1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание
Схема декомпозиции общего бизнес-процесса приведена в приложении 15. Входом для общей работы магазина являются товар, поступивший от поставщиков, и сопроводительные документы с ним, а также заказы клиентов на товар. Управление осуществляется на основе существующего законодательства и, сложившейся на данный момент, ситуацией на рынке. В качестве механизмов рассматриваются сотрудники и оборудование. Результатом торгово-закупочной деятельности фирмы являются,в первую очередь, проданный товар, прибыль, деньги поставщику за предоставленный товар и оказанные услуги по транспортировке, а также размещение заказов, отчетность и налоги в государственную казну.
Приведем подробное описание описание следующих процессов:
PRSA01. Поиск клиентов
Описание бизнес-процесса:
Данный бизнес-процесс включает в себя поиск новых клиентов, работу с клиентами, с которыми уже заключены договоры, отправку информации о товаре потенциальным клиентам, а также сбор и анализ запросов на товар.
На шаге «PRSA01.01. Выбор клиентов, с которыми заключены договоры» производится проверка наличия клиентов, с которыми не истекли сроки заключенных ранее договоров. Клиенты, с которыми имеются действующие договоры, заносятся в список для отправки им информации о новом товаре. По каждому клиенту в списке должна быть отражена следующая информация:
- полное наименование;
- контактное лицо (желательно с должностью);
- юридический адрес;
- контактный адрес;
- имя сотрудника, отвечающего за взаимодействие с этим клиентом;
- выбранный информационный канал для отправки коммерческого предложения;
- адрес (в выбранном информационном канале).
При выполнении шага «PRSA01.02. Поиск новых клиентов» проводится поиск потенциальных клиентов при помощи различных информационных каналов, а также анализ заключенных ранее договоров на поставку с целью поиска клиентов для возобновления сотрудничества. Найденные клиенты и их реквизиты добавляются в список для отправки им информации о новом товаре, а также в общий список клиентов. Общий список должен содержать следующую информацию о клиенте:
- полное наименование;
- краткое наименование;
- юридический адрес;
- контактный адрес;
- телефон (с кодом страны и города);
- список контактных лиц клиента;
- имя сотрудника, отвечающего за взаимодействие с этим клиентом;
- данные по индивидуальным скидкам для клиента (как постоянного клиента);
- дату последнего изменения информации о клиенте;
- все существующие адреса клиента (в различных информационных каналах).
На шаге «PRSA01.03. Ввод новых клиентов в справочник» происходит ввод информации, полученной при выполнении шага процесса «PRSA01.02 Поиск новых клиентов».
Затем, на шаге «PRSA01.04. Подготовка сводного списка возможных клиентов», подготавливается сводный список возможных клиентов, с которыми будет вестись дальнейшая работа.
На шаге «PRSA01.05. Отправка возможным клиентам информации о предлагаемом товаре» информация о предлагаемом товаре отправляется в форме рекламного информационного письма. Как правило, описание предлагаемого товара содержит:
- полное наименование товара;
- артикул товара;
- назначение товара, его технические характеристики, характеристики габаритов; указываются преимущества данного товара перед аналогами, рассказывается о примененных инновациях при разработке и производстве товара;
- описание ассортимента товара (цвет, форма и проч.);
- сведения о производителе товара.
На шаге «PRSA01.06. Получение запросов на товары» ООО «Автопробег» получает запросы на товар от клиентов. Запрос на товар представляет собой сообщение поставщику о заинтересованности и/или потребности в конкретном товаре (часто с точностью до артикула или номера серии). В запросе указывается следующая информация:
- номер запроса;
- дата отправки;
- серия/артикул товара;
- предполагаемое количество товара, которое будет заказано;
- просьба о дополнительном разъяснении заявленных характеристик товаров;
- вопросы о наличии товаров с другими характеристиками.
Запросы, полученные от возможных клиентов, анализируются с целью изучения потребностей на рынке; также происходит проверка на наличие запрашиваемого товара в доступном для продажи ассортименте, а реквизиты возможных клиентов, приславших запросы, соответствующим образом заносятся в список для отправки им коммерческих предложений.
Далее на шаге «PRSA01.07. Составление списка клиентов, приславших запросы» составляется список клиентов, которые прислали запросы.
Основные участники бизнес-процесса:
- Ответственный за работу с клиентами;
- Ответственный за работу с заказами.
Входящее событие процесса:
- Необходимость предприятия осуществлять свою основную деятельность.
Входящие документы бизнес-процесса:
- Список клиентов.
