Работа с данными прошлых лет. Возможность исправления и перерасчета данных прошлого года; просмотр информации любого из предыдущих лет. Автоматический переход в новый год с переносом сальдо по счетам и субсчетам для контрагентов.
Контекстная помощь. В любом месте пользователь может вызвать контекстную подсказку о режимах работы, о назначении функциональных клавиш, о возможных действиях. В системе содержится в виде справочника полный текст инструкции по применению плана счетов бухгалтерского учета с быстрым поиском необходимой информации.
Калькулятор. Система снабжена калькулятором, который вызывается в любом месте работы при нажатии комбинации клавиш.
Особенности учета валютных операций
Важное достоинство системы – возможность в любой момент начать учет валютных операций. Пока в организации отсутствует валютный счет, и не проводятся валютные сделки, система работает в рублевом варианте, и о валюте нет упоминаний ни на экране, ни в печатных формах. После начала валютной деятельности пользователю следует открыть возможность отражения валютных операций и система перейдет в режим работы как с рублевыми, так и с валютными операциями. Это означает, что система позволяет:
· вводить, редактировать операции в валюте;
· исправлять и дополнять справочники валют и их курсов;
· при подсчете сальдо производить пересчеты курсов и составлять проводки, корректирующие сальдовые остатки на счетах, учитывающих валюту;
· относить результат вычисления курсовой разницы на счет, указываемый пользователем на основании инструктивных документов;
· при контроле записей проверять правильность использования курсов при составлении проводок: соответствие рублевой и валютной суммы по текущему курсу на дату совершения операции;
· при поиске отыскивать операции по условию, включающему условия на значение суммы в валюте и вид работы;
· показывать сальдо по счетам и субсчетам как по рублевым суммам, так и по валютным в разрезе каждого вида валют. При этом, поскольку система автоматически составляет корректирующие проводки, рублевый эквивалент всегда будет соответствовать валютному на дату составления сальдо.
Порядок работы в системе
Занесение проводок. Проводки заносятся в систему ежедневно либо с периодичностью, удобной конечному пользователю. Занесенные проводки можно просматривать, исправлять, выводить на печать или обрабатывать с целью получения информации о состоянии различных счетов и субсчетов.
Контроль записей. Перед подсчетом сальдо проводится контроль записей на корректность, не проконтролированные записи не просчитываются. Если в ходе контроля выявлены ошибочные записи, то требуется их исправить и провести контроль заново. Как только все записи окажутся верными, можно приступать к подсчету сальдо. Тем не менее расчеты можно производить и до контроля в разделе «Обороты за период». Система лишь напомнит о возможных неточностях в расчете.
Подсчет сальдо и баланса. Сальдо по счетам и субсчетам на начало указанного пользователем месяца система рассчитывает автоматически. Подсчитанные сальдо всегда сходятся. При вводе новых проводок и при исправлении старых система автоматически перемещает дату контроля на самую раннюю дату из редактируемых записей (осуществляется так называемый откат). После этого проводится контроль и затем вновь рассчитывается сальдо. На основании подсчитанного сальдо система заполняет баланс и составляет отчетные формы. Возможность произвести перерасчет сальдо после внесенных исправлений позволяет отказаться от использования красного сторно в пределах квартала.
Главная книга, оборотная ведомость. Если требуется больше информации, чем содержится в сальдо и балансе, то можно составить Главную книгу с суммами по различным корреспонденциям. Главная книга в системе более удобна, чем обширная по размерам шахматка или Главная книга, составленная ручным способом. Оборотную ведомость можно использовать для просмотра оборотов по счетам: развернуто по каждому счету и субсчету или в свернутом виде – по синтетическим счетам.
Печать бухгалтерских архивов. При ведении компьютерного учета не следует забывать, что некоторые документы должны храниться в бумажном виде, подписанными и подшитыми, как того требуют инструкции. Поэтому при завершении работ с отчетным кварталом целесообразно отпечатать такие документы, после чего можно приступать к работе в следующем квартале.
Работа со справочниками. Для обеспечения удобства конечному пользователю, поддержания работоспособности системы особое значение имеет порядок в справочниках. С настройки справочников начинается работа с системой после ее инсталляции, через справочники заносятся изменения в атрибуты организаций, справочники помогают поддерживать порядок в проводках за счет использования шаблонов.
Поиск информации. Встроенный гибкий конструктор запросов обеспечивает достаточно сложный оперативный поиск информации по многим атрибутам.
