Деловое общение 4

Деловое общение Введение Чтобы выжить, организация должна сохранять устойчивость к изменениям внешней среды. Для этого организация развивает и сохраняет собственную структуру и куль­туру. Однако решение только проблем структуры не является доста­точным. Набор статусов (должностей) и ролей составляет формаль­ную организационную структуру.

Деловое общение

Введение

Чтобы выжить, организация должна сохранять устойчивость к изменениям внешней среды. Для этого организация развивает и сохраняет собственную структуру и куль­туру. Однако решение только проблем структуры не является доста­точным. Набор статусов (должностей) и ролей составляет формаль­ную организационную структуру. Однако не они определяют жиз­ненный потенциал организации, а люди, занимающие эти должнос­ти или выполняющие эти роли. Сотрудники организации в различ­ной степени проявляют свою индивидуальность в процессе выпол­нения работы. В результате не только проявляются разные стили в выполнении одной и той же работы, но и проявляются различные образцы отношений между людьми в организации посредством общения. Со временем такие образцы «типизируются», из них вырастают традиции, опреде­ляющие характер и направленность того, как люди взаимодействуют в организации.

Такого рода традиции не могут быть выявлены и рассмотрены только с позиции формальных организационных отношений, за­крепляемых в структуре организации. Поэтому, чтобы понять ха­рактер неформальных отношений, традиций, культуры, которые окружают структуру организации, необходимо также изучать и ди­намику системы, т.е. процесс общения, происходящий посредством взаимодействия работников организации.

Управление в организации осуществляется через людей. Одним из важнейших инструментов управления в руках менеджера является находящаяся в его распоряжении информация. Используя и переда­вая эту информацию, а также, получая обратные сигналы, он органи­зует, руководит и мотивирует подчиненных. Многое зависит от его способности передавать информацию таким образом, чтобы дости­галось наиболее адекватное восприятие данной информации теми, кому она предназначена. Многие менеджеры понимают важность проблемы коммуникаций и уделяют этому большое внимание.

1. Средства общения

Общение — сложный многоплановый процесс установления и раз­вития контактов между людьми, порождаемый потребностями совмест­ной деятельности и включающий в себя обмен информацией, выработ­ку единой стратегии взаимодействия, восприятие и понимание другого человека.

На практике часто путают или отождествляют два понятия "об­щение" и "отношение". Эти понятия не совпадают. Общение есть процесс реализации тех или иных отношений.

Учитывая сложность понятия "общение", необходимо обозна­чить его структуру с тем, чтобы затем был возможен анализ каждо­го элемента. Характеризовать структуру общения мы будем путем выделения в нем трех взаимосвязанных сторон: коммуникативной, интерактивной и перцептивной.

Коммуникативная сторона общения состоит в обмене инфор­мацией между людьми. Интерактивная сторона общения заключает­ся в организации взаимодействия между индивидами, т.е. в обмене не только знаниями и идеями, но и действиями. Перцептивная сто­рона общения означает процесс восприятия друг друга партнерами по общению и установление на этой почве взаимопонимания.

Здесь важен вопрос о средствах и механизмах воздействия участ­ников общения друг на друга в его процессе. Главным средством общения является язык.

Язык — это система знаков, служащая средством человеческого общения, мыслительной деятельности, способом выражения самосо­знания личности.

Большое значение в процессе общения имеют знаки.

Знак — это любой материальный объект (предмет, явление, собы­тие), который выступает в качестве указания и обозначения и исполь­зуется для приобретения, хранения, переработки и передачи информа­ции.

Так, слово "стол" — это знак. Все знаки данного языка (напри­мер, русского) образуют систему знаков: слова "стол", "стул", "ди­ван" и т.д. объединены общим представлением о мебели.

То общее содержание, которое вкладывается в данный знак, назы­вается его значением. В значении знаков воплощены знания, приоб­ретенные людьми, их практический и теоретический опыт. Вклю­чаясь в жизнь того или иного культурного сообщества, мы усваиваем значение знаков, учимся их использовать.

