Со склада или из кладовой санатория продукты отпускаются в производство (кухню) для питания отдыхающих, в рабочие столовые санаториев, в буфеты, бары и на другие цели. Отпуск продуктов в производство оформляют накладными, которые выписывают на основе меню-раскладок. В столовые, буфеты и бары продукты питания отпускаются по накладной.
При отпуске продуктов в накладной должны быть указаны: полное наименование продуктов, сорт и другие отличительные признаки, единица измерения, количество, цена, стоимость.
При отсутствии каких-либо продуктов, указанных в меню-раскладке и накладной, их замена может осуществляться только с разрешения лиц, на то уполномоченных. При этом выписывается дополнительная накладная, а в меню-раскладке делается пометка о замене.
Расходные документы выписываются в двух экземплярах: один остается у кладовщика, а второй - у получателя продуктов. Затем один экземпляр вместе с реестром предается в бухгалтерию, где сверяется с меню-раскладкой.
План-меню в санатории составляется в зависимости от профиля заболеваний, включая диетическое питание. В нем должны быть указаны наименование и номера блюд согласно Сборнику рецептур, количеству приготовляемых блюд. Сборник рецептур блюд и кулинарных изделий является нормативным документом, содержащим нормы расхода и перечень продуктов, необходимых для приготовления различных блюд.
На каждое блюдо должна заводиться калькуляционная карточка, в которой необходимо производить расчет стоимости набора исходя из изменения цен. Калькуляционная карточка подписывается заведующим производством, составляющим ее калькулятором и утверждается руководителем санатория.
При изменении компонентов в сырьевом наборе блюда и цены на сырье и продукты новая цена блюда определяется в последующих свободных графах калькуляционной карточки с указанием в заголовке даты произведенных изменений. В графе «Дата составления» указывается дата последней записи в карточке.
Количество отпускаемых со склада или кладовой продуктов в производство определяется исходя из суточной потребности составленного плана-меню и остатка сырья на кухне. Отпуск сырья со склада (кладовой) оформляется накладными (ф. ОП-4), составляемыми в двух экземплярах, один из которых передается вместе с продуктами заведующему производством, а второй - вместе с товарным отчетом сдается кладовщиком в бухгалтерию.
В накладной на отпуск продуктов на кухню может быть два вида цен, на складе продукты учитываются по покупным ценам, а на кухне - по продажным.
Полученные со склада по накладным продукты находятся под отчетом у материально ответственных лиц, например у заведующего производством. В конце каждого рабочего дня материально ответственное лицо должно отчитаться перед бухгалтерией о количестве использованного сырья, объеме и сумме отпущенной продукции.
Бухгалтерия контролирует движение и сохранность сырья и готовых изделий, сопоставляя отчеты о движении продуктов и тары на кухне со складскими документами. Проверенный в бухгалтерии отчет с приложенными к нему первичными документами, планом-меню и меню служит основой отражения на счетах бухгалтерского учета движения товарных запасов.
Некоторые санатории формируют за счет издержек резерв предстоящих расходов и платежей под естественную убыль товаров ежемесячно. При этом оформляется бухгалтерская запись:
Дебет сч. 44 «Расходы на продажу»
Кредит сч. 96 «Резервы предстоящих расходов».
Суммы потерь естественной убыли относятся с кредита счета 41 «Товары» в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и далее в дебет счета 96 «Резервы предстоящих расходов» с кредита счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Такое списание должно подтверждаться актами инвентаризации, что не всегда соблюдается на практике.,
Главный бухгалтер осуществляет контроль за отделом питания бухгалтерии по следующим направлениям:
1) правильность ведения регистров учета для товаров, готовой продукции и полуфабрикатов;
2) обеспеченность раздельного учета затрат по готовой продукции, стоимость которой включается и не включается в цену путевки;
3) окончательное отражение в регистрах учета продажных цен;
4) правильность ведения калькуляционных карточек готовых изделий;
5) обеспечение ведения количественно-суммового учета товаров на складах;
6) предоставление товарно-денежных отчетов кладовой, буфетами для записей бухгалтерией в регистрах аналитического учета;
7) участие бухгалтерии в проверке правильности закладки продуктов по норме;
8) проверка медперсоналом соответствия диагноза номеру рекомендованной диеты;
9) проверка фактического соответствия меню номеру рекомендованной диеты;
10) проведение инвентаризаций, их периодичность и отражение в учете;
11) выявление периодически возникающих излишков, их отражение в учете, в том числе выявление редко используемых специй, круп, пряностей и т.д.;
12) периодичность сверки регистров учета товаров с данными Главной книги при неполной автоматизации учета.
