Контроль за движением дел в архиве осуществляется по книгам учета их выдачи. Выбытие документов также фиксируется в учетной документации. Оно проводится на оснований актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, актов о неисправимых повреждениях дел (документов), актов об обнаружении дел, актов приема-передачи документов в другой государственный и ведомственный архив, акта описания, переработки описей, акта о технических ошибках в учетных документах, актов о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны. При снятии с учета документов в описях в графе "Примечание" против каждого выбывшего дела ставится отметка "Выбыло" с указанием на основании чего и когда. После этого пересоставляется итоговая запись описи.
Книга учета фондов архивохранилища может заводиться в каждом хранилище. В ней в порядке возрастания номеров перечисляются все фонды, хранящиеся в данном хранилище, с указанием их названия, категории, количества дел и описей, даты поступления фонда. Графу "Количество описей и дел" рекомендуется заполнять карандашом, так как эти цифры могут изменяться, особенно у фондов действующих
Книга ежедневного учета движения фондов, описей и фондов может вестись в каждом архивохранилище. Первая запись в ней отражает сводные данные книги учета фондов архивохранилища. Далее при каждом движении дел (прием, выделение к уничтожению, передача дел и др.) в книгу вносятся изменения и подводится новый итог количества описей и дел по конкретному фонду и количества фондов, описей и дел в целом по хранилищу.
Пофондовые и постеллажные топографические указатели составляются для закрепления места хранения и поиска документов в архивохранилищах. Карточка пофондового топографического указателя заполняется отдельно на каждый фонд и они располагаются в порядке номеров фондов. Карточки постеллажного топографического указателя заводятся на каждый стеллаж и группируются по порядку их номеров в пределах отдельного помещения.
Картотека необнаруженных дел (при проверке наличия, выдачи дел из хранилища) ведется для облегчения и контроля за их поиском
Паспорт архивохранилища заполняет и подписывает заведующий архивохранилищем. Он составляется ежегодно на 01.01. текущего года и сдается для обобщения сведений в централизованный учет. Паспорт заводится на каждое хранилище и состоит из четырех разделов: В первом указывается местонахождение архивохранилища и дается характеристика его помещения, системы охраны, средств пожаротушения, сведения о наличии приборов для изменения температурно-влажностного режима, данные о количестве закартонированных дел.
Во втором разделе общее количество фондов и их объем, в том числе количество фондов и дел по категориям, наличие особо ценных и микрофильмированных фондов и дел. В него включается характеристика физического состояния дел, фиксируется число дел, нуждающихся в реставрации, ремонте, переплете, указываются сведения о создании страхового фонда и фонда пользования, количество фондов и дел выбывших и прибывших в хранилище.
Третий раздел посвящен анализу состояния научно-справочного аппарата. В нем приводятся данные о количестве описей, наличии указателей и карточек, их видах и количестве.
В четвертом разделе указывается должность и дата приказа о назначении ответственного за хранилище.
Например, для обеспечения сохранностиособо ценных документов, для которых невозможнаподшивка, ахранениеихвозможно толькогоризонтальномсостоянии, или в специальнойупаковке необходимы специальные учетные документы.
Также особенности Государственного учета особо ценных документов вызваныособенностямиихкомплектования. Например:
-поступлениевархивнеописанныхдокументов;
-поступлениедокументовводинфондсразныхисточниковкомплектования;
-практическинеограниченныйповременипериодкомплектования;
-неравномерностьпоступленийпоколичествудокументов.
Всвязисэтимв течениевсегопроцессакомплектованиямогутизменяться:
-условияфонда;
-категорияфонда;
-хронологическиерамкидокументовфонда.
Названныефакторыобусловливаютиособенностигосударственногоучета фондовличногопроисхождения. Основнымистакихособенностейявляются:
-оперативностьучетныхопераций;
-учетнетолькоописанныхединицхранения, ноидокументов, которыепрошлиэтапсложенияпредыдущейописивотделекомплектования;
-единыйучетдокументовразныхисторическихпериодах ивграницаходногофонда.
Учет документовличногопроисхожденияобеспечиваетсядвумявидамидокументации: основнойиоперативной.
Косновным учетным документам пофондамличногопроисхожденияотносятся:
-книга учета поступлений;
-список фондов;
-лист фонда;
-архивные описи;
-реестры описей;
-сведенья об объеме и смене в составе архивных фондов;
-описиособо ценныхединицхранения;
-спискифондов, которыеудерживаютединицыхранения;
-реестрыописейединицамихранения;
-описистраховогофонда.
Основныеучетныедокументыобеспечиваютучетфондовнастадии храненияииспользования.
Оперативнаядокументацияобеспечиваетучетдокументовнастадиикомплектования, ученогоописанияииххранения. К оперативным учетнымдокументамотносятся:
-актыприему документов;
-актыученогоописаниядокументов;
-актыовыявлениинеучтенныхдокументов;
-актыонеисправныхповрежденияхдокументов;
-актыопотередокументов, путипоискаипр.;
-актыозавершенииработыповыявлениюособоценныхдокументов.
Дляскорогоадресногопоискакаждогофондаскладываетсякарт-кофеуказательклистамфонда.
Под учетом Научно-технической документации понимается определение ее количества и состава в установленных единицах учета, отражение количества и состава в учетных документах. Учет НТД в архиве осуществляется в целях упорядочения и обеспечения сохранности, а также контроля за ее наличием и состоянием, организации поиска документной информации. Вся НТД переданная на хранение, независимо от вида, носителя, техники и способа закрепления информации подлежит обязательному государственному учету.
Учет НТД ведется централизованно и возлагается на специализированное подразделение или на специально выделенного работника. Помимо централизованного, ведется учет документов по каждому хранилищу.
С целью правильной организации учета в архиве составляется схема учета, в которой последовательно (в графической форме) отражаются все этапы работы по учету при приеме (или выбытии) документов.
Учет НТД в архиве осуществляется посредством основных и вспомогательных учетных документов.
Основными учетными документами архива являются:
- книга учета поступлений документов;
- список фондов;
- лист фонда;
- опись НТД;
- дело фонда;
Вспомогательными учетными документами архива являются
- реестр описей ;
- опись особо ценных единиц хранения;
- книги учета поступлений микрофотокопий страхового фонда и фонда пользования на рулонной пленке и на микрофишах;
- паспорт архивохранилища;
- карточка фонда.
Основная и вспомогательная учетная документация архива размещается в изолированном помещении, хранится в сейфах и находится в ведении работника, ответственного за учет. По окончании работы помещения и сейфы, в которых находится учетная документация, опечатываются.
Особенности учета документов личного происхождения связаны с их поступлением в архив в неописанном виде. Первичный учет таких документов ведется в книге учета поступлений неописанных документов, в которой указывается условное название и номер фонда, источник поступления, дата поступления, количество документов.
После первичной обработки документов, составления сдаточной (расценочной) описи и утверждения ее ЭМК архива оформляются договор дарения (купли-продажи), акт приема-передачи документов личного происхождения на государственное хранение, который служит основанием для внесения записей в учетные документы архива. В листе фонда заполняется раздел «Учет неописанных документов».
При последующей обработке документов, составлении архивной описи дел личного происхождения и акта описания документов, документы снимаются с учета как неописанные и вносятся в раздел «Учет описанных документов» листа фонда. На документы, не подлежащие хранению, составляется акт о возвращении документов собственнику личного архива или акт о выделении к уничтожению документов (в случае смерти фондообразователя, отказа наследников или иных обстоятельств). Архив ведет учет поступающих и исполненных тематических и генеалогических запросов на карточках, пользователей и их личных дел по журналу регистрации пользователей и их личных дел, пользователей и тематики исследований в читальном зале на карточках согласно числа посещений пользователями читального зала по журналу регистрации посещений пользователями читального зала. Учет и регистрация запросов социально-правового характера осуществляется в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь.
Учет подготовленных архивом выставок, встреч с общественностью, экскурсий, презентаций, лекций, статей, тематических подборок, уроков для студентов и школьников, печатных изданий, радио- и телепередач инициативных информации ведется на карточках учета форм использования документов.