- составляется план и в соответствии с ним организуются транспортировка, складирование, хранение и страхование экспонатов, а также различных материалов, требующихся как для изготовления и оформления стенда, так и для других целей, обусловленных участием фирмы в работе данной ярмарки или выставки;
- организуется рекламная кампания, призванная привлечь внимание потенциальных посетителей ярмарки или выставки к факту участия фирмы в ее работе;
- создаются и изготавливаются соответствующие информационные материалы;
- согласовываются все организационные вопросы с оргкомитетом ярмарки или выставки;
- печатаются и рассылаются приглашения потенциальным посетителям ярмарки или выставки, в которых заинтересована фирма.
Решение перечисленных выше задач призвано обеспечить подготовку фирмы к участию в работе конкретной ярмарки или выставки. И уже за день до открытия или непосредственно в день начала работы ярмарки или выставки сотрудники фирмы должны быть готовы принять у фирменной экспозиции представителей средств массовой информации. Не дожидаясь такого посещения, фирма может распространить соответствующие пресс-релизы через пресс-центр, который, как правило, работает на ярмарке или выставке.
ОАО "Хабаровская международная ярмарка" (далее – Компания) - лидирующая выставочно-ярмарочная компания дальневосточного региона России, созданная Комитетом государственного имущества Хабаровского края в 1994 году.
В настоящее Компания проводит ежегодно 10 календарных (20 специализированных) выставок-ярмарок, на каждой из которых участвуют от 150 до 250 предприятий из городов Дальнего Востока, Сибири, Забайкалья, Урала, центральных регионов России и из-за рубежа (Китая, Кореи, Японии). До 50-70% экспонентов являются постоянными участниками наших выставок и ярмарок. Количество посетителей на каждой выставке составляет от 3 до 5 тысяч человек в день [4].
С 2000 года в рамках всех выставок Компании проводится конкурс "Золотая медаль Хабаровской международной ярмарки", который становится все более престижным.
Мероприятия Компании находят поддержку не только во многих территориальных отраслевых объединениях, в Правительстве Хабаровского края, в аппарате Полномочного представителя Президента РФ в ДФО, но и в аппарате центральной власти. В июне 2006 года Хабаровская международная ярмарка награждена Национальной премией ТПП РФ «Золотой Меркурий» за «вклад в развитие российского предпринимательства».
Выставки проводятся на базе легкоатлетического манежа стадиона им. В.И. Ленина (общая выставочная площадь - 5000 кв.м), отличаются активной рекламной кампанией и насыщенной деловой программой с презентациями, пресс-конференциями, тематическими семинарами, конкурсами и т.д.
Информационной поддержкой выставок занимаются от 30 до 50 различных средств массовой информации. Рекламно-информационная компания начинается обычно за 6-8 месяцев до начала каждой выставки и поглощает до 15% бюджета предприятия.
За время работы Компания выработала свое деловое кредо – никого не оставить разочарованным после посещения выставок ОАО "Хабаровская международная ярмарка".
Деятельность Компании по организации выставок и ярмарок отличается разнообразием тем и участников, количество которых становится больше год от года.
План мероприятий по проведению выставок и ярмарок в 2008 г. приведен в Приложении А.
Компанией уже проведены и еще будут проводиться выставки по следующим направлениям:
- одежда, текстиль, обувь, галантерея и головные уборы, бельё, трикотаж и аксессуары, а также сырьё и оборудования для их производства;
- подарки, украшения, ювелирные изделия, сувениры, парфюмерия, фармацевтическая продукция, оборудование и аксессуары для салонов красоты;
- спортивно-туристическое оборудование, охотничье и рыболовное снаряжение; гостиничный и ресторанный бизнес; индустрия праздников;
- проектирование, строительство и благоустройство коттеджей, загородных домов, дач, приусадебных участков; инженерное обеспечение строительных процессов; ландшафтная архитектура, фитодизайн, флористика;
- садово-огородный инвентарь,средства малой механизации, удобрения и средства защиты растений, семена, посадочный материал; зоотовары, ветеринарные услуги;
- технологии, машины, оборудование и инструменты для лесозаготовки, деревообрабатывающей и мебельной промышленности;
- мебель, материалы, фурнитура и комплектующих для ее производства; технологии проектирования и дизайна интерьеров; свет, текстиль в интерьере;
- технологии и оборудование для выработки, транспортировки и сбережения энергопродукции; инженерные технологии и коммуникации; отопление, вентиляция, кондиционирование;
- товары, услуги для образовательных и культурно-развлекательных программ для детей и юношества;
- машиностроение, станкостроение, металлургия, металлообработка; продукция и технологии переработки отходов; оборудование и технологии для строительства дорог, мостов, тоннелей;
- техника, оборудование и услуги железнодорожного, речного и авиа транспорта; оборудование для АЗС; ГСМ; системы охраны на транспорте, автосигнализации, автозапчасти, автохимия, автоаксессуары;
- информационные технологии, вычислительная техника для дома и офиса, электроники, ПО, средств защиты информации, мультимедиа технологий, телекоммуникаций, сетевого оборудования, систем безопасности;
- продукция различных отраслей пищевой индустрии; оборудование, материалы и технологии для производства, переработки, фасовки, упаковки, маркировки, складирования, тестирования пищевой продукции; витринное, весовое, демонстрационное, холодильное оборудование; интерьер торговых площадей.