Усваивая значения знаков и способы их организации для переда­чи сообщения, люди учатся разговаривать на том или ином языке. Язык становится средством общения, средством установления взаи­мопонимания для тех, кто им владеет. В то же время он становится средством изоляции для тех, кто его не знает.

Помимо общего для всех индивидов значения, знак может иметь для каждого свой субъективно окрашенный личностный смысл. Он порождается личным опытом человека, его желаниями, надеждами, страхом, иными чувствами.

Различают два вида общения: вербальное и невербальное. Обще­ние, осуществляемое с помощью слов, называется вербальным (от лат. verbalis — словесный). При невербальном общении средством передачи информации являются невербальные (несловесные) знаки (позы, жес­ты, мимика, интонации, взгляды, территориальное расположение и т.д.).

Речь способна точно и беспристрастно фиксировать интеллекту­альные соображения человека, служить средством передачи одно­значно трактуемых сообщений. Именно поэтому речь успешно ис­пользуется для закрепления и передачи разного рода научных идей, а также координации совместной деятельности, для осмысления ду­шевных переживаний человека, его взаимоотношений с людьми.

Живая речь содержит в себе множество сведений, заключенных в так называемых невербальных элементах общения, среди которых можно назвать следующие.

1. Позы, жесты, мимика. В целом они воспринимаются как об­щая моторика различных частей тела (рук — жестикуляция, лица — мимика, позы — пантомима). Эта общая моторика отображает эмо­циональные реакции человека. Именно эти особенности и называ­ются кинетикой.

2. Паралингвистика или просодика — особенности произноше­ния, тембр голоса, его высота и громкость, темп речи, паузы между словами, фразами, смех, плач, вздохи, речевые ошибки, особеннос­ти организации контакта.

Паралингвистическая и экстралингвистическая системы представ­ляют собой "добавки" к вербальному общению.

Паралингвистика — это качество голоса, его диапазон, тональ­ность. Экстралингвистика — это включение в речь пауз, покашли­вания, смеха, а также темп речи.

3. Проксемика (от англ. proximity — близость). Основатель проксемики Э.Холл называл ее пространственной психологией.

4. Визуальное общение — контакт глаз.

Невербальные средства общения чаще всего используются для установления эмоционального контакта с собеседником и поддер­жания его в процессе беседы, для фиксации того, насколько хорошо человек владеет собой, а также для получения информации о том, что люди в действительности думают о других. Американский пси­холог Дж.Трейгер назвал неречевые средства общения эмоциональ­ным языком, так как чаще всего они "говорят" нам именно о чувст­вах собеседника.

О чем могут сообщить невербальные средства общения? Во-первых, они способны указать собеседнику на особенно важ­ные моменты сообщения

Во-вторых, невербальные средства общения дополняют содержа­ние высказывания.

В-третьих, невербальные средства общения свидетельствуют об отношении к собеседнику, поскольку в них выражаются чувства го­ворящего.

В-четвертых, невербальные средства общения дают возможность судить о самом человеке, о его состоянии в данный момент, о его психологических качествах.

2. Каналы общения

По логическому основанию выделяют три типа каналов общения: прямой, непрямой и управляемый косвенный.

Прямой канал общения – это непосред­ственный контакт. Критерием отнесения такого способа общения именно к прямому является пространственная близость партнеров по общению; непосредственность общения (т.е. без помощи техники). Примером может служить встреча в кругу друзей, совещание сотрудников в кабинете и т.д.

Не прямой или косвенный канал общения - когда между партнерами существует пространственно-временная дистанция. Примером может служить разговор по телефону, общение через «стенку» служащих организации, и т.д.

