1) каса підприємства (при бухгалтерії підприємства);
2) операційна каса (що знаходиться в тому чи іншому підрозділі).
3) валютна каса (вводиться при здійсненні зовнішньоекономічної діяльності і направленні працівників у закордонні відрядження);
4) каса філії (вводиться при наявності відособленої чи філії представництва, виділеної на окремий баланс).
Рахунки в банку — рахунок бухгалтерського обліку руху і виявлення облікових залишків безготівкових коштів, який розташовує підприємство.
Планом рахунків передбачені наступні рахунки обліку коштів підприємства, що знаходяться на поточних (розрахункових) рахунках у банках:
– поточні рахунки в банках;
– інші рахунки в банках.
Грошові кошти підприємства підрозділяються на два види:
1) кошти в касі підприємства;
2) кошти на рахунках у банках:
а) поточні рахунки в національній валюті відкриваються юридичним особам в установах банків для зберігання вільних коштів і ведення безготівкових розрахунків у національній валюті;
б) поточні рахунки в іноземній валюті, призначені для збереження вільних коштів і здійснення безготівкових розрахунків в іноземній валюті;
в) спеціальні рахунки для безготівкових розрахунків з контрагентами (рахунок акредитива, рахунок лімітованої чекової книжки);
г) спеціальні рахунки для бюджетного фінансування і цільових надходжень (бюджетні рахунки для цільових заходів);
д) позикові рахунки, що відкриваються для обліку позик шляхом оплати розрахункових чи документів перерахування позикових коштів на поточні, акредитивний чи інші рахунки відповідно до умов кредитної угоди;
е) депозитні рахунки відкриваються на певний строк для збереження вільних коштів, що перелічуються з поточних рахунків на рахунок депозиту, а після закінчення терміну збереження відповідно до депозитного договору повертаються на той же рахунок з відсоток по депозитних вкладах.
4. Організація розрахунків готівкою
Основними документами, що регламентують порядок здійснення операцій з наявними коштами, а також застосування штрафних санкцій за порушення порядку ведення операцій з готівкою, є:
1) Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ от 19.02.2001 № 72 (далі — Положення № 72);
2) Інструкція про організацію роботи з наявного звертання установами банків України, затверджена постановою Правління НБУ від 19.02.2001 № 69 (далі — Інструкція № 69);
3) Указ Президента України від 12.06.95 № 436/95 „Про застосування штрафних санкцій за порушення норм регулювання звертання готівки” у редакції Указу Президента України від 11.05.99 № 491/99.
Усі підприємства й індивідуальні підприємці, що мають поточні рахунки в банку, зобов’язані зберігати свої кошти в установах банків. Однак для здійснення господарської діяльності (для виплати заробітної плати й оплати командировочних витрат, для придбання товарів, канцтоварів і т.д.) їм необхідно визначена кількість готівкових коштів.
Розрахунки наявними коштами між собою і з громадянами підприємства можуть здійснювати як за рахунок коштів, отриманих з кас банків, так і за рахунок виторгу, отриманої від реалізації товарів (робіт, послуг), і інших касових надходжень. Однак при цьому варто враховувати, що Положенням № 72 установлений граничний розмір розрахунків готівкою одного підприємства (підприємця) з іншим підприємством (підприємцем), що встановлений у сумі 3000 грн. протягом одного дня по одному чи декільком платіжним документам.
У випадку здійснення підприємствами розрахунків готівкою з іншими підприємствами (підприємцями) понад 3000 грн., засобу, що перевищують дану суму, додаються до фактичних залишків готівки в касі на кінець дня здійснення даної операції. Потім отримана сума порівнюється з затвердженим лімітом каси, і у випадку його перевищення до підприємства застосовуються штрафні санкції за перевищення встановлених лімітів залишку готівки в касі в розмірі дворазової суми понадлімітної готівки за кожний день.
Зазначені обмеження стосуються також розрахунків готівкою підприємств в оплату за товари, придбані для виробничих (господарських) нестатків за рахунок коштів, отриманих по корпоративних картках.
При цьому кількість підприємств (індивідуальних підприємців), з якими здійснюються розрахунки протягом дня, не обмежується. Платежі підприємства понад установлену суму відповідно до п. 2.3 Положення № 72 повинні здійснюватися тільки в безготівковому порядку.
У Положенні № 72 приведене наступне визначення поняття „розрахунки готівкою” — це платежі наявними підприємств, підприємців і фізичних осіб за реалізовану продукцію (товари, виконані роботи, надані послуги) і по операціях, безпосередньо не зв’язаним з реалізацією продукції (товарів, робіт, послуг) і іншого майна.
Виходячи з даного визначення „розрахунки готівкою” передбачають не тільки розрахунки за реалізовану продукцію і т.п., але і будь-які інші наявні надходження в касу підприємства, зокрема надходження від позареалізаційних надходжень.
