским счетам и в аналитических разрезах; выполнение аналитических работ по оценке финансового состояния фирмы);
финансовый отдел (оформление выписки из банков в многобанковском режиме; оформление оплаты складских документов и выписанных счетов);
товарный склад (ведение складских операций; отслеживание движения товара попартийно и пооперационно со списанием по методам FIFO или LIFO; получение отчетных ведомостей по операциям, остаткам и товарооборотам);
отдел продаж (организация продаж со склада, по прайс-листу; формирование и хранение прайс-листов; получение отчетов по продажам; связь с электронными кассовыми аппаратами);