Управляемый косвенный канал общения – между партнерами существует пространсовенно – временная дистанция, и при этом партнер по общению может контролировать ход разговора. Пример: общение по Интернету; общение руководителя посредством техники с подчиненным, при этом руководитель контролирует ход беседы, задавая определенные вопросы, «обрезая» тему разговора, и т.д.

Прямое деловое общение обладает большей результативностью, силой эмоционального воздействия и внушения, чем косвенное, в нем непосредственно действуют социально-психологические меха­низмы, о которых будет сказано далее.

3. Типы и психологические механизмы общения

Основными механизмами познания другого человека в процессе общения являются идентификация, эмпатия и рефлексия.

Идентификация (от лат. identifico — отождествление, уподоб­ление) выражает простой эмпирический факт, что одним из самых простых способов понимания другого человека является уподобле­ние себя ему. Это, разумеется, не единственный способ, но в реаль­ных ситуациях взаимодействия люди пользуются таким приемом, когда предположение о внутреннем состоянии партнера по общению строится на основе попытки поставить себя на его место.

Существует тесная взаимосвязь между идентификацией и дру­гим близким по содержанию явлением — явлением эмпатии (от греч. empatheia — сопереживание). Эмпатия — это способность к постижению эмоционального состояния другого человека в форме сопереживания. Только в этом случае имеется в виду не рациональ­ное осмысление проблем другого человека, а, скорее, эмоциональ­ный отклик на его проблемы. Эмоциональная природа эмпатии проявляется именно в том, что ситуация другого человека, напри­мер, партнера по общению, не столько продумывается, сколько прочувствуется.

Однако взглянуть на вещи с чьей-то точки зрения необязатель­но означает отождествить себя с этим человеком. Если я отождест­вляю себя с кем-то, то это значит, что я строю свое поведение так, как строит его этот другой. Если я проявляю к нему эмпатию, я просто принимаю во внимание его линию поведения (отношусь к ней сочувственно), но свою собственную — могу строить совсем по-иному. И тот, и другой аспекты важны. Но оба случая требуют решения еще одного вопроса: как партнер по общению будет меня понимать? От этого будет зависеть наше взаимодействие.

Иными словами, процесс понимания друг друга осложняется яв­лением рефлексии (от лат. reflexio — обращение назад). Это не про­сто знание или понимание партнера, а знание того, как партнер понимает меня, своеобразный удвоенный процесс зеркальных отно­шений друг с другом.

Содержание общения включает в себя определенные способы воздействия партнеров друг на друга. К ним относятся: заражение, внушение, убеждение и подражание.

Заражение. В самом общем виде его можно определить как бессознательную, невольную подверженность человека определенным психическим состояниям. Оно проявляется через передачу опреде­ленного эмоционального состояния или, по выражению известного психолога Б.Д.Парыгина, психического настроя.

Например, аплодисменты на выступлении популярного ак­тера могут сыграть роль импульса, за которым ситуация будет развиваться по законам "заражения ".

Экспериментально установлено, что чем выше уровень развития личности, тем критичнее ее отношение к воздействию и тем самым слабее действие механизма "заражения".

Внушение. Это целенаправленное неаргументированное воздей­ствие одного человека на другого. При внушении (суггестии) осу­ществляется процесс передачи информации, основанный на ее некритическом восприятии. Явление сопротивления внушающему воздействие называется контрсуггестией. Внушение производится путем непосредственного прививания психических состояний, причем не нуждается в доказательствах и логике. Внушение — это эмоционально-волевое воздействие.

Эффект внушения зависит от возраста: дети лучше под­даются внушению, чем взрослые. Более внушаемы утом­ленные, ослабленные физически люди. Экспериментально доказано, что решающим условием эффективного внуше­ния является авторитет внушающего.

Убеждение. Оно построено на том, чтобы с помощью логическо­го обоснования добиться согласия от человека, принимающего ин­формацию. Убеждение представляет собой интеллектуальное воз­действие на сознание личности через обращение к ее собственному критическому суждению. .

Подражание. Его специфика, в отличие от заражения и внуше­ния, состоит в том, что здесь осуществляется не простое принятие внешних черт поведения другого человека, а воспроизведение им черт и образов демонстрируемого поведения. Поскольку речь идет об усвоении предложенных образцов поведения, существуют два плана подражания: или конкретному человеку, или нормам поведе­ния, выработанным группой.

Анализ общения как сложного многостороннего процесса пока­зывает, что его конкретные формы могут быть весьма различными. Для того чтобы понять, как личность включена в эти процессы, что она вносит в них, необходимо рассмотреть, как конкретно раскры­ваются процессы общения в различных группах, а также в различ­ной деятельности.

Вопросы о том, что позволяет нам понимать поведение человека, встают перед каждым из нас. Очень часто важно не только само по себе понима­ние того или иного поведения, но и его основ, истоков, движущих сил и механизмов. Именно поэтому необходимо понимать, что стоит для нас за словами "восприятие и понимание другого в общении".

Для того чтобы понимать это, необходимо ответить на следую­щие вопросы:

  1. Как формируется первое впечатление?
  2. Как происходит восприятие и понимание другого в длительном общении?
  3. Как мы понимаем действия партнера?
  4. Как проявляется самоподача (самопредъявление) в общении?

Психологами было обнаружено несколько типовых схем, по ко­торым строится образ другого человека и которые в той или иной степени используются всеми людьми. Построение образа партнера по этим схемам иногда приводит к так называемым эффектам пер­вого впечатления или систематическим ошибкам социального вос­приятия. Знание этих схем может способствовать пониманию того, как формируется первое впечатление о человеке.

Наиболее часто применяется схема восприятия, которая сраба­тывает в случае неравенства партнеров в той или иной сфере. Ошибки неравенства проявляются в том, что люди склонны систематически переоценивать различные психологические качества тех людей, ко­торые превосходят их по какому-то параметру, существенному для них. Интересно отметить следующее.

При ошибках неравенства схема восприятия такова. При встрече с человеком, превосходящим нас по какому-то важному для нас пара­метру, мы оцениваем его несколько более положительно, чем это было бы, если бы он был нам равен. Если же мы имеем дело с чело­веком, которого мы в чем-то превосходим, то мы его недооценива­ем. Очень важно помнить, что превосходство фиксируется по какому-то одному параметру, а переоценка (или недооценка) происхо­дит по многим параметрам. Эти ошибки можно назвать фактором превосходства.

Не менее важными и узнаваемыми являются ошибки, связанные с тем, нравится нам внешне наш партнер по общению или нет. Эти ошибки заключаются в том, что если человек нам нравится (внеш­не!), то одновременно мы склонны считать его более хорошим, ум­ным, интересным и т.д. (т.е. опять-таки переоценивать многие его психологические характеристики).

В данном случае под влиянием одного фактора переоцениваются или недооцениваются свойства человека. Здесь мы имеем дело с фак­тором привлекательности, — чем более внешне привлекателен для нас человек, тем лучше он во всех отношениях, если же он непривлека­телен, то и остальные его качества недооцениваются.

Следующая схема также хорошо известна. Те люди, которые к нам относятся хорошо, кажутся нам значительно лучше тех, кто к нам относится плохо. Это проявление так называемого фактора "отношения к нам".

Американские психологи Р.Нисбет и Т.Вильсон проводили следующий эксперимент. Студенты в течение получаса об­щались с новым преподавателем, который с одними испыту­емыми вел себя доброжелательно, с другими — отстранение, подчеркивая социальную дистанцию. После этого студентов просили дать оценку ряду характеристик преподавателя. Ре­зультаты оказались достаточно однозначными. Оценки добро­желательного преподавателя оказались значительно выше, чем оценки "отстраненного ".

Отсюда можно сделать заключение, что позитивное отношение к нам порождает сильную тенденцию к приписыванию положи­тельных свойств и "отбрасыванию" отрицательных, и наоборот, — негативное отношение вызывает тенденцию не замечать положи­тельных сторон партнера и выделять отрицательные. Таково дейст­вие рассматриваемого фактора.

Рассмотренные нами три вида ошибок при формировании пер­вого впечатления называются эффектом ореола. Эффект ореола про­является в том, что при формировании первого впечатления общее позитивное впечатление о человеке приводит к переоценке неиз­вестного человека. Механизм ошибок похож во всех трех случаях, но источником ореола являются разные причины, что и позволило выделить три основные ошибки — превосходства, привлекатель­ности и отношения к нам.

Очень важно отметить, что все эти три фактора охватывают прак­тически все возможные ситуации общения. Из этого следует, что первичное восприятие другого человека всегда ошибочно. Однако это не совсем так. Специальные исследования показывают, что почти каждый взрослый человек, имеющий достаточный опыт общения, способен точно определить почти все характеристики партнера. Но эта точность бывает только в нейтральных ситуациях (а такие си­туации встречаются только в специальных экспериментах и совер­шенно отсутствуют в реальной жизни). Причем в этих же экспериментах было обнаружено, что в реальной жизни всегда присутству­ет тот или иной процент ошибок. Почему это происходит? Вероят­но, потому, что перед человеком никогда не стоит задача просто воспринять другого человека. Образ партнера, который создается при знакомстве, — это регулятор последующего поведения, он не­обходим для того, чтобы правильно и эффективно построить обще­ние в данной ситуации. Наше общение строится в зависимости от того, с кем мы общаемся, и для каждой категории партнеров суще­ствуют разные техники общения.

Особенно хорошо это видно на примере общения взрослых с маленькими детьми. Как часто многие взрослые не умеют разговаривать с малышами и как часто маленькие дети ис­пытывают трудности в общении с незнакомыми взрослыми! Причина этих неудач — отсутствие у тех и других адекват­ной техники общения при таком огромном и явном превосход­стве по всем параметрам у взрослых.

В каждой ситуации в "фокусе" восприятия оказываются те при­знаки другого человека, которые позволяют определить его при­надлежность к той или иной группе в соответствии с особенностя­ми ситуации и требованиями к построению дальнейшего поведе­ния. Все же остальные черты и особенности, оказавшиеся "не в фокусе", просто достраиваются по определенным схемам, и именно здесь появляется вероятность ошибки. Таким образом, восприятие любого другого человека одновременно и верное и неверное, и пра­вильное и неправильное.

Однако важно знать не только схему восприятия, но также и те знаки во внешности другого человека или в ситуации, которые "запускают" восприятие по этой схеме.

Исследования показывают, что для определения параметра пре­восходства в нашем распоряжении имеются два основных источни­ка информации:

1) одежда человека, весь его имидж;

2) манера поведения человека (как он сидит, ходит, разговарива­ет, куда смотрит и т.д.).

Кроме этих двух признаков, других у нас нет. Но эти источники реально значимы лишь потому, что информация заложена в них в соответствии с исторически сложившимися стереотипами.

Выделить превосходство с помощью каких-то внешних, т.е. ви­димых средств, всегда очень существенно.

В прежние времена это было настолько важно, что опре­деленная одежда не только могла носиться людьми опреде­ленного статуса или общественного положения, но и должна была носиться ими. Например, в средние века церковь дикто­вала в одежде практически все, вплоть до малейших дета­лей. Этот диктат закреплялся определенными эдиктами, которые высекались на камне, устанавливавшемся посреди города. Понятно, что любой житель средневековой Европы, только взглянув на человека, сразу понимал, кто (в социаль­ном плане) перед ним. Существовали периоды, когда система подобных предписаний разрабатывалась до мельчайших по­дробностей.

