Логистические принципы, применяемые в управлении фармацевтическими предприятиями города Твери (стр. 5 из 6)

Определение оптимального уровня запаса на основе показателя среднемесячного объема продаж компании осуществляется по схеме:

- менеджеры сбытовых подразделений компаний проводят анализ показателей среднемесячных объемов продаж по каждому наименованию продукции, выявляя наиболее продаваемые позиции, суммарная выручка от продаж которых составляет 70-80% от общего объема продаж, количество таких позиций составляет 20-25% всей номенклатуры, данный анализ может проводится вручную (на основании отчета о продажах за анализируемый промежуток времени) или автоматически( при наличии технической возможности программного обеспечения)

- для наиболее продаваемой продукции размер неснижаемого остатка составляет 30% от среднемесячного объема продаж

- для остальных позиций размер неснижаемого остатка составляет 25% от среднемесячного объема продаж.

Таким образом, оптовая компания должна активно использовать новые методологии логистики ассортиментной политики, в частности АВС-анализ, позволяющий выделять самые продаваемые позиции за утвержденный промежуток времени. Основной целью эффективной ассортиментной политики является повышение оборачиваемости продукции на складах компаний и увеличение объема выручки в расчете одного работника на единицу площади складских мощностей компании.

3.9 Информационные технологии в оптимизации работы склада

Информационные технологии в настоящее время предоставляют широкие возможности по организации общей системы работы склада, а так же оптимизации складских остатков. Информационные системы управления складирование позволяют в первую очередь синхронизировать, оценивать объемы отгружаемой продукции и складских остатков в режиме реального времени и принимать соответствующие решения по их реализации. Ведь в итоге оптовая компания является главным финансовым и товарным звеном между производителем и конечным потребителем (рис.1).

Рис. 1. Оптовая компания как финансовый и торговый оператор

В торговых компаниях наиболее оптимально использовать общую информационную систему, которая интегрирует различные бизнес-процессы и может совмещаться с программами бухгалтерского учета, в частности 1С. Проще говоря, необходимо создать универсальный интерфейс, к которому должны иметь доступ менеджеры различных целевых подразделений - в первую очередь менеджеры склада и отдела сбыть. Функционирование такого программного интерфейса строится на основе определенного алгоритма, предполагающего совместную работу персонала склада и менеджеров по продажам:

- информационная система позволяет обрабатывать все входящие заявки клиентов, начиная с выставления счетов и заканчивая выпиской документов и выдачей сертификатов соответствия на отгружаемую продукцию

- менеджеры по продажам, получив заявку от клиента на перечень продукции, проверяет ее на соответствие складским остаткам и в случае наличия выставляют счет на оплату, а так же производят необходимый пересчет продукции согласно целому количеству мест

- в случае оплаты клиентом счета, подтверждения факта оплаты и зачисления денежных средств на расчетный счет компании, менеджер по продажам переводит заявку из состояния бронирования в состояние распоряжения на отгрузку, удостоверяя ее соответствующими подписями уполномоченных лиц.

- печатается задание на погрузку, в котором указываются расчетные значения отгружаемой продукции

- при отгрузке мастер склада указывает фактическое значение отгруженной продукции, внося при этом коррективы в задание на погрузку или в погрузочную ведомость

- на основании заполненного задания на погрузку менеджеры склада вносят в программу необходимые данные и распечатывают счета-фактуры, товарно-транспортные и товарные накладные

- после соблюдения необходимых документальных формальностей составляется пакет сопутствующих документов- сертификатов соответствия, счета-фактуры и т.п.

Вышеописанная последовательность действий показывает взаимосвязь сотрудников в цепочке "менеджер- кладовщик".

Также важным моментом является оприходование продукции на склад, которое осуществляется по следующему алгоритму:

- ежедневно перед началам смены производится комиссионная проверка функционирования всего необходимого для приемки складского оборудования (погрузчиков, штабелеров).

- при получении документов от перевозчика, менеджер складского подразделения проверяет товарносопроводительнве документы

- в момент приемки груза у перевозчика сотрудниками производится первичный визуальный осмотр поступающих транспортных средств, целостность пломб и товарно-материальных ценностей на предмет повреждения.