Відповідно до п. 1.2 Положення № 72 позареалізаційні надходження — надходження від операцій, безпосередньо не зв’язаних з реалізацією продукції (робіт, послуг) і іншого майна (включаючи основні фонди, нематеріальні активи, продукцію допоміжного й обслуговуючого виробництва), у тому числі від погашення дебіторської заборгованості, заборгованості по позиках, безкоштовно отримані засоби, відшкодування матеріальних збитків, внески в статутний фонд, платежі за надання в лізинг (оренду) майна, роялті, доход (відсотки) від володіння корпоративними правами, повернення невикористаних підзвітних сум, інші надходження.
Таким чином, Положення № 72 розставило всі крапки над «I» у питанні: які платежі підприємств (підприємців) між собою обмежуються сумою в 3 тис. грн. у день. Тепер це не тільки розрахунки за продукцію (товари, роботи, послуги), але і позареалізаційні надходження в касу підприємства.
Підприємства (підприємці) і фізичні особи можуть здійснювати розрахунки готівкою за придбані товари (виконані роботи, надані послуги) через установи банків. Зазначені розрахунки здійснюються шляхом внесення готівки в установи банків для подальшого перерахування їх на рахунки підприємств (підприємців) чи фізичних осіб. Такі розрахунки є для покупців (платників коштів) наявними, а для підприємств-продавців (одержувачів коштів) — безготівковими. Завдяки закріпленню в Положенні № 72 зазначеної норми, розрахунки за продані товари (роботи, послуги) через касу банку, минаючи касу підприємства, для підприємства-продавця вважаються безготівковими, а стало бути, не вимагають наявності торгового патенту.
4.1. Організація збереження готівкових коштів
Для прийому, збереження і витрачання готівки коштів підприємство повинне мати касу. Касою називається чи приміщення місце, призначене для прийому, видачі і збереження готівкових коштів, інших цінностей і касових документів, де, як правило, ведеться касова книга. Дане визначення є досить ліберальним стосовно вимог, пропонованим раніше Порядком № 21, до приміщення й устаткування каси. Вимоги Порядку № 21 щодо відособленості, ґрат і іншого спеціального устаткування приміщення каси викликали досить багато складностей, особливо в малих підприємств.
Тепер касою може вважатися і робоче місце касира, де зберігається готівка і ведеться, як правило, касова книга, навіть якщо воно знаходиться в приміщенні разом з іншими працівниками бухгалтерії. Однак у Положенні № 72 міститься вимога, відповідно до якого керівники підприємств повинні забезпечити надійне збереження готівкових коштів у касах, а також їхня схоронність у випадку доставки з установи банку і здачі в установу банку. Якщо з вини керівників не були створені необхідні умови для забезпечення схоронності коштів під час їхнього збереження і транспортування, то вони несуть за це — відповідальність у встановленому чинним законодавством України порядку.
Відповідальною особою у касі підприємства є касир. Він несе повну матеріальну відповідальність за схоронність усіх прийнятих їм цінностей.
Для призначення працівника на посаду касира адміністрацією підприємства видається наказ. Крім того, він зобов’язаний під розписку ознайомити працівника е нормами, передбаченими Положенням № 72, викладеними в посадовій інструкції касира. Після цього з касиром полягає договір про повну матеріальну відповідальність.
У випадку відсутності касира (у зв’язку з хворобою і т. ін.), цінності, що знаходяться в нього в підзвіті, терміново перераховуються іншим касиром, якому вони передаються, у присутності керівника і головного бухгалтера чи підприємства в присутності комісії в складі осіб, призначених керівником підприємства. Про результати перерахування і передачі цінностей складається акт за підписами зазначених осіб.
На підприємствах, що мають велика кількість чи підрозділів обслуговуються централізованими бухгалтеріями, оплата праці, виплати посібника по тимчасовій непрацездатності, стипендій і премій можуть здійснюватись за письмовим наказом керівника підприємства, іншими, крім касирів, особами. З цими особами полягає договір про повну матеріальну відповідальність і на них поширюються усі права й обов’язки, установлені для касирів.
На тих підприємствах, де по штатному розкладів посада касира не передбачена, обов’язку касира можуть виконуватися чи бухгалтером іншими працівниками за письмовим наказом керівника підприємства. З особою, на яке покладені обов’язки касира, також полягає договір про повну матеріальну відповідальність.
4.2. Ліміт залишку готівки у касі
Одним з головних показників контролю і регулювання наявного звертання є ліміт залишку готівки у касі.
Ліміт залишку коштів у касі (далі — ліміт каси) — це граничний обсяг готівкових коштів, які можуть залишатися в касі підприємства на кінець робочого дня.