Исходящее событие бизнес-процесса:
- В результате выполнения процесса должен быть создан список клиентов для отправки им коммерческих предложений.
Исходящие документы бизнес-процесса:
- Список клиентов;
- Запросы на товары.
PRSA02. Отправка коммерческих предложений
Описание бизнес-процесса:
Данный бизнес-процесс включает в себя подготовку, оформление и отправку коммерческих предложений потенциальным клиентам.
На шаге «PRSA02.01. Подготовка коммерческих предложений» на запрос клиента создается коммерческое предложение. Оно содержит следующую информацию:
- наименование товара;
- доступное количество товара;
- краткое описание товара;
- предварительные сроки исполнения заказа на товар;
- условия скидок (например, в зависимости от приобретаемого количества);
- информация по сопутствующим и заменяющим товарам;
- условия оплаты товара, валюта оплаты;
- возможность получения дополнительных скидок в дальнейшем, после выполнения данного заказа;
- срок действия коммерческого предложения.
Далее на шаге «PRSA02.02. Оформление коммерческих предложений» созданное предложение оформляется должным образом. Для этого в его позициях указываются следующие атрибуты:
- идентификационный номер коммерческого предложения;
- содержание коммерческого предложения;
- просьба выслать подтверждение о получении.
При выполнении шага «PRSA02.03. Согласование коммерческих предложений» подготовленное и оформленное соответствующим образом предложение согласуется внутри компании и, в случае необходимости, в него могут быть внесены изменения (например, по условиям предоставления скидок).
На шаге «PRSA02.04. Отправка коммерческих предложений» коммерческое предложение отправляется посредством выбранного информационного канала. Данные об отправке заносятся в журнал регистрации исходящих коммерческих предложений:
- дата отправки;
- идентификационный номер коммерческого предложения;
- ответственный сотрудник;
- наименование получателя;
- информационный канал;
- адрес получателя (в выбранном информационном канале).
Основные участники бизнес-процесса:
- Ответственный за подготовку коммерческих предложений.
Входящее событие бизнес-процесса:
- Создан список клиентов для отправки им коммерческих предложений.
Входящие документы бизнес-процесса:
- Список клиентов.
Исходящее событие бизнес-процесса:
В результате выполнения процесса коммерческие предложения должны быть отправлены всем потенциальным клиентам из списка клиентов для отправки предложений.
Исходящие документы бизнес-процесса:
- Коммерческие предложения.
PRSA03. Обработка заказов
Описание бизнес-процесса:
Данный бизнес-процесс включает в себя получение, согласование и регистрацию заказов.
На шаге «PRSA03.01. Получение заказа от клиента» от клиентов, которым были отправлены коммерческие предложения и с которыми заключены договоры, принимаются заказы.
В позициях заказа указывается:
- идентификационный номер заказа;
- наименование клиента;
- юридический адрес клиента;
- контактный адрес клиента;
- дата принятия заказа;
- товар;
- количество;
- цена;
- общая сумма заказа;
- условия поставки;
- валюта.
На шаге «PRSA03.02. Согласование заказа» на основании дополнительных условий (например, наличие дополнительных скидок для клиента или же наличие необходимого товара на складе) в заказ вносятся необходимые изменения, и заказ согласуется с клиентом.
При выполнении шага «PRSA03.03. Регистрация заказа» происходит регистрация заказа.
Основные участники бизнес-процесса:
- Ответственный за работу с заказами.
Входящее событие бизнес-процесса:
- Коммерческие предложения отправлены.
Входящие документы бизнес-процесса:
- Список клиентов;
- Заказ.
Исходящее событие бизнес-процесса:
- Получены заказы от клиентов.
Исходящие документы бизнес-процесса:
- Заказ
PRSA04. Выставление счета-фактуры клиенту
Описание бизнес-процесса:
Данный бизнес-процесс включает в себя подготовку, оформление, согласование и отправку счетов-фактур.
На шаге «PRSA04.01. Подготовка счета-фактуры в соответствии с заказом» в соответствии с заказом клиента и условиями договора подготавливается счет-фактура.
Счет-фактура формируется согласно к Правилам ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 2 декабря 2000 г. № 914 (в редакции Постановления № 283 от 11.05.2006 г.), и в него включается следующая информация:
Заголовок:
- № счета-фактуры;
- дата выставления счета-фактуры;
- наименование продавца;
- адрес продавца;
- ИНН/КПП продавца;
- наименование покупателя;
- адрес покупателя;