2.2 Подходы к оптимизации процесса управления
магазином «Книгомир»
Основным предложением курсового проекта по оптимизации процесса управления изучаемого предприятия является использование современных информационных технологий для автоматизации данного участка работы.
Обоснуем необходимость данного предложения.
Автоматизация торговли, появление нового электронного оборудования, совершенствование дисконтных программ, повсеместное распространение пластиковых банковских карт повлекло за собой острую необходимость создания целостных систем управления торговым залом, которые позволили бы производить организацию, координацию и контроль всей совокупности торговых процессов. Разработчики программного обеспечения и систем автоматизации откликнулись на потребности рынка созданием систем нового класса, примерами которых являются такие программные решения, как SET Retail, «Супермаг-УКМ v4», MARLIN Retail Suite.
Прежде всего, необходимо рассказать о специфике систем управления торговым залом. Их основным достоинством является то, что системы управления реализуют целый ряд управленческие функции, в отличие от традиционных систем контроля и учёта движения товаров. Основной целью системы управления торговым залом является создание условий для бесперебойной работы магазина, то есть постоянный контроль работы торгового оборудования и персонала. Таким образом, новые системы реализуют более сложные функции, чем традиционный front-office, с другой стороны они сильно отличаются от существующих систем управления складом, обладающими излишним функционалом. Необходимо также сказать, что системы управления поддерживают обмен данными с системами контроля и учёта товаров[7].
Итак, первая задача систем управления – это контроль и проверка торгового оборудования. К примеру, один из компонентов, скажем электронные весы, потеряли связь с системой учёта товаров. Внешне никаких изменений в работе оборудования не произойдет. Однако в дальнейшем возможно несоответствие объёма товаров, находящихся в наличие с данными, хранящимися в системе. В свою очередь, система управления торговым залом мгновенно отреагирует на потерю связи с электронными весами и оповестит об этом техническую службу. Вторая задача – это реализация на практике дисконтной политики магазина. Система управления обеспечивает автоматизацию процесса установления скидок на товары, а также поэтапную реализацию заранее разработанной маркетинговой политики. Третья задача инновационных систем состоит в анализе поступающей информации: начиная от оперативной и заканчивая различного рода отчётами, включая OLAP – отчетность. И, наконец, система управления торговым залом связывает воедино другие электронные системы торгового объекта: это противокражные системы, системы видеонаблюдения, системы учёта движения товаров и системы приёма платежей.
Разработчики систем управления говорят о ряде преимуществ, которые может получить торговый объект. Во-первых, это привлечение новых клиентов. Помочь здесь может интегрированный в систему механизм управления скидками, о котором уже говорилось ранее. В частности, реализация сценариев скидок, разрабатываемых на основании анализа данных о динамике продаж товаров, их типе, сроках годности и так далее, повсеместно используется магазинах среднего и крупного формата в странах Европы и США. Централизованное дисконтное управление успешно решает проблему остатков товаров, способствует совершению импульсных покупок, а также привлекает клиентов.
Второе преимущество – это увеличение скорости и уменьшение стоимости обслуживания кассовых мест. Оно реализуется за счёт контроля каждого отдельного наименования оборудования, всей сети в целом, а также управления потоками поступающих данных.
Если же говорить о формате магазинов, которым подойдёт система управления торговым залом, то это сети, включая мелкие розничные, а также магазины среднего и крупного размера (супер- и гипермаркеты). При этом эффективность системы практически не зависит от ассортимента товаров. По мнению экспертов, целесообразность внедрения системы обусловлена исключительно соображениями экономической эффективности, расчёт которой могут выполнить поставщики программного решения, а также от объективно существующих проблем управления конкретным торговым объектом.
Стоит также отметить, что сейчас на рынке можно найти решения, адаптированные под любые типы магазинов: начиная от “базовых” пакетов, реализующих только ключевые функции, до программных продуктов с расширенным функционалом, подходящих для крупных сетей. В частности специализированным магазинам, к примеру, магазинам бытовой техники или строительных материалов, могут пригодиться функции по автоматическому оформлению сопроводительных документов.
