7. Касир під контролем бухгалтера-контролера підраховує кількість сумок, що здаються у грошове сховище (сейф), і звіряють її відповідність кількості, зазначеній у журналі обліку прийнятих сумок і мішків з готівкою та порожніх сумок. Сейф зачиняється на два ключі, один з яких зберігається у касира, другий - у бухгалтера-контролера.
8. Документом, що підсумовує проведену роботу, є довідка про прийняття вечірньою касою сумок (мішків) з готівкою і порожніх сумок.
Дещо інший порядок установлено для приймання сумок з виручкою залізниць і підприємств зв’язку. Представники цих організацій, доставивши в банк сумки з виручкою, розкривають у присутності працівників вечірньої каси страховий мішок і передають бухгалтеру-контролеру два примірники шляхової відомості на збирання виручки залізничних станцій (або реєстр підприємств зв’язку) і конверт з накладними до сумок, а касиру - сумки з виручкою. Касир перевіряє сумки на предмет дефектності, а бухгалтер-контролер встановлює відповідність прийнятих сумок і накладних до них записам у шляховій відомості або реєстрі.
За фактом приймання сумок видається розписка банку на других примірниках шляхових відомостей або реєстрів за підписами бухгалтера-контролера і касира вечірньої каси, скріплених відтиском печатки банку.
Перші примірники зазначених документів використовуються як реєстраційні журнали обліку прийнятих сумок з грошима і зберігаються в банку в окремій папці.
Про загальну кількість прийнятих сумок від станцій залізниць і підприємств зв’язку та оголошену суму вкладених до них грошей здійснюють відповідні записи в довідці про прийняті вечірньою касою сумки (мішки) з готівкою та порожні сумки.
За підсумком роботи вечірньої каси ранком наступного дня касир і бухгалтер-контролер здають:
1) сумки з проінкасованою грошовою виручкою, накладні і супровідні відомості, а також порожні сумки - до каси перерахунку;
2) мішки (сумки) з готівкою кас банку при підприємствах і накладні до них під розписку в довідці про прийняті вечірньою касою сумки з готівкою і порожні сумки - завідувачу касою. Порівнявши фактично наявну суму грошей з даними супровідної відомості, завідувач каси підписує цю відомість і накладну до неї. Далі він накладну передає до операційної каси для проведення операції, пов’язаної із зарахуванням грошей на рахунок контрагента, а супровідну відомість - для включення у касові документи дня. Готівку, прийняту вечірньої касою, перелічують каси перерахунку.
До штату таких кас входять лічильні бригади касирів. Кожну таку бригаду очолює контролер, і саме з ним укладається угода про повну індивідуальну матеріальну відповідальність. Сумки з готівкою та накладні до них контролери бригад приймають від працівників вечірньої каси (касира і контролера-бухгалтера) під розписку в довідці про прийняті вечірньою касою сумки з готівкою та порожні сумки, зберігаючи їх протягом робочого дня в спеціально оснащеному місці (металевій шафі, візку або ящику стола під замком).
Для перерахунку контролер видає касирам по одній сумці, попередньо записуючи її номер в контрольну або зведену відомість.
Увесь процес перерахування грошей характеризується злагодженістю дій касирів і контролера лічильної бригади. Роботи виконуються у суворій послідовності, визначеній Інструкцією Національного банку № 1.
1. Касир під наглядом контролера розкриває сумку, виймає гроші і чеки, передаючи її контролеру, при цьому пломбу разом зі шпагатом для наступного контролю залишає у себе.
2. Контролер дістає із сумки супровідну відомість, попередньо переконавшись, що в сумці нічого не залишилось.
3. Перерахувавши гроші, касир повідомляє контролеру фактично виявлену суму, яку контролер звіряє із зазначеною на лицьовому та зворотному боках супровідної відомості.
4. При тотожності сум контролер передає касиру для підпису супровідну відомість. Гроші касир ховає у шухляду свого робочого столу.
5. У разі виявлення розбіжності сум, касир разом з контролером звіряють перераховану суму грошей за номіналом і повторно перелічує грошові білети того номіналу, щодо якого є розбіжність. На підтвердження нестачі або надлишку складається акт на лицьовому боці супровідної відомості, накладній та квитанції за підписами контролера і касира.
Нестачі та надлишки грошей, зафіксовані під час перерахунку, реєструються в картках обліку прорахунків, виявлених у сумках з виручкою магазинів, і карткою обліку прорахунків, виявлених касиром, стосовно торговельних та інших підприємств і організацій, а також щодо кожного касира, котрий виявив надлишок чи нестачу.
Після розкриття всіх сумок і перерахування готівки контролери бригад у контрольних відомостях виводять суми перерахованої грошової виручки і передають супровідні відомості й накладні до сумок, зведені відомості - касиру (контролеру), який очолює касу перерахунку. Він, попередньо проконтролювавши в супровідних відомостях і накладних записи щодо виявлених фактів нестач, надлишків, неплатіжних фальшивих білетів і монет, передає накладні обліково-операційним працівникам. Останні записують результати перерахунку в касовий журнал і відображують у бухгалтерському обліку. Наприкінці дня касир зіставляє суми перерахованої готівки з даними зведеної відомості. Загальну суму зведеної або контрольної відомості з урахуванням надлишків і нестач контролери лічильних бригад порівнюють з оголошеною сумою вкладень грошей до сумок, прийнятих ними до перерахування, передаючи контрольні відомості, листки касирів і порожні сумки касирові (контролерові), котрий очолює касу перерахунку, а той передає документи про перерахування готівки завідувачу каси.
Остаточний контроль роботи, виконаної вечірньою касою, здійснює головною бухгалтер, перевіряючи повноту надходження грошей до операційної каси і підписує довідку про прийняті вечірньою касою сумки (мішки) з готівкою та порожні сумки.
Супровідні контрольні та зведені відомості, а також довідка про загальну суму виручки, яка здана інкасаторами за журналом обліку прийнятих сумок і мішків з готівкою та порожніх сумок та довідкою про видані їм сумки та явочні картки підшиваються до касових документів дня.
Основним документом для одержання готівки є грошовий чек установленої форми. За внутрішньобанківськими операціями використовується видатковий касовий ордер. Цей документ заповнюють також індивідуальні позичальники, котрі одержують позики в банках, вкладники та пенсіонери. В оформленні видаткових касових операцій, крім відповідального виконавця та касира, з метою безпеки і захисту документообігу участь бере контролер видаткових операцій.
Для проведення видаткових операцій завідувач касою видає касирам під звіт готівку, за яку вони розписуються в Книзі прийнятих і виданих грошей (цінностей). Щоразу після одержання суми в підзвіт та сплати за видатковими документами касир видаткової каси робить відповідні записи в Книзі прийнятих і виданих грошей (цінностей), зазначаючи кількість проведених документів і залишок підзвітних сум.
Відповідальний працівник, приймаючи чеки та інші документи на одержання готівки, перевіряє наявність необхідної суми на поточному рахунку клієнта і достовірність самого чека, зіставляє підписи, печатки та номери чека зі зразками, поданими в банк. За паспортом встановлюється особа одержувача, підпис якої наведено на зворотному боці чека. Відриваючи від чека контрольну марку, що повертається одержувачу, відповідальний працівник передає чек контролеру з видаткових касових операцій, функції якого передбачають повний контроль достовірності чека, правильність його заповнення, а також реєстрацію у видатковому касовому журналі. Виконавши цю роботу, контролер передає чек безпосередньо касирові до виконання.
Одержавши видатковий чек, касир перевіряє тотожність підписів службових осіб, які мають право дозволити видачу грошей, зі зразками, які є в касира, і порівнює суму, проставлену в документі цифрами та прописом. Далі касир за номером чека викликає одержувача. Приймаючи від нього контрольну марку, переконується в тому, що в чек внесено паспортні дані, які засвідчують особу одержувача, і є його розписка про одержання грошей.
Звіривши номер контрольної марки або талона в касу з номером на відповідному видатковому документі, касир наклеює марку на чек, а талон до ордера і видає зазначену суму.
Наприкінці операційного дня касир підраховує залишок грошей у касі, порівнюючи його з розрахунковим (виходячи із суми прийнятих грошей у підзвіт, і суми оплачених видаткових документів). Далі він складає відповідну довідку касира видаткової каси, підписує довідку, а підсумкові касові обороти звіряє із записами в касових журналах операційних працівників. Звірка підтверджується підписами касира в касових журналах і операційних працівників - на довідці касира.
Залишок грошей і видаткові касові документи за день разом із довідкою касира передаються завідувачу каси під розписку в Книзі обліку прийнятих і виданих грошей (цінностей), який, перевіривши довідку, підписує її і підшиває до документів дня.
В установах банків можуть створюватися об’єднані каси - прибутково-видаткові. Гроші в цих касах приймають і видають у порядку, встановленому відповідно для прибуткових і видаткових кас.
Закінчивши операційний день, касир складає зведену довідку про касові обороти, на зворотному боці якої зазначає суму надходження.
Прийнявши від усіх касирів гроші, завідувач каси перевіряє зведені довідки й документи щодо правильності виведених залишків з урахуванням своїх записів у Книзі прийнятих і виданих грошей (цінностей), а також відповідність кількості зданих касирами документів і суми готівки тим даним, які наведено в довідках. Неодмінно має бути проконтрольовано, чи завірили операційні працівники суми касових оборотів, зазначені у довідках касирів.