Планирование затрат - это процесс определения целей как организации в целом, так и ее отдельных подразделений в форме постановки производственных задач и средств для их выполнения.
Планы конкретизируются в сметах (показатели плана в денежном выражении). Например, смета расходов - это план ожидаемых затрат; смета перспективных доходов - это план поступлений и издержек будущего периода.
В любой смете заложена возможность осуществления контроля (путем сравнения фактических затрат с запланированными), определения отклонений и их анализ.
В процессе контроля затрат сначала устанавливаются стандарты-нормативы расходов (например, нормативные затраты и запасы). По этим данным можно определять показатели эффективности.
Затем выявляются различия между плановыми и фактическими показателями. Это позволяет определить неблагоприятные тенденции, установить причины отклонения от плана и внести соответствующие коррективы.
Рассмотрим пример.
В бухгалтерском отчете о производственных затратах установлено, что стоимость единицы продукции оказалась значительно выше нормативных показателей. Эти данные направляются руководителю производственного подразделения. В результате обследования может быть установлено, что это произошло из-за неэффективного использования рабочей силы или сверхнормативного брака, эксплуатации неисправного оборудования или нарушения технологии производства.
На стадии управления стоимостью происходит оценка выбранных точных и значимых данных о затратах и анализ полученной информации для принятия решений:
- стоит ли приступать к производству нового изделия?
- следует ли приостановить выпуск продукции?
- надо ли принимать заказ по специальной цене, ниже нормальной продажной цены?
- не следует ли заменить имеющееся оборудование?
- надо ли покупать новое оборудование или лучше его взять в аренду?
- не лучше ли закупить комплектующие части, чем производить их собственными силами?
- следует ли увеличивать производственные мощности?
Система управления стоимостью должна содействовать руководству в принятии оптимальных решений, касающихся:
а) разработки новых изделий;
б) назначения цены;
в) проведения маркетинговых мероприятий;
г) расширения или сужения ассортимента и т.д.
Для определения необходимых затрат и соответствующих финансовых результатов, в том числе на различных стадиях анализа затрат, используются количественные методы:
а) метод кривых роста производительности;
б) линейное программирование;
в) метод планирования запасов;
г) метод оценки и пересмотров планов и др.
Задачей бухгалтерского управленческого учета является составление отчетов второй и третьей групп, информация которых предназначена для собственников предприятия (организации), где проводится учет, и его управляющих (менеджеров), т.е. для внутренних пользователей бухгалтерской информации. Эти отчеты должны содержать информацию не только об общем финансовом положении предприятия, но и о состоянии дел непосредственно в области производства. Содержание отчетов может меняться в зависимости от их целевого назначения и должности администратора, для которого они предназначены, например: анализ себестоимости изделия - с целью определения себестоимости продукции; сметы - для планирования будущих операций; текущие оперативные отчеты центра ответственности (производственного участка) - для оценки результатов его работы; отчеты о понесенных затратах - для принятия краткосрочных решений; анализ сметы капитальных вложений - для целей долгосрочного планирования и т.д. Менеджеры нуждаются в информации, которая поможет им в принятии решений, контроле и регулировании управленческой деятельности. К такой информации можно отнести, например, продажные цены, затраты на производство, спрос, конкурентоспособность, рентабельность товаров, выпускаемых их предприятием.
Управленческий учет - это прежде всего постоянная работа с финансовой информацией.
Так, в документах Национальной федерации бухгалтеров США управленческий учет определяется как процесс исследования, оценки, накопления, анализа, подготовки выводов и сообщений финансовой информации аппарату управления фирмой для планирования, определения стоимости и контроля в рамках предприятия. Он должен обеспечивать правильное использование ресурсов предприятия и установление персональной ответственности за их использование.
Таким образом, управленческий учет - это учетный метод осуществления предприятием функций планирования, контроля и принятия решений.
В отличие от анализа затрат в управленческом учете используются дополнительная документация, например, финансовые отчеты (в том числе отчеты о движении денежных средств).
Прерогативой финансового учета является составление отчетов первой группы (внешних отчетов). При этом внешними пользователями бухгалтерской информации могут быть владельцы акций и кредиторы (настоящие и потенциальные), поставщики, покупатели, представители налоговых служб и внебюджетных фондов, служащие предприятия.