Вместе с демократизацией общества официальная роль одежды меняется. Сейчас, например, нет запретов или правил, каждый мо­жет надеть все, что захочет. Тем не менее связь одежды с тем или иным видом превосходства остается достаточно сильной. Исследо­вания показывают, что почти все взрослые люди могут по одежде определить социальный статус человека, а также примерно указать род занятий.

В манере поведения, как и в одежде, всегда присутствуют эле­менты, позволяющие судить о статусе человека ("Что приличеству­ет Юпитеру, то не приличествует быку", — гласит древняя пого­ворка). Именно поэтому все мы по манере поведения можем опре­делить наше равенство или неравенство с другим человеком.

В чем проявляется превосходство в манере поведения? Скорее всего, его можно определить как независимость в различных ситуа­циях и обстоятельствах.

По характеру и содержанию общение бывает формальным (деловое) и неформаль­ным (светское, обыденное, бытовое).

Деловое общение (деловые переговоры, совещания, публичные выступления) — это процесс взаимосвязи и взаимодействия, в котором происходит обмен деятельностью, информацией и опытом, предполагающим достижение определенного результата, решение кон­кретной проблемы или реализацию определенной цели.

В целом деловое общение отличается от обыденного (неформаль­ного) тем, что в его процессе ставятся цель и конкретные задачи, которые требуют своего решения.

Функционально – ролевое общение – это вертикальные, горизонтальные коммуникационные связи, составляющие формальную организационную структуру. Вертикальные связи - это отношения вышестоящего руководства с подчиненными (выдача распоряжений, приказов, инструкций и т.д.). Горизонтальные связи характеризуются отношениями между подчиненными (коллегами) по работе, обусловленные функциональными обязанностями. Еще есть так называемые диагональные связи – функциональные отношения одних начальников и подчиненных с другими.

Межличностное общение – отношения, не обусловленные формальными отношениями. Это общение отдельных личностей, групп, объединенных похожими интересами, жизненными целями. Межличностное общение может быть вербальным и невербальным.

Раппортное общение характеризуется «односторонностью» общения. Так, подчиненный выступает с отчетом или раппортом перед руководителем, передавая определенную информацию, руководитель ее заслушивает, но в обмен не дает новой информации подчиненному. Не происходит обмена мнениями, фактами, ощущениями, идеями и т.д., нет межличностного контакта.

Заключение

Общение — сложный многоплановый процесс установления и раз­вития контактов между людьми, порождаемый потребностями совмест­ной деятельности и включающий в себя обмен информацией, выработ­ку единой стратегии взаимодействия, восприятие и понимание другого человека.

Различают два вида общения: вербальное и невербальное. Обще­ние, осуществляемое с помощью слов, называется вербальным. При невербальном общении средством передачи информации являются невербальные (несловесные) знаки (позы, жес­ты, мимика, интонации, взгляды, территориальное расположение и т.д.). Иногда невербальное общение может передать гораздо больше информации, чем словесное.

Прямое деловое общение обладает большей результативностью, силой эмоционального воздействия и внушения, чем косвенное, в нем непосредственно действуют социально-психологические меха­низмы или определенные способы воздействия партнеров друг на друга. К ним относятся: заражение, внушение, убеждение и подражание.

Эффективная межличностная коммуникация в силу ряда причин очень важна для успеха в управлении. Во – первых, решение многих управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии людей (начальник с подчиненным, подчиненные друг с другом) в рамках различных событий.

Во – вторых, межличностная коммуникация, возможно, является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующихся неопределенностью и двусмысленностью.

Библиографический список

  1. Бороздина Г.В. Психология делового общения. Учебник для ВУЗов. М., 1999
  2. Виханский О.С. Наумов А.И. Менеджмент: Учебник, 3-е изд. –М.: Гардарика, 1998.
  3. Гойхман О.Я. Основы речевой коммуникации. М., 1997
  4. Добрович А. Общение: наука и искусство. М., 1996.
  5. Психология и этика делового общения \ Ред. Лавриненко П.С. 2-е изд. М.1997