Тем, кто только планирует внедрение системы управления торговым залом, следует знать, что они позволяют избежать таких проблем, как сбои кассового оборудования или ошибки персонала, которые происходят повсеместно при ручном вводе, либо при поиске информации. Кроме того, применение системы управления существенно снижает нагрузки на технический персонал: в том числе можно избежать частых проверок оборудования. Функция формирования отчётов может существенно снизить время, которое тратиться на анализ данных. Помимо этого, система позволяет автоматизировать часто повторяющиеся процессы, например, закрытие смены, на которое в крупных магазинах уходит вплоть до нескольких часов. С системой управления время, необходимое для закрытия (вместе с формированием отчёта) уменьшается до получаса. Ещё одно достоинство – лёгкая интеграция с новейшими системами на базе технологии EPR. Нельзя не сказать и о том, что практика использования систем управления торговым залом показывает возможность увеличения прибыли на пятьдесят процентов.
Существует некоторая проблема выбора производителя систем управления торговым залом. С одной стороны отечественные производители предлагают недорогие готовые решения с последующим техническим сопровождением и консультированием по интересующим вопросам. Однако на стороне зарубежных производителей опыт: подобные системы применяются в Европе и США дольше, чем в России. Таким образом, выбор подходящей системы управления торговым залом – всецело прерогатива владельца магазина.
2.3 Внедрение оптимизация в управление магазином «Книгомир»
Как уже было отмечено, исследуемый магазин относится к среднему формату. Его площадь составляет 100 кв. м., он расположен по адресу: г. Саратов, ул. Усть-Курдюмская, д. 5,ТЦ «Квадро».
Ассортимент магазина состоит из 25 тыс. названий учебной литературы и 50 тыс. названий прочей. Последние три года магазин продает в качестве дополнительного товара еще и периодическое издание, чтобы покупатель, зайдя купить книгу, вышел еще и с газетой подмышкой. В самом книжном магазине занято 5 человек. Надо иметь в виду, что «Книгомир» в значительной мере занимается учебной литературой (хотя ассортимент прочей в нём больше), и публика привыкла воспринимать «Книгомир» в первую очередь как магазин учебной литературы и только во вторую очередь – как универсальный. Поэтому основные покупатели магазина – это учащиеся и их родители.
В настоящее время в магазине установлена несложная система, которая управляет торговым залом и компанией в целом, однако, по мере роста объема продаж в магазине ощущается потребность в инструменте, который позволил бы магазину «Книгомир» автоматизировать ежедневные операции.
В качестве программного обеспечения для данного магазина можно порекомендовать компьютерную систему управления книжным магазином нового поколения – BooksManager.
Она позволяет учитывать товар при поступлении на склад и на выходе с него, а также выполняет много других функций, часть из которых были разработаны специально, с учетом потребностей именно книжного магазина.
Установка этого пакета программ позволит магазину «Книгомир» эффективнее решать некоторые проблемы, типичные для книжного магазина, а также более полно отвечать потребностям покупателя.
К примеру, с её внедрением можно заранее точно знать, какие книги вскоре поступят в продажу, а какие будут изъяты из каталога. Разработчик системы BooksManager, еженедельно поставляет обновленные данные по учебной и прочей литературе. Эти обновленные данные, которые она получает непосредственно от издателей и дистрибуторов, Undernet 74 сама унифицирует и лишь потом поставляет в книжные магазины. Поэтому можно будет говорить о прочных и постоянных связях с поставщиками, но при этом ещё иметь в качестве посредника техническую фирму.
В любом случае, главная проблема, с которой сталкивается книжный магазин, это, без сомнения, проблема запасов: то есть сразу же в момент запроса покупателя иметь возможность ответить, наличествует ли данное название в магазине, в каком количестве экземпляров и возможно ли его дозаказать в случае необходимости. Ясно, что весь этот контроль раньше осуществлялся вручную, а иногда и приходилось что-то делать на память с известной долей неточностей и ошибок. Наличие же системы управления запасами облегчит и ускорит многие процедуры для книготорговцев, и в то же время позволит лучше удовлетворить запросы покупателей и тем самым повысит авторитет магазина.
Другая операция, являющаяся для магазина «Книгомир» фундаментальной, без данного программного обеспечения практически неосуществима – это составление статистических отчетов о продажах с целью оптимизации дозаказов.
Магазин оснащен довольно достаточным числом компьютерных рабочих мест, соединенных с центральным сервером, в который загружена база данных на 60 тыс. названий учебной литературы и 450 тыс. прочей. На складе компьютеры используются для учета поступающего товара, а в торговом зале, около касс, с их помощью учитываются все операции по продажам (убыль товара), и программа автоматически сможет посчитать потребность магазина и выписать бланк заказа, который потом будет отправлен дистрибутору или непосредственно в издательство, чтобы пополнить запас изданий, которые заканчиваются.