Держатели акций стремятся иметь сведения о стоимости их капиталовложений и о том, какая прибыль извлекается из акций. Наемные работники хотят располагать данными о способности предприятия удовлетворять требованиям повышения заработной платы и воздерживаться от избытка рабочей силы. Кредиторы и владельцы ссудного капитала нуждаются в информации о способности той или иной фирмы выполнить взятые финансовые обязательства. Такие государственные организации, как Госкомстат России и налоговая инспекция, также собирают бухгалтерскую информацию и при этом уделяют внимание детализированным данным о декларируемой прибыли, начисляемых налогах, об объемах капиталовложений, имуществе и т.д.
К финансовому учету в большей части относятся вопросы прошлой деятельности, которые предназначены для составления внешней отчетности предприятия.
Для защиты от недостоверной информации разработаны “Единые (общепринятые) принципы бухгалтерского учета”.
Форма бухгалтерского учета – это порядок организации труда бухгалтера по доведению данных с первичных бухгалтерских документов до бухгалтерского баланса. Следовательно, под формой бухгалтерского учета следует понимать совокупность различных учетных регистров с установленным порядком и способом записи в них.
На практике в организациях в настоящее время наиболее распространены мемориально-ордерная, журнально-ордерная и автоматизированная формы учета. В производственных же организациях преобладает журнально-ордерная форма и созданные на ее основе машинно-ориентированные формы бухгалтерского учета.
Недостатками мемориально-ордерной формы учета являются:
трудоемкость учета, вызываемая многократным дублированием одних и тех же записей, когда количество вторичных документов на много превышает количество первичных;
отрыв аналитического учета от синтетического;
формы регистров аналитического учета зачастую не содержат показателей, необходимых для контроля, анализа хозяйственной деятельности и составления отчетности.
Бухгалтерский учет в целом и тем более учет затрат невозможен без ведения аналитического учета. В этом отношении самой прогрессивной является журнально-ордерная форма учета, позволяющая:
совмещать в ряде журналов-ордеров синтетический и аналитический учет;
объединять в журналах-ордерах систематическую запись с хронологической;
отражать в журналах-ордерах хозяйственных операций в разрезе показателей, необходимых для контроля и составления отчетности;
сократить количество записей благодаря рациональному построению журналов ордеров и Главной книги.
Применение журнально-ордерной формы бухгалтерского учета позволяет значительно уменьшить трудоемкость учета, повысить контрольное значение учета и облегчить составление отчетов.
3. Информационное обеспечение учета затрат на предприятии
Учет и управление затратами на предприятии, как и весь бухгалтерский учет базируется на системе экономической информации, которая лежит в основе оптимальных управленческих решений.
Информационный поток, созданный на предприятии, должен базироваться на определенных принципах, таких как выявление информационных потребностей и способов наиболее эффективного их удовлетворения; объективность отражения процессов производства, обращения, распределения и потребления, использования природных, трудовых, материальных и финансовых ресурсов; единство информации, поступающей из различных источников (бухгалтерского, статистического и оперативного учета), а также плановых данных, устранение дублирования в первичной информации; оперативность информации, обеспечивающаяся применением новейших средств вычислительной техники.
Объективность отражения процессов производства, обращения, распределения и потребления, использования природных, трудовых, материальных и финансовых ресурсов — основное требование, которому должны удовлетворять действующие в настоящее время системы информации, учета и отчетности.
В вопросах формирования и расчёта себестоимости продукции важное место отводится нормативному регулированию этих вопросов.
В настоящее время в России формируется четырехуровневая система нормативного регулирования бухгалтерского учёта, каждый из которых определенным образом влияет на учёт затрат и калькулирование себестоимости продукции.
Первый уровень (законодательный).
Гражданский кодекс РФ, части первая и вторая (приняты Государственной Думой 21 октября 1994 года и 22 декабря 1995 года);
Налоговый кодекс РФ, части первая и вторая, включая 25 Главу второй части НК (глава дополнительно включена с 1 января 2002 года Федеральным законом от 6 августа 2001 года N 110-ФЗ);