Редактирование шаблонов типовых форм. В систему встроен редактор типовых форм выходных документов. Освоение его достаточно просто и не требует программистской квалификации. Указанный редактор окажется незаменим при настройке на привычный пользователю документооборот, а также в случае изменения отчетных форм для представления в налоговые и статистические органы.
Иные особенности работы с системой «Главный бухгалтер» представлены в обширной контекстной помощи, которая ориентирована на помощь не только компьютерного, но и бухгалтерского характера.
Основные эксплуатационные свойства системы
Основные качества любой автоматизированной системы проявляются спустя некоторое время после начала эксплуатации. Надежность, простота, гибкость – это именно то, что требуется бухгалтеру – профессионалу от систем такого класса.
Как показал опыт эксплуатации, система имеет дружественный интерфейс, дизайн, пригодный для многочасовой работы перед экраном. Она сопровождает работу необходимыми сообщениями, напоминаниями, иногда предостережениями.
Система часто «думает» за пользователя. Особенно важно, что системой без особых усилий может пользоваться бухгалтер, практически не обладающий навыками работы с компьютером.
«1С: Бухгалтерия» версия 7.5
Программа «1С: Бухгалтерия» является компонентой ведения бухгалтерского учета в комплексе программ «1С: Предприятие» и может работать совместно с другими его компонентами.
«1С: Бухгалтерия» - самая распространенная программа автоматизации бухгалтерского учета в странах СНГ. По данным журнала «Бухгалтерский учет» количество только зарегистрированных ее пользователей составляет около 250 тысяч.
Программа может продаваться в разных вариантах – однопользовательском (локальном) и многопользовательском (сетевом). Многопользовательский вариант предполагает одновременную работу с программой на нескольких рабочих местах в компьютерной сети.
Типовая конфигурация программы, входящая в комплект поставки, использует стандартную методику бухгалтерского учета в соответствии с действующим законодательством. Помимо этого существуют базовая и профессиональная версии программы. Они отличаются тем, что в первой из них отсутствует возможность конфигурирования, и бухгалтер может работать с ней только в рамках типовой конфигурации. Базовая версия является однопользовательским вариантом.
Программа имеет современный внешний вид; разделы главного меню интуитивно понятны даже неопытному пользователю; в отдельные группы скомпонованы справочники, документы, отчеты и журналы, что дает возможность наглядно и быстро работать с ними. В программе имеется справочник корректных проводок, что уменьшает вероятность ошибки при корреспонденции счетов. Каждый бухгалтер может иметь свои настройки, свои пункты меню и панели инструментов в зависимости от обслуживаемого им участка бухгалтерского учета и права доступа к данным, хранящимся в системе. Есть возможность, уходя со своего рабочего места заблокировать работу с программой; без личного пароля никто не сможет получить доступ к программе и данным бухгалтерского учета.
Для регистрации документов, операций и проводок используются журналы, количество которых определяется настройкой программы. В типовой настройке присутствуют журнал документов, журнал операций и журнал проводок.
Проводки могут формироваться разными способами: пользователем вручную, с помощью типовых операций и первичных документов. Типовые операции могут быть разбиты на группы, связанные с одним участком бухгалтерского учета. Первичные документы формируются с помощью раздела «Документы». В типовой конфигурации все документы этого раздела разбиты на группы по смысловому содержанию. Отдельно стоит сказать о так называемых регламентных документах. К ним относятся документы по начислению износа ОС и НМА, переоценке валюты и закрытию месяца. Эти документы вводятся один раз в месяц.
Так как план счетов – основа ведения бухгалтерского учета на предприятии, программа поставляется с настройкой на стандартный план счетов, установленный соответствующими нормативными документами. В зависимости от конкретной конфигурации программа может иметь несколько планов счетов. Активным может быть только один из них. Данная возможность может быть полезна при ведении на одном компьютере бухгалтерского учета для нескольких предприятий. Это еще одна из особенностей «1С: Бухгалтерии».
В программе предусмотрено большое количество иерархических справочников аналитического учета (организации, сотрудники, материалы и т. д.). Для них определен специальный термин – субконто. Любому из счетов (субсчетов) можно поставить в соответствие любой справочник аналитического учета. Например, можно вести аналитический учет на 60 счете в разрезе контрагентов – поставщиков. К одному счету может быть прикреплено до пяти справочников субконто, что позволяет вести многомерный аналитический учет. Кроме того, программа позволяет вести многовалютный учет. Для этого предусмотрено ведение справочника видов валют и их курсов.