Кроме того, Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) в число ОРД включает докумнты по личному составу (персоналу): заявления личные карточки, приказы (распоряжения) о приеме на работу и целый ряд других.
Требования, предъявляемые к оформлению документов
Будет документ иметь юридическую силу или нет, зависит и от того, соблюдены ли его разработчиками требования к его форме и другим отдельным элементам (реквизитам).
Эти требования определены в утвержденном постановлением Госстандарта России от 31 июля 1997 г. N 273 государственном стандарте РФ " Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (ГОСТ Р 6.30 97)" . ГОСТ введен в действие 1 июля 1998 года и распространяется на организационно-распорядительные документы любых, как государственных, так и негосударственных, организаций. Он не устанавливает порядок оформления первичных бухгалтерских документов (этот порядок определен Федеральным законом от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ " О бухгалтерском учете" ).
Перечень реквизитов для организационно-распорядительных документов:
01 Государственный герб Российской Федерации;
02 герб субъекта Российской Федерации;
03 эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 код организации;
05 код формы документа;
06 наименование организации;
07 справочные данные об организации — индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, номер счета в банке;
08 наименование вида документа;
09 дата;
10 регистрационный номер документа;
11 ссылка на регистрационный номер и дату документа;
12 место составления или издания документа;
13 гриф ограничения доступа к документу;
14 адресат;
15 гриф утверждения документа;
16 резолюция;
17 заголовок к тексту;
18 отметка о контроле;
19 текст;
20 отметка о наличии приложения;
21 подпись;
22 гриф согласования документа;
23 визы согласования документа;
24 печать;
25 отметка о заверении копий;
26 отметка об исполнителе и номад его телефона;
27 отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
28 отметка о поступлении документа;
29 идентификатор электронной копии документа.
Это максимальный перечень реквизитов, используемых в оформлении документов, составляющих эту систему. Перечень реквизитов ГОСТ Р 6.30 — 97 составлен с учетом необходимости придания документам юридической силы, их идентификации, Этой цели служат реквизиты 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09, 10, 15, 21, 22, 23, 24.
Реквизиты 11, 13, 14, 16, 17, 18, 20, 25, 26, 27, 28, 29 предназначены для поиска документа и фиксации его «прохождения» через управленческий аппарат. Отметки на документах проставляются в процессе работы с ними в делопроизводственной службе или исполнителем при подготовке проекта документа. Этими отметками фиксируют дату получения, исполнения, фамилии исполнителей, постановку документа на контроль и др. Соблюдение требований ГОСТ Р 6.30-97 обеспечивает рациональное размещение служебных отметок, используемых для фиксации на документе делопроизводственных операций, выполняемых при регистрации документа, контроле за его исполнением, снятии с контроля, дальнейшем хранении.
Реквизит 19 «текст» передает основное содержание документа. Каждый конкретный вид документа содержит свой набор реквизитов (обязательных элементов). Государственным стандартом установлено место размещения каждого реквизита на документе, которое «закреплено» за реквизитом в соответствии с традициями последовательности их заполнения и чтения при работе с документом в аппарате управления. Схема расположения реквизитов на документах, составляющих систему организационно-распорядительной документации, позволяет максимально увеличить «полезную» площадь — место для размещения текста — основного реквизита документа.
В настоящее время некоторые предприятия не придают должного значения оформлению тех или иных документов. Но такое отношение неоправданно. Так, например, отсутствие подписи должностного лица в приказе или грифа " Утверждено" на штатном расписании делает эти документы в правовом смысле " бессильными".
Какие же реквизиты признаются юридически значимыми?
Очевидно, что необходимо указать наименование предприятия, издавшего документ. Оно должно полностью соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах предприятия. Если в учредительных документах закреплено сокращенное наименование, в приказе оно пишется в скобках после полного.
Другие обязательные и юридически значимые реквизиты рассмотрим более подробно.
Дата и номер документа
Дата необходима для определения момента, с которого возникают, изменяются или прекращаются права или обязанности сотрудников предприятия, указанных в документе.
Дата оформляется арабскими цифрами. На нее отведено восемь знаков шесть цифр (по две на число, месяц, год) и две для разграничительных точек. Если цифра одна, перед ней обязательно ставится ноль, например 05.09.99. Словесно-цифровой способ оформления дат (10 ноября 1999 г.) применяется в документах, содержащих сведения финансового характера, в нормативных документах, определяющих права предприятий и граждан.
Отсутствие даты на некоторых видах документов бесспорное основание для признания их недействительными. Так, ничтожной является такая доверенность, в которой не указана дата ее выдачи (ст.186 Гражданского кодекса РФ).
Юридически значимым является и реквизит " Регистрационный номер документа".
Такие номера должны присваиваться как исходящим, так и входящим документам. Порядок присвоения документам регистрационных номеров должен быть определен приказом руководителя предприятия. В этом приказе устанавливаются индексы структурных подразделений и должностных лиц, номера дел, в которые, например, подшиваются письма в зависимости от подразделения, где эти дела находятся, и т.п.
Можно порекомендовать ввести на предприятии регистрационные журналы: один для регистрации входящих документов, другой для исходящих. В графах журнала, например для регистрации исходящих документов, должны быть указаны дата регистрации, номер документа, лицо, зарегистрировавшее этот документ, сроки его действия и прочие отметки. При наличии такого журнала достаточно легко доказать сотрудникам налоговой инспекции, что тот или иной документ не составлен " задним числом", поскольку журнал ведется последовательно с начала года и подделать его так, чтобы это осталось незамеченным, весьма затруднительно.
Порядок подписания документов
На организационно-распорядительном документе обязательно должна быть подпись должностного лица (подписи если документ разрабатывался и издавался несколькими должностными лицами).
Наличие необходимых подписей напрямую связано с тем вопросом, имеет или не имеет документ юридическую силу.
Лицо, поставившее подпись на документе, несет ответственность за его содержание.
Какие документы уполномочено подписывать то или иное должностное лицо, устанавливается внутренними актами предприятия (например, уставами, положениями, приказами и т. п.). Так, от имени предприятия документы подписывает его руководитель. Приказы и положения, регламентирующие деятельность структурных подразделений предприятия, могут быть подписаны руководителями этих подразделений. По ряду отдельных специфических вопросов право подписи могут иметь и другие сотрудники предприятия. Исчерпывающий круг таких вопросов необходимо отразить в инструкции по делопроизводству или в иных подобных документах.
В зависимости от вида документов на них может стоять одна подпись или две и более.
На документах, издаваемых, например, руководителем единолично, стоит только его подпись. Одним лицом подписываются приказы по основной деятельности или по личному составу, распоряжения, телефонограммы и т. п.
Если руководитель отсутствует, документ может подписать должностное лицо, исполняющее обязанности руководителя предприятия, например его заместитель, если он наделен такими полномочиями. В таком случае необходимо указать фактическую должность и фамилию лица, подписавшего документ. Не допускается делать надписи от руки: " за" , " зам." или ставить косую черту перед наименованием должности.
Если за содержание документа ответственность несут несколько сотрудников предприятия, на нем ставится две подписи и более (в зависимости от количества ответственных). Так, например, гарантийные письма подписывают руководитель и главный бухгалтер.
Много вопросов обычно возникает о порядке подписания документов, отражающих деятельность комиссий, протоколов и актов.
Состав той или иной комиссии утверждается приказом руководителя предприятия. Протоколы заседаний комиссии подписываются председательствующим на заседании и секретарем. Этих двух подписей вполне достаточно для того, чтобы документ считался правомерно принятым.
Иