1. вибір полів, дані для яких можна буде вводити у формі;
2. вибір зовнішнього вигляду форми;
3. Готову форму можна відразу ж використовувати для перегляду існуючих записів або уведення нових.
Редагування форм складається в створенні нових або зміні наявних елементів керування, а також у зміні їхнього взаємного розташування.
Прийоми створення нових елементів керування:
1. Перетягнувши долілиць розділову границю між заголовками й областю даних, ми можемо звільнити вгорі досить місця для створення великого напису.
2. На панелі елементів існує спеціальний елемент керування для створення заголовків, які називаються НАПИС.
3. Клацнувши на ньому, а потім на формі , ми одержуємо текстову рамку, у яку можна вводити довільний текст. Закінчивши уведення, треба нажати клавішу ENTER, після чого можна приступитися до оформлення тексту.
4. Для форматування елемента керування його треба спочатку виділити. Для цього служить інструмент ВИБІР ОБ'ЄКТІВ.
5. При виділенні елемента керування довкола нього утвориться рамка з вісьма маркерами.
Створення й редагування зв'язаних полів відбувається наступним чином:
1. Заголовок таблиці, що ми тільки що створили, не зв'язані з жодним з полів таблиці. Тому елемент керування НАПИС (зведене поле). Текст уведений у нього, залишається незмінним незалежно від того, яку запис у цей момент переглядають у формі.
2. Зовсім інакше полягає справа з елементами керування, у яких відображається вміст полів таблиці. Такі елементи керування називаються зв'язаними полями.
3. для їхнього створення служить елемент Поле.
4. Для створення зв'язаного поля в місці з ним одночасно утвориться ще один елемент керування - приєднаний напис. Вона переміщається разом зі зв'язаним полем і утворить із ним єдине ціле .
5. Відірвати поле від приєднаного напису дозволяє маркер.
При створенні форми вручну елементи керування розміщаються на ній так, як зручно проектувальникові.
1.4. Використання баз даних в роботі діловода
Ведення діловодства на сучасному етапі потребує використання,обробки та зберігання великої кількості інформації.
В даний час на платформі Microsoft існує цілий ряд систем автоматизації діловодства і документообігу, що відповідають сучасним вимогам. Вликими і середніми організаціями широко використовується система «Справа».
Ця система автоматизації діловодства і документообігу цілком відповідає існуючій діловодній практиці. Вона забезпечує ведення величезної кількості електронних картотек, що, однак, є при цьому підмножинами єдиної картотеки органу влади. При цьому резолюції і пов'язані з ними документи автоматично переміщаються між картотеками відповідно до прийнятої технології проходження документів.
Таким чином, у будь-який момент часу є наявною повна інформація про стан, історію руху і виконання документів в органі влади. Даний комплекс програмного забезпечення дозволяє також вирішити проблему координації роботи з документами в територіально-розподілених підрозділах або представництвах органу влади. Забезпечується обмін документами і резолюціями з використанням сучасних систем зв'язку між підрозділами.
Основні фактори ефективності автоматизації документообігу з використанням пропонованого програмного рішення:
- Заощадження організаційно-технічних витрат, пов'язаних з розмноженням і переміщенням документів, реєстрацією роботи з ними.
- Упорядкування технології роботи з документами. Впровадження єдиної комп'ютерної технології дозволяє підприємству перейти на єдину систему діловодства і документообігу.
- Прискорення проходження документів на підприємстві за рахунок ефективної електронної технології розсилання документів і резолюцій.
- Повний контроль за документами і роботою персоналу з ними. Засоби системи дозволяють здійснювати як оперативний контроль за діяльністю підприємства, так і аналітичну обробку накопичуваних даних про документи і роботу з ними персоналу.
Основа пропонованого рішення - система автоматизації діловодства і документообігу є сучасним масштабованим рішенням.
Одиницею збереження в інформаційній системі є реєстраційна картка документа електронний аналогтрадиційної реєстраційно-контрольної картки(дод.Д). Вона містить вичерпну інформацію про документ і зберігається в єдиній базі даних. База даних, яка зберігає реєстраційну картку документів, за аналогією з традиційним документообігом називається картотекою, хоча підтримується вона сучасною високопродуктивною системою управління базою даних.
Функціональні можливості системи автоматизації діловодства підтримують ведення реєстраційної картки навсіх етапах виконання документу, включаючи його реєстрацію, накладення на документ резолюцій, оформлення звітів виконавцями, списання документа в справу. Підсистема формування стандартних звітів дає можливість оперативно контролювати виконання документів.
Усі документи, що підлягають реєстрації, поділяються на кілька груп, кожна з яких реєструється окремо, тобто має відмінні від інших груп правила формування реєстраційного номера і, як правило, різний набір реквізитів. Системою підтримуються три базові групи:
- вхідні;
- вихідні (внутрішні);
- листи і звернення громадян.
Група Вхідні призначена для реєстрації службової кореспонденції, що надходить в організацію. Група Вихідні (внутрішні) призначена для реєстрації вихідної з організації кореспонденції і внутрішніх документів. Група Листи і звернення громадян для реєстрації листів громадян, що надходять в організацію.
Система допускає розподіл кожної з груп документів на довільні підгрупи, що поєднують документи за загальною тематичною ознакою, ознакою підрозділів або ознакою листування. Кожну з підгруп, у свою чергу, можна поділяти на більш дрібні підгрупи тощо.
Наприклад, групу Вихідні можна розділити на підгрупи Документи, Що Відправляються, і Внутрішні документи, а підгрупу Внутрішні документи на підгрупи Накази, Розпорядження, Інструкції тощо.
Розподіл на підгрупи визначається правилами документообігу і потребами довідково-аналітичної роботи, а склад підгруп і правила формування реєстраційних номерів зберігаються в системному довіднику групи документів.
У залежності від того, до якої базової групи віднесений документ, його РК містить різний набір реквізитів. Склад реквізитів кожної з груп документів також визначається діючими українськими нормативними документами.
Пройшовши узгодження і затвердження, проект вихідного документа автоматично реєструється в системі автоматизації діловодства як затверджений вихідний документ. Далі, у випадку зазначення в РК зовнішніх адресатів, яким слід одержати даний документ, здійснюється контроль відправлення паперових екземплярів.
Після того, як вихідний документ зареєстровано, його електронна копія і реквізити реєстраційної картки (хто затвердив, кому документ направлений) можуть бути відправлені адресованому органу влади електронною поштою.Якщо система автоматизованого діловодства встановлена ітам, то оригінальний документ, щонадійшов пізніше, реєструється як вхідний вже в автоматизованому режимі багато з реквізитів реєстраційної картки встановлюються за замовчуванням на основі даних, отриманих разом з його електронною копією. Таким чином, різко скорочується час проходження документу на рівні вихідний-вхідний, і співробітники організації-адресата одержують можливість ознайомитися із змістом документу задовго до доставки паперового екземпляра.
Однак робота звихідними або внутрішніми документами не обмежується їхнім розсиланням. Після доведення документа до уваги визначених посадових осіб, підприємств чи громадян документ передається на збереження в архів.
Система автоматизації архівної справи, розроблена партнером компанії Microsoft компанією «Електронні офісні системи», призначена для ведення та обліку архівних документів органів влади і місцевого самоврядування. Більш докладно вона розглядається в розділі «Архівне збереження».
Запропоноване рішення має засоби контролю за документообігом від безпосереднього контролю керівником за виконанням власних резолюцій до контролю статистичних параметрів документообігу окремих підрозділів і підприємства в цілому.
Використання баз даних в роботі діловода має ряд безперечних переваг.
По-перше будь-яка база даних – це систематизація наявної інформації, що дозволяє отримувати зручний та швидкий доступ до цієї інформації.
По-друге, зберігання інформації в одному певному місці зменшує вірогідність її втрати.
По-третє, використання баз даних дозволяє економити час на роботу з документами.
Однак в разі некомпетентного створення та ведення баз даних, інформація може бути використана не повністю, отримуватись користувачем невчасно та у незручній формі.
РОЗДІЛ2. Використання баз даних та інформаційно-пошукових систем
для раціонального ведення діловодства на прикладі Криворізької районної адміністрації
2.1. Особливості загальної організації діловодства в установі
Криворізька районна державна адміністрація знаходиться за адресою 50002, м. Кривий Ріг, вул.Кобилянського, 152.
Криворізька районна державна адміністрація в межах своїх повноважень здійснює виконавчу владу на території Криворізького району, а також реалізує повноваження, делеговані їй Дніпропетровською обласною та Криворізькою районною радами.
У своїй діяльності районна державна адміністрація керується Конституцією України, законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, інших органів виконавчої влади вищого рівня.
Діяльність адміністрації, її органів здійснюється відкрито та гласно, базується на колективному, вільному обговоренні та вирішенні питань, урахуванні громадської думки. На сесії, засіданнях її органів, можуть брати участь народні депутати України, депутати обласної ради, представники місцевих рад, органів виконавчої влади, трудових колективів, політичних партій, об’єднань громадян, засобів масової інформації.