| 3.17 Привлечение фотографа, съемочной группы для работы на выставке, режиссура съемок | Сценарий съемок и фоторепортажей |
| 3.18 Подготовка заявочных материалов и рекламной продукции проекта на следующий год | Заявка и рекламные материалы на следующий год |
| 3.19 Разработка плана- графика экскурсий на выставке (время, тема, маршрут) | План тематических экскурсий и посещений |
| 3.20 Подготовка материаловк раздаче среди участников деловойпрограммы | Папка участника деловой программы»:программа мероприятия, информационные материалы выставки, сувенирная продукция |
| 3.21 Распределение обязанностей и закрепление сотрудников для работы на выставочной площадке в период выставки | Организационный план работы сотрудников на выставке |
IV. Проведение выставки
| Организационные мероприятия | Документальное обеспечение | |||
| 1. Застройка | ||||
| Застройка выставочного павильона (организация процесса въезда экспонентов, ввоза оборудования, контроль за состоянием стендов и оборудования, состоянием противопожарной безопасности и т.д.) | ||||
| Организация оборудования сцены, звука, художественного оформления павильона | ||||
| Организация сервис-бюро | ||||
| Раздача бэджей, папок экспонентам (каталог, билеты, др. материалы) | «Папка экспонента» | |||
| 2. Рабочие дни выставки | ||||
| Проведение протокольных мероприятий (открытие выставки, пресс-конференция, фуршет VIР | ||||
| Реализация деловой программы: | · Регистрационные листы· Социологическое исследование· Отчетные и рекламные материалы мероприятия | |||
| · Подготовка зала (оборудование, звук, количество посадочных мест)· Регистрация участников, раздача материалов· Ведение протокола · Проведение опроса социологического исследования среди участников деловой программы· Сбор всех информационных и рекламных материалов мероприятияПодготовка ежедневной Программы дня и ее размещение внутри выставочного павильона | Программа дня | |||
| Контроль над состоянием стендов и оборудованием, др. технические вопросы выставки | ||||
| Работа сервис-бюро дирекции- | ||||
| ксерокопирование | ||||
| фотография | ||||
| ламинирование | ||||
| Р/С, машинопись и т.д. | ||||
| Обеспечение работы информационного центра (продажа каталогов и СО, консультации экспонентов, организационные вопросы) | ||||
| Обеспечение работы VII5 зала, дегустационных залов, др. служебных помещений (закупка продуктов, найм официантов и контроль их деятельности, планирование встреч, переговоров и презентаций) | ||||
| Контроль над функционированием оборудования сцены, звуком и светом в выставочном павильоне | ||||
| Реализация презентационной программы и специальных проектов (лотереи, викторины. шоу-программы, концерты) на сценической площадке | ||||
| Формирование наборов сувенирной продукции, их распространение | Наборы рекламной продукции | |||
| Объявления по громкой связи в выставочном павильоне и на территории выставочного центра | График объявлений и тексты | |||
| Организация графика встреч официальных лиц и партнеров | База данных и переговоры с партнерами и официальными лицами | |||
| Реализация социологического исследования по проекту (тиражирование анкет, контроль над ходом исследования) | Результаты социологического исследования | |||
| Организация тематических экскурсий на выставке (маршрут, организация транспорта по мере необходимости и т.д.) | ||||
| Организация видео- и фотосъемки | Видео-, фотоматериалы | |||
| Работа с экспонентами по участию в выставке следующего года | Заявки на участие в выставке следующего года | |||
| Переговоры с партнерами, официальными лицами, ведущими СМИ | Договора и протоколы о намерениях, | |||
| 3. Демонтаж выставки | ||||
V. Подведение итогов выставки
| 5.1 Подготовка итоговых документов по договорам с администрацией павильона и генеральным застройщиком | Договор на следующий год с выставочным павильоном и застройщиком |
| 5.2 Заключение договоров по договоренностям на выставке с экспонентами | Заявки на участие в выставке следующего года |
| 5.3 Подготовка Официального отчета дирекции: | Официальный отчет проекта |
Комментарий. Официальный отчет включает в себя:
• введение
• экспозиционная информация; общие количественные показатели, отраслевая и географическая структура участников и посетителей, др.
• отчет о мероприятиях деловой, конкурсной, презентационной программы
• отчет о рекламно-информационном сопровождении проекта
• результаты статистического и социологического исследована по выставочному проекту
• приложения (состав рабочих органов, Распоряжения Правительства по выставочному проекту, положения о конкурсах, заключения конкурсных комиссий, списки лауреатов и др.)
• резюме
Данные отчета используются в кампании по продвижению следующей выставки (пресс-релизы, СМИ, рекламная полиграфическая продукция), являются итоговым отчетным документов для партнеров по организации выставки и органов, обеспечивающих ее поддержку.
5.4 Подготовка дайджеста прессы Дайджест прессы
| 5.5 Обработка видео и фото материалов выставки | Монтажвидеоматериалов и электронных демо-версий, слайдотека и презентационный альбом выставки |
| 5.6 Формирование «музея» проекта | Пакет рекламно-информационных материалов проекта, сувениры, отклики, и т.д |
| 5.7 Обработка материалов социологического исследования· 5.8 Подготовка Архива проекта: все базы (клиентские, СМИ, министерства и ведомства,· ассоциации и организации)· документация внутренняя и внешняя (официальные бумаги· письма и т.д.)· сметы, программы и др. материалы | Социологическое исследование рынка Архив проекта |
Часть II. Структура мероприятий деловой программы выставки
Современная выставка — многоуровневый инструмент маркетинга, площадка, где экспонент может одновременно рекламировать, продавать свою продукцию и формировать образ своей фирмы. Вместе с тем это клуб профессионалов, своего рода индикатор состояния и перспектив развития отрасли. Эту «профессиональную» составляющую в значительной степени формирует деловая программа выставки, включающая в себя целый спектр разноплановых мероприятий.
Для компаний-организаторов деловая программа выставки — инструмент «принудительного» привлечения целевой аудитории.
Официальные мероприятия
К официальным, «протокольным» мероприятиям относятся:
церемония открытия/закрытия выставки, пресс-конференции (в некоторой степени), визиты официальных лиц. официальные приемы /фуршеты, церемонии награждения лауреатов конкурсов и т.д..
Профессиональные мероприятия
Для профессиональных мероприятий важно, чтобы их содержание и способ проведения соответствовали заявленному в названии типу. Различают следующие типы мероприятий:
А) Конгресс — «съезд, собрание (обычно по вопросам международного значения»). Имеет сложную структуру мероприятий, обширную географию участников, широкий общественный резонанс
Б) Форум — «массовое собрание, съезд». По структуре и технологиям подготовки сходен с конгрессными мероприятиями).
В) Конференция- «большое собрание, совещание представителей каких-либо государств, организаций, групп». Имеет более практический/научный характер, более однородна по структуре и проблематике. Один из традиционных типов деловых мероприятий на выставке.
Г) Совещание- «заседание, собрание, посвященное обсуждению какого-либо специального вопроса». Целесообразно «подтягивание» к выставке отраслевых совещаний, организация выездных совещаний на выставочной площадке. Участники совещаний получают наглядный демонстрационный материал в виде экспонатуры выставки, а участники выставки — профессиональную (и часто влиятельную) аудиторию.
Д) Семинар-«групповое занятие для специальной подготовки, для повышения квалификации». Имеет практический/методический характер, число участников более ограничено Распространенный тип делового мероприятия на выставке
Е) Симпозиум- «совещание, конференция по специальному научному вопросу» Предметом симпозиума может стать узкоспециальный аспект двусторонних отношений, экономического сотрудничества и др. Предполагает профессиональную аудиторию
Ж) «Круглый стол»-обсуждение, дискуссия по актуальной теме/проблеме/событию Принцип организации равноправие участников
3)Заседание профессионального клуба, объединения, союза
И) Специальные показы- используются для демонстрации комплексных технологических процессов в различных отраслях
К) Специализированные салоны (аукционы, смотры)
Конкурсная программа
Важной составляющей выставок являются конкурсы, проводящиеся отраслевыми ведомствами и авторитетными организациями
Для проведения конкурса формируется конкурсная комиссия, разрабатывается положение о конкурсе и условия участия Важной составляющей выставок являются профессиональные Заявка на участие в конкурсе рассылается участникам выставки вместе с заявочной документацией
Особого внимания организаторов требует разработка процедуры отбора и оценки экспонатов и вопросы инфраструктуры (оборудование дегустационных залов, протокольные вопросы, информирование общественности о результатах конкурса, процедура награждения лауреатов)