- Важно сообщить также об отношении органов власти к данному проекту, даже если они не выделяют средств на его реализацию, важно знать - в курсе ли властные инстанции, поддерживают ли они эту деятельность.
- В обращении должны также содержаться сведения о других потенциальных или реальных донорах, которые уже проявили интерес к данному проекту, или на чью поддержку фандрайзеры рассчитывают. Правда некоторые доноры предпочитают как раз оказывать поддержку именно в одиночку, но такое встречается не очень часто.
- Полезно также сообщить, привлечено ли к программе внимание СМИ и каких, будет ли освещаться реализация проекта, заключительное мероприятие в СМИ.
- Интерес у адресата, несомненно, могут вызвать сведения о льготах и преимуществах, которые может дать ему поддержка данного проекта (реклама, налоговые льготы, преимущества сотрудникам и их семьям и т.п.).
Необходимо сообщить также - на что именно необходимы средства поддержки. При отсутствии таких сведений возникают вполне обоснованные подозрения, что либо организаторы - толком не представляют экономическую сторону дела, либо они пытаются испрашивать деньги на факт собственного бытия. Конкретные суммы в предварительном обращении лучше не сообщать, так же как и прикладывать конкретную смету расходов.
- Той же цели может служить и приглашение потенциальному донору войти в оргкомитет, принять участие в итоговом совещании и прочих мероприятиях, имеющих отношение к контролю использования средств.
- Полезно также ближе к концу текста предупредить адресата, что в течение ближайшей недели после получения им обращения его будут беспокоить телефонным звонком относительно договоренности возможности личной встречи для конкретного обсуждения возможного сотрудничества и во время которой он получит дополнительную информацию.
- И наконец, в основном тексте обращения должны содержаться сведения о контактном телефоне и конкретных лицах, у которых потенциальный донор может получить дополнительные сведения.
- Подписан текст обращения может быть как организаторами проекта или также кем-то из известных лиц с репутацией, входящих в группу поддержки проекта.
- Обращение может дополняться приложениями (информационными материалами, откликами в прессе и т.п.
- Текст обращения и приложений должен иметь приличный дизайн (на фирменном бланке, с использованием хороших шрифтов и т.д.
- Дизайн текста предложения должен дополняться соответствующим дизайном конверта. Однако не следует слишком увлекаться оформлением конвертов (шелкография, золотое тиснение и т.п.) - это может только насторожить потенциального донора, натолкнув его на небезосновательные мысли о том, на что могут пойти его средства. Дизайн рассылка вообще должен выдерживаться в стиле что называется "скромно, но со вкусом".
Рассылка может осуществляться как по почте, так и с курьером. Дата рассылки должна быть зафиксирована и введена в базу данных учета.
За рассылкой, спустя несколько дней должен следовать телефонный звонок, целью которого является договориться о личной встрече с ответственным должностным лицом.
В случае достижения договоренности (а значит и проявленного интереса) проводится собеседование. Сам его факт - уже немалое достижение фандрайзеров. Поэтому необходимо закрепить этот успех.
К собеседованию важно тщательно подготовиться. Необходимо подготовить все необходимые документы и материалы (устав, положение, полное описание проекта, сметы затрат и доходов, отзывы, рекомендации, справка о налоговых льготах, гарантийные письма других доноров, иллюстративные материалы, фотографии, схемы и т.д.), чтобы быть готовым дать ответ на вопросы, которые могут возникнуть при встрече. На встречу фандрайзеру лучше идти не одному, а привлечь к участию в ней авторитетного и известного члена правления, оргкомитета или группы поддержки. Это может решающим образом сказаться и на ходе беседы и на ее результатах.
На саму встречу лучше не опаздывать и являться вовремя. Заранее приходить в офис и ждать назначенного времени тоже не стоит. И в этом случае полезно помнить, что фандрайзинг - не попрошайничество, а фандрайзер - не проходимец или униженный проситель. Речь идет о возможном сотрудничестве и партнерстве в социально важном деле, которое может отвечать интересам обеих сторон. После представления и знакомства, следует кратко и внятно изложить суть дела и ваше понимание взаимных интересов сторон, ответить на возникшие вопросы.
Ни в коем случае не следует настаивать на однозначном ответе по итогам встречи. Это право потенциального донора. Если он сочтет возможным это решение принять - вы сэкономите некоторое время. Со стороны же фандрайзера единственным результатом встречи может быть договоренность о сроках принятия решения потенциальным донором и способе информирования об этом решении.