Это далеко не полный перечень ярмарочно-выставочных мероприятий, проводимых Компанией, которые охватывают, без преувеличения, все современные отрасли экономики и наукоемких производств товаров и услуг.
Золотую медаль Хабаровской международной ярмарки по итогам уже прошедших выставок текущего года получили следующие выставки: Текстиль и мода; Коттедж, загородный дом, ландшафтный дизайн; Мой сад - мое богатство; Технодрев Дальний Восток; ДальЭкспоМебель.Энергетика ДВ региона; ДальХимПласт, Светопрозрачные конструкции; Архитектура, стройиндустрия ДВ региона; Город, экология.
В качестве примера деятельности ОАО «Хабаровская международная ярмарка» рассмотрим одну из недавно проведенных выставок.
С 28 по 31 мая 2008 года в Легкоатлетическом манеже стадиона им. В.И.Ленина в Хабаровске состоялась выставка «Архитектура, стройиндустрия ДВ региона 2008», «Город, экология 2008».
Выставка представляет собой одно из крупнейших мероприятий по этой тематике на Дальнем Востоке России, дающее возможность всем желающим встретиться с представителями ведущих международных и российских предприятий строительного комплекса. В связи со стремительным развитием данной отрасли, появлением новых технологий в области строительной индустрии проведение такого мероприятия является прекрасной возможностью для обмена опытом, развития бизнеса, укрепления межотраслевых связей.
Данная выставка многообразна и по разделам представленных экспозиций. Абсолютное большинство из них (80%) представили продукты строительной индустрии: отделочные материалы, кирпич, фасады, кровельные, лакокрасочные материалы, бетон и ГВЛ в строительстве, инструмент и элементы декора. Также были представлены инженерные системы и оборудование, современные информационные технологии для инженерного проектирования, изысканий, приборы коммерческого учета энергоносителей, контрольно-измерительная аппаратура, тепло-энергосберегающие и инженерные технологии и коммуникации.
Строительство не может обойтись без машин, механизмов и оборудования, которые были представлены на уличной территории и занимали около 2000 кв.м. Всего выставка собрала 312 фирм-участников из 27 городов России, а также из Дании, Кореи, Китая [10].
Ежегодно данную выставку посещает большое количество делегаций, в состав которых входят главы администраций, руководители профильных комитетов, специалисты ведущих предприятий. В преддверии строительного сезона межрегиональная строительная выставка стала прекрасной площадкой для налаживания деловых связей и демонстрации новинок сезона.
Всего за время работы выставку посетило более 8 тысяч человек, из них 86% - специалисты строительной отрасли, представители власти и предприниматели городов Хабаровска, Комсомольска-на-Амуре, Благовещенска, Магаданской, Сахалинской, Новосибирской и Московской областей, Приморского и Красноярского края, Республики Саха (Якутия) и других частей России. В направленной на поддержку данного события пресс-конференции приняли участие журналисты 30 СМИ.
В ходе проведения основных мероприятий выставки был проведен социологический опрос. Общее число респондентов - 241 фирма и компания.
В выставке этого года 52% экспонентов являются постоянными участниками данной выставки, 26% откликнулись на приглашение по электронной почте, 14% - по обычной почте, 8% - получили информацию от знакомых и средств массовой информации [4].
Интересным моментом исследования являются цели, с которыми та или иная компания приходит на выставку (Рисунок 3.1)