У Синарского трубного завода можно выделить наиболее значимые целевые аудитории, с которыми необходимо более эффективно взаимодействовать. Внешняя общественность - инвесторы, органы местной власти, местное население и внутренняя – персонал предприятия, акционеры, участвующие в управлении предприятием.
Для осуществления деятельности отдела по связям с общественностью необходимо разработать нормативный документ, регламентирующий деятельность структурного подразделения «Отдел по связям с общественностью», в котором могут быть отражены направления, цели, задачи, функции, права, ответственность и основы деятельности отдела по связям с общественностью.
Отдел по связям с общественностью может функционировать в следующих направлениях:
· Формировать, корректировать и изменять общественное мнение с помощью средств убеждения с целью усиления конкурентоспособности предприятия;
· Первично информировать потенциального потребителя о деятельности предприятия (цели, задачи, направления, социальная политика, традиции, культурные особенности и др.), а также поддерживать с ним доброжелательные отношения;
· Формировать чувство сопричастности у сотрудников к деятельности предприятия;
· Формировать и поддерживать положительный имидж в глазах внутренней и внешней общественности.
Цель деятельности PR-отдела – способствовать обеспечению согласия внутренней и внешней общественности с политикой и реальной практикой функционирования предприятия.
В положении отдела по связям с общественностью можно включить следующие задачи:
· Постоянно формировать и поддерживать имидж, в том числе деловую репутацию предприятия через проведение PR-кампаний.
· Подготавливать и представлять руководству предприятия информационно-аналитические материалы о состоянии и перспективах развития связей организации с общественностью.
· Внедрять новые методы и формы для усовершенствования организации работы отдела по связям с общественностью.
· Принимать участие в пределах своей компетенции в подготовке и оглашении управленческих решений руководства организации.
· Повышать квалификацию сотрудников организации в области PR.
Также отдел по связям с общественностью может выполнять следующие функции:
· Исследование. Подразумевает сбор, обработку и анализ экономической, общественной, политической и социальной информации, выявление факторов, которые могут повлиять на деятельность предприятия и ее восприятие в общественном мнении; проведение контент-анализа, а также изучение возможности сотрудничества со специализированными организациями, предоставляющими услуги в области PR
· Информирование. Включает в себя подготовку информационно-аналитических материалов по вопросам деятельности предприятия в области связей с общественностью, распространение информационно-рекламных материалов о деятельности предприятия.
· Планирование. Включает в себя разработку концепции внешней и внутренней политики предприятия в области связей с общественностью, разработку и реализацию перспективных и текущих программ, направленных на эффективное осуществление связей предприятия с общественностью, разработку официального интернет-сайта предприятия и других информационных материалов, а также бюджетирование.
· Организация и реализация. Обеспечивает постоянную и эффективную двустороннюю связь руководства организации с различными группами общественности, средствами массовой информации, юридическими лицами, формирует благоприятного социально-психологического климата внутри организации.
· Экспертная. Взаимодействие со специализированными организациями, предоставляющими услуги в области Public Relations, координация и контроль их деятельности в соответствии с условиями договора.
· Координирующая. Подразумевает координацию действий PR-отдела с другими структурными подразделениями. Может включать: разработку и планирование рекламной стратегии организации, проведении отдельных мероприятий, направленных на ее реализацию; с отделом маркетинга решать задачи сбыта и обеспечения информационно-рекламной поддержки при разработке и реализации концепции продвижения на рынок товаров и услуг.
Для каждого сотрудника необходимо разработать должностные инструкции. В инструкции необходимо определить общие функции деятельности специалиста (которые помогут обеспечить взаимозаменяемость сотрудников), а также специализированные, в соответствии с областью PR-деятельности специалиста.
Должностные обязанности начальника отдела по связям с общественностью могут быть следующими:
Цель работы: Разработка и координация комплекса мероприятий по формированию и поддержанию связей с общественностью, обеспечивающих необходимую доходность и прибыльность деятельности предприятия, интеграция усилий всех субъектов, заинтересованных в достижении поставленных целей, формирование и поддержание благоприятного имиджа компании в глазах общественности.
Основные направления:
1.Разработка и воплощение стратегических и детальных планов по всем направлениям PR-деятельности в рамках задач, поставленных руководством предприятия. Определение роли всех заинтересованных субъектов в достижении поставленных целей, механизмов их интеграции в общую концепцию PR- деятельности.
2. Разработка PR-идеи предприятия, отражающей суть задач, а также разработка оригинальных идей новостного фона предприятия и массовых акции.
3. Контроль над выполнением планов мероприятий сотрудниками отдела.
4. Наблюдение за внешней средой и анализ общественной реакции на деятельность предприятия для разработки мероприятий, способствующих достижению основных целей работы.
5. Прогнозирование социально-политических процессов в аспектах, так или иначе касающихся деятельности предприятия.
6. Коммуникации с лидерами, создающими общественное мнение - политики, деятели культуры и др.
7.Подготовка к согласованию с руководством бюджетов по проведению работ.
8. Экономическое распределение и контроль над использованием финансовых средств.
9.Утверждение выбора сторонних организаций для проведения необходимых работ.
10.Анализ результатов, полученных в ходе реализации комплекса PR- мероприятий и эффективности PR-кампаний в целом.
11.Разработка стандартов отчетов по проведению PR-кампании.
12. Оперативный контроль над ежедневной работой PR-отдела.
13. Оказание помощи и обеспечение консультаций по запросам внутренних структурных подразделений компании.
14. Разработка раздела PR при подготовке бизнес-плана компании.
15. Разработка и поддержание имиджа руководителя предприятия.
Требования: Возраст от 25 лет. Образование–высшее. Опыт работы в аналогичной должности – от 3 лет. Наличие опыта проведения PR-кампании, знание всех процессов работы и наличие наработанных связей.
Общие должностные обязанности специалиста по связям с общественностью.
1.Выполняет работу по реализации информационной политики предприятия в целом и отдельных ее этапов, выносит предложения по ее корректировке.
2.Участвует в разработке конкретных планов по реализации внутренней и внешней информационной политики предприятия.
3.Обеспечивает постоянную работу и поддерживает контакты с журналистами и представителями общественности, знакомит их с официальными решениями и приказами руководства предприятия/организации, готовит ответы на официальные запросы, следит за своевременным распространением информационных материалов.
4.Осуществляет разработку содержания и организует проведение брифингов, пресс-конференций и других мероприятий и акций информационно-рекламного характера, проводимых с участием журналистов и представителей общественности, обеспечивает их комплексное информационное и организационное сопровождение.
5.Готовит пресс-релизы и другие информационные материалы для журналистов, тексты публикаций и сообщений в средствах массовой информации, проводит мониторинг электронных и печатных СМИ, участвует в подготовке информационно-аналитических материалов для внутреннего пользования.
6.Участвует в разработке формы и содержания информационно-рекламных материалов, готовит тексты для корпоративного издания. 7.Участвует в подготовке заданий для социологических исследований, составлении итоговых отчетов.
8.Выполнят работу по сбору, хранению, использованию и распространению информационных материалов и составлением базы данных предприятия. 9.Содействует эффективной работе внутренних каналов коммуникаций между подразделениями предприятия.
10.Вносит предложения по массовым мероприятиям, специальным проектам, спонсорству и другим общественным акциям, обеспечивающим репутацию предприятия. 11. Обеспечивает исполнение решений начальника отдела по связям с общественностью, своевременно информирует его о текущем ходе работ и результатах.
Требования: Высшее профессиональное образование по специальности связи с общественностью без предъявления требований к стажу работы или высшее профессиональное образование и дополнительная подготовка по специальности без предъявления требований к стажу работы.
Помимо вышеперечисленных должностных обязанностей, должностная инструкция специалиста в области отношений с инвесторами (IR) может содержать следующее:
· разработка внутренних и внешних IR-процедур;
· организация отношений с инвесторами и обеспечение благоприятного имиджа компании;
· подготовка и проведение годовых собраний акционеров;
· поддержка контактов с аналитиками инвестиционных банков и других финансовых учреждений;
· обеспечение инвесторов ежеквартальными и годовыми отчетами;