- лица, осуществляющие приемку продукции, должны знать и строго соблюдать порядок приемки

- товарно-сопроводительные документы (товарно-транспортные накладные, счета-фактуры, сертификаты качества) передаются экспедитором или водителем транспортного средства до начала выгрузки менеджеру складского подразделения

- мастер-кладовщик дает бригаде грузчиков указание на разгрузку автотранспорта, после чего производится приемка

- в листе приемки в товарно-транспортной накладной делается указание о дате и времени начала и окончания разгрузки

-в случае полного соответствия количества продукции, полученного при проверке листа приемки и данных, указанных в товаросопроводительных документах, менеджер складского подразделения производит оприходование товарно-материальных ценностей

- в случае выявления несоответствия фактических количеств с указанными в товарной накладной, менеджер складского подразделения действует на основании соответствующих Актов, об установленных расхождениях в ходе приемки по качеству и количеству, делая необходимые примечания

Использование информационных технологий в оптимизации работы склада позволяет достичь высоких результатов как непосредственно в торговле, так и скорости реагирования на нестандартные ситуации. Типовой обмен информацией в оптовой торговой компании выглядит следующим образом (рис.2).

Отдел обработки корреспонденции

Рис.2. Схема информационного взаимодействия подразделений оптовой компании

Основными проблемами, которые возникают при неэффективной работе информационной системы, обеспечивающей взаимодействие складских и сбытовых подразделений, или ее полном отсутствии, являются следующие:

- затруднение быстрого доступа к необходимой информации

- отсутствие прозрачности деятельности всех уровней организации

- затруднение контроля исполнительской дисциплины и управляемости

- увеличение затрат рабочего времени на согласование, сбор подписей, регистрацию документов и т.п.

- снижение качества работы с клиентами

- снижение эффективности работы организации.

Применение информационных технологий в складской логистике направлено на решение такой задачи, как обеспечение достоверности сведений о наличии и размещении товара. [9]

3.10 Элементы логистики определяющие условия сделок

Логистическая служба поставщика должна участвовать вместе со службой продаж в согласовании с покупателями условий контрактов, влияющих на эффективность организации приемки и отгрузки.

3.11Форма предоставления заказов

Если по одному контракту предполагается поставка широкого ассортимента товаров по неоднократным заказам покупателя, обе стороны заинтересованы в согласовании типовой формы предоставления товарной спецификации заказов, для того чтобы заказ мог быть введен в компьютер без предварительной обработки поставщиком. Такие формы позволяют избегать ошибок в параметрах товаров, которые неизбежны при ручной обработке заказов у покупателя и поставщика.

3.12Вид тары и упаковки

В управлении логистическими потоками практическое значение приобретают вопросы, связанные с упаковкой. Упаковка имеет важные функции, обеспечивающие безопасное хранение лекарственных средств, транспортировку, защиту от загрязнений внешней среды. Обычно упаковка состоит из тары, этикетки и вкладыша. Она также является и транспортной единицей, которая должна вписываться в существующий логистический канал: аптечный склад – аптека.

От упаковки и тары зависят методы и затраты времени и средств для изготовления и использования тары и упаковки.

3.13Маркировка

Правильная маркировка исключает засылку груза по неверному адресу или неверному получателю, обеспечивает быстрый поиск грузовых мест в автотранспорте.

3.14Выбор перевозчика

До заключения договора о поставке каких-либо товаров необходимо изучить вопросы, связанные с перевозками, для того чтобы доставка стоила дешевле и была надежной по срокам и безопасности с точки сохранности грузов от повреждений.

Грузоотправитель и грузополучатель должны разработать заранее и использовать при заключении сделок:

- методы выбора оптимальных перевозчиков, условия договоров с экспедиторской компанией

- функции, которые целесообразно выполнять своими силами, и те, которые следует поручить специализированным компаниям

- виды маркировки и манипуляционных знаков наносимые на грузовые места

- методы обеспечения контроля сохранности грузов в пути, повреждений, особых условий при транспортировке( например, обеспечение необходимого НД температурного режима при перевозке термолабильных лекарственных препаратов)

- методы быстрого и точного оформления транспортной и товарно-сопроводительной документации

3.15Срок поставки

Сроки поставки каждой партии товара должны быть оговорены как можно подробнее, чтобы поставщик имел возможность планировать мероприятия по погрузке, а грузополучатель заранее мог подготовить отдел приемки. [7]