Кроме того, человек действительно нашел время для встречи и обсуждения. И, разумеется, такую письменную благодарность необходимо направить после получения окончательного решения - вне зависимости от его характера. А в случае положительного решения и получения поддержки такую письменную благодарность надо оформить в респектабельном дизайне, она должна быть подписана известными людьми-членами вашей группы поддержки или оргкомитета. Донор будет хранить ее, демонстрировать партнерам и коллегам. Для него это элемент его PR и в этом ему надо помочь, сполна удовлетворив эту его потребность.
В случае позитивного решения вопроса соответствующие данные заносятся в систему учета. В случае отказа - обязательно необходимо выяснить причину отказа. Это выяснение - долг профессиональной чести фандрайзера. Мы видели общность интересов, но она не состоялась. Значит, мы в чем-то ошиблись и для нас важно понять - в чем.
Между тем, разъяснение отказа может стать новой перспективой сотрудничества - все дело в том, как к нему относиться и как строить последующие отношения, учитывая мотивы потенциального дарителя. Если отказ мотивируется отсутствием денег- они могут появиться потом: раз кончаются деньги, должно когда-то закончиться и их отсутствие. Если все деньги идут на развитие банка или предприятия - отлично, открывается перспектива в дальнейшем. Если круг оказания помощи уже определен - тоже хорошо. Это значит, что на этой фирме имеется специальная структура и есть специальные люди, профессионально занимающиеся организацией благотворительности. Значит, во-вторых, в такой организации больше шансов получить поддержку и помощь. Задача заключается, в-третьих, в том, чтобы узнать сроки и порядок рассмотрения заявок.
И в любом случае не следует воспринимать отказ близко к сердцу, как проявление пренебрежения к Вашему делу и Вам лично. Фандрайзинг - это работа, имеющая свою специфику и предполагающая определенный профессионализм. Поэтому не следует утрачивать чувство профессионального и личного достоинства, а также, что весьма немаловажно- чувство юмора.
3.3 Специальные мероприятия
В фандрайзинге широко практикуются специальные разовые мероприятия - балы, вечера, конкурсы, чествования, марафоны, аукционы, подписки, презентации, конференции, обеды и т.д. - во время подготовки и проведения которых и привлекается внимание потенциальных доноров к проекту или программе, и одновременно - собираются необходимые средства.
Их организация отнимает достаточно много сил и времени, и уже обсуждавшиеся методы должны быть использованы первыми, но их проведение может создавать хорошую рекламу проектам и организации, вовлекать штатных и добровольных сотрудников в реальную работу. Многие организации и учреждения культуры весьма предрасположены к устройству таких акций, ибо это их естественная творческая деятельность: спектакли, концерты, праздники. Специальная акция представляет собой обычно яркое событие, достойное внимания широкой общественности. Но для этого надо поработать со СМИ, разослать программы, приглашения, обеспечить рекламу. Подобные акции надо по возможности делать регулярными, придавая им статус "визитной карточки" организации.
Список приглашенных на такое мероприятие разрабатывается за 7-8 недель. При рассылке приглашений в конверт вкладываются конверт для ответа и заготовка этого ответа. Все материалы рассылки должны быть оформлены в добротном дизайне, потому что для каждого получателя приглашение на такое мероприятие является подтверждением его высокого социального статуса и репутации. На вечернее мероприятие разумно пригласить вместе с супругой или супругом. Через пару недель следует позвонить тем, кто не дал ответа, и спросить смогут ли они придти и затем забронировать места. Тем, кто отклонил приглашение, необходимо послать письмо, выражающее надежду на то, что они смогут посетить другое мероприятие в этом году. Тем, кто принял приглашение, необходимо сообщить всю необходимую дополнительную информацию.
Во время проведения мероприятия должен быть обеспечен высокий уровень обслуживания (угощение, интерьер помещения, фото и видеосъемка, ТВ и т.д.).
По итогам проведения мероприятия обязательно должен быть проведен анализ его подготовки, проведения и эффективности.
· Приемы и презентации. Несмотря на то, что многие спонсоры не связывают себя обязательствами посетить мероприятие. Разумно провести несколько контрастных приема в течение года, предоставить спонсорам широкий выбор и продемонстрировать диапазон возможностей организации.
Во время самого мероприятия надо отметить каждого из прибывших гостей, дать им уточненную программу, указать, где находится гардероб, буфет или бар, другие помещения. Если необходимо выделить конкретного гостя из остальной публики, - подготовьте для него значок в петлице или на лацкане. Кто-то должен быть подробно проинструктирован как проводить гостей, обеспечить их всех напитками, позаботиться, чтобы все были представлены друг другу.