Після отримання від банку виписки з рахунку клієнт складає реєстр розрахункових документів, які відправлені в банк каналами зв'язку і прийняті банком до оплати.
Такий же реєстр за кожним клієнтом складається в банку після надрукування балансу операційного дня. Реєстр електронних платежів з повним переліком реквізитів розрахункових документів підшивається до документів дня банка як первинні документи, що надійшли від клієнта в банк для оплати. Реєстр має обов'язково містити відомості про дату і час подання розрахункових документів власником рахунку до виконання.
Чіткій перевірці повинні підлягати безготівкові розрахунки і особливо законність їх здійснення.
Виходячи з цього, основними завданнями перевірок та ревізій безготівкових розрахунків є:
* відповідність обліку операцій комерційного банку за безготівковими розрахунками;
* своєчасність та достовірність відображення операцій за безготівковими розрахунками в бухгалтерському обліку;
* перевірка поточних розрахунків клієнтів банку;
* контроль за законністю операцій щодо грошово-розрахункових документів;
* перевірка безготівкових розрахунків у формі платіжних доручень;
* перевірка безготівкових розрахунків платіжними вимогами без акцепту та безспірне списання (стягнення) коштів;
* перевірка безготівкових розрахунків у формі акредитивів, чеків, дорожніх чеків;
* перевірка розрахунків векселями;
* перевірка розрахункових операцій за допомогою банківських платіжних карток;
* оцінка стану контролю за безготівковими розрахунками;
* організаційна роль та відповідальність спеціалістів банку. При підготовці перевірки необхідно уважно вивчити основні нормативні документи по безготівкових розрахунках:
* Інструкцію № 7 “Про безготівкові розрахунки в господарському обороті України”, затверджену постановою Правління НБУ від 02.08.96 за № 204 (зі змінами та доповненнями);
* Інструкцію “Про відкриття банками рахунків у національній та іноземній валюті”, затверджену постановою Правління НБУ від 18.12.98 за №527;
” Інструкцію про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку комерційних банків України, затверджену постановою Правління НБУ від 21.11.97 за № 388 (в редакції постанови Правління НБУ від 16.12.98 за № 520);
* Положення про організацію бухгалтерського обліку та звітності в банківських установах України, затверджене постановою Правління НБУ від 30.12.98 за № 566 та інші.
У період підготовки до проведення перевірки необхідно проаналізувати висновки попередніх перевірок, аудиту, дані фінансової та статистичної звітності, а також ознайомитися з внутрішньою нормативною базою банку, що ревізується (перевіряється).
І. Перевірка поточних розрахунків клієнтів банку: Інструкція “Про відкриття банками рахунків у національній та іноземній валюті”, затверджена постановою Правління НБУ від 18.12.98 за № 527.
II. Перевірка безготівкових розрахунків у формі платіжних доручень: Інструкція № 7 “Про безготівкові розрахунки в господарському обороті України”, затверджена постановою Правління НБУ від 02.08.96 за № 204 (із змінами та доповненнями) — розділ III п.п. 20-36).
III. Перевірка безготівкових розрахунків у формі акредитивів: Інструкція № 7. — Розділ VI, п.п. 86-117.
IV. Перевірка розрахунків векселями: Інструкція № 7. — Розділ VII, п.п. 118-119; Інструкція з бухгалтерського обліку операцій з цінними паперами установ КБ України, затверджена постановою Правління НБУ від 30.12.97 за № 466 (зі змінами та доповненнями); Інструкція з бухгалтерського обліку операцій КБ з векселями, затверджена постановою Правління НБУ від 08.06.00 за № 234; Положення про операції банків з векселями, затверджене постановою Правління НБУ від 28.05.99 за № 258 (зі змінами та доповненнями).
V. Організація перевірки операцій з банківськими платіжними картками: Інструкція “Про відкриття банками рахунків у національній валюті та іноземній валюті”, затверджена постановою Правління НБУ від 18.12.98 за № 527; Правила бухгалтерського обліку процентних та комісійних доходів і витрат банків, затверджені постановою Правління НБУ від 25.09.97 за №316; Інструкція № 1 з організації емісійно-касової роботи в установах банків
України, затверджена постановою Правління НБУ від 07.07.94 за №129, у редакції постанови Правління НБУ від 30.12.96 за № 347; Положення НБУ “Про порядок емісії платіжних карток і здійснення операцій з їх застосуванням”, затверджене постановою Правління НБУ від 24.09.99 за № 479).
Перевірка поточних рахунків клієнтів банку
Поточні рахунки відкриваються підприємствам усіх видів та форм власності, а також їх відокремленим підрозділам для зберігання грошових коштів та здійснення усіх видів операцій за цими рахунками відповідно до чинного законодавства України.
При перевірці ведення поточних рахунків, аудитор повинен звернути увагу на такі аспекти обліково-операційної роботи по поточних рахунках:
1. Усі операції з документами, що надійшли в операційний час (в тому числі і з філій), відображаються в обліку в той же день. На документах, що надійшли після операційного часу крім дати отримання проставляється штамп “вечірня”. Такі документи, як правило, повинні проводитися наступним днем із залишків коштів на початок дня. Порядок приймання документів у позаопераційний час повинен бути передбачений у договорах на обслуговування клієнтів.
2. Приймання і контроль документів, обслуговування клієнтів, занесення інформації в операційний день банку, а також перевірка вихідних форм, формування архівних папок документів повинно здійснюватися протягом операційного дня безпосередньо відповідальними виконавцями.
3. Клієнт, залежно від своїх технічних можливостей, може подавати до банку розрахункові документи як у паперовій формі, так і у вигляді електронних розрахункових документів. При цьому, спосіб подання клієнтом документів до банку повинен бути обов'язково передбачений у договорі розрахунково-касового обслуговування.
4. Приймання розрахунково-платіжних документів від клієнтів, розрахункові операції за рахунками юридичних та фізичних осіб здійснюються безпосередньо відповідальним виконавцем. Аудитору слід знати, що у позаопераційний час документи можуть здаватися у банк відповідальному виконавцю або через спеціальні пристрої (ящики), звідки документи вибираються не рідше, ніж один раз на годину.
5. Якщо документи з будь-якої причини не були прийняті до виконання, то вони повинні бути повернені клієнту відразу, а якщо вони були прийняті через спеціальні пристрої, то на їх зворотній стороні робиться напис про причину, з якої документи не були прийняті, після цього документи повертаються клієнту разом з виписками.
Оплата всіх розрахунково-грошових документів з поточних рахунків клієнтів повинна проводитися тільки в межах наявних коштів на цих рахунках або в межах суми овердрафту, яка повинна бути обумовлена в письмовій формі заздалегідь з кожним клієнтом з дотриманням черговості платежів.
Аудитор, перевіряючи відкриття рахунків, повинен знати, що документи на відкриття або переоформлення банківських рахунків суб'єктів підприємницької діяльності повинен подавати у банк особисто керівник чи головний бухгалтер. При цьому аудитор контролює, чи перевірив уповноважений працівник комерційного банку при отриманні документів на відкриття банківського рахунку суб'єктів підприємницької діяльності (юридичної чи фізичної особи) повноваження особи, яка подає документи на відкриття рахунку, її паспорт, а також, чи зробив працівник у присутності особи, що подає документи, копії перших чотирьох сторінок паспорта керівника чи головного бухгалтера, які мають зберігатися у справі про відкриття рахунку. Аудитор повинен пересвідчитися, що при відкритті поточного рахунку до банку були подані та у юридичній справі клієнта зберігаються такі документи:
1. Заява на відкриття рахунку встановленого зразка
Заява повинна бути підписана керівником та головним бухгалтером підприємства. Якщо в штаті немає посади головного бухгалтера чи іншої службової особи, на яку покладено функцію ведення бухгалтерського обліку та звітності, то заяву підписує лише керівник.
2. Копія свідоцтва про державну реєстрацію в органі державної виконавчої влади, іншому органі, уповноваженому здійснювати державну реєстрацію, засвідчену нотаріально чи органом, який видав свідоцтво про державну реєстрацію.
3. Копія належним чином зареєстрованого статуту (положення), засвідчена нотаріально чи органом, який реєструє. Положення, які затверджуються постановами Кабінету Міністрів України чи Указами Президента України, нотаріального засвідчення не потребують.
4. Установи та організації, які діють на підставі законів, статути (положення) не подають.
5. Копія документа, що підтверджує взяття підприємства на податковий облік, засвідчена податковим органом нотаріально.
6. Картка із зразками підписів осіб, яким, відповідно до чинного законодавства чи установчих документів підприємства, надано право розпорядження рахунком та підписання розрахункових документів, завірену нотаріально або вищою організацією в установленому порядку. У картку включається також зразок відбитка печатки підприємства.
7. Довідка про реєстрацію в органах Пенсійного фонду України.
Фізичним особам — суб'єктам підприємницької діяльності, які здійснюють свою діяльність без створення юридичної особи, поточний та інші рахунки відкриваються на їх ім'я за умови надання паспорта чи іншого документа, що засвідчує особу.
При цьому аудитор перевіряє, чи були подані до банку такі документи для відкриття рахунку:
* заява про відкриття поточного рахунку встановленого зразка, підписана суб'єктом підприємницької діяльності;