Анализ товарных операций столовых санаториев может осуществляться по таким направлениям:
· инвентаризация товаров на складах, в производстве, в буфете;
· соответствие отпущенного кладовой на кухню количества продуктов изготовленным блюдам и кулинарным изделиям;
· полнота вложения сырьевого набора;
· соблюдение соответствия фактического расхода на статью «Диетическое питание» сметной стоимости по путевке;
· соблюдение порядка установления и размера наценок на продукты питания и сырье, расходуемые на продукцию, не включаемую в стоимость путевок;
· достоверность продажных цен;
· достоверность калькуляции готовых изделий;
· правильность отражения отпуска продуктов, полуфабрикатов, кондитерских изделий и оприходование их другими материально ответственными лицами;
· замена продуктов и их влияние на себестоимость готовых изделий.
Особое внимание следует уделять применению и правильности заполнения форм первичной учетной документации по учету операций в общественном питании, которое утверждено постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 г. № 132.
Санаторно-курортными организациями часто не используется контрольный расчет расхода специй и соли (ф. № ОП-13), который применяется для определения стоимости недорасхода специй и соли по решению руководителя организации.
Практика показывает, что часто имеет место перерасход специй и соли. Остаток специй и соли на начало отчетного периода и поступление за этот период определяют на основе данных ведомости учета движения продуктов в производстве или накладных, фактический остаток на конец отчетного периода отражается по акту инвентаризации. Количество полуфабрикатов, готовых изделий и стоимость специй и соли, включенных в калькуляцию проданных и отпущенных готовых изделий и полуфабрикатов, записывается на основе акта о реализации и отпуске изделий производства. Сравнением данных о фактическом расходе специй и соли из графы 7 расчета и стоимости включенных в калькуляцию специй и соли по строке «Итого» справки определяется отклонение, расчет утверждается руководителем организации.
При инвентаризации, смене бригады, когда работа кухни производится в две смены (период максимального «развертывания» коечной емкости) целесообразно применять акт о снятии остатков продуктов, полуфабрикатов и готовых изделий кухни (ф. № ОП-15), который составляется и подписывается комиссией.
Учет столовой посуды и приборов должен осуществляться в журнале учета столовой посуды и приборов, выдаваемых под отчет работникам организации (ф. № ОП-19), ответственным за его ведение является назначенное лицо - заведующий столовой, бригадир официантов или другое материально ответственное лицо. При автоматизации обработки документов применяется предложенная унифицированная форма. Журнал подписывается материально ответственным лицом и работниками, которым выдается под отчет столовая посуда и приборы.
Таким образом, санаторно-курортным организациям следует применять унифицированные формы первичной учетной документации для повышения качества учетной работы и системы внутреннего контроля за расходом сырья и продуктов питания.
Лечение, предусмотренное санаторно-курортной путевкой, связано с использованием различных медикаментов и медспецматериалов, стоимость которых запланирована при калькулировании себестоимости койко-дня.
Задача обеспечения отдыхающих и больных качественным медицинским обслуживанием связана с контролем за полным и эффективным использованием предназначенных медикаментов.
В бухгалтерском учете санаториев медикаменты, перевязочные и прочие спецматериалы отражаются в суммарном выражении. При учете медикаментов санаторно-курортные организации могут пользоваться согласованной с Минфином СССР и утвержденной Приказом Министерства здравоохранения СССР от 02.06.1987 г. № 747 «Инструкцией по учету медикаментов, перевязочных средств и изделий медицинского назначения в лечебно-профилактических учреждениях здравоохранения, состоящих на государственном бюджете СССР».
В санаториях, имеющих аптеку, ответственность за учет медикаментов в их количественном и суммарном выражении возложена на заведующего аптекой; при отсутствии аптек - на старшую медицинскую сестру, которая является материально ответственным лицом за эти материалы.
В бухгалтерии и в аптеке аптекарские запасы учитываются в денежном суммарном выражении.
Количественный учет в аптеке должен осуществляться по следующим группам ценностей: ядовитые вещества; этиловый и денатурированный спирт; остродефицитные и дорогостоящие медикаменты; оборотная тара, стоимость которой не включена в цену медикаментов, а показана в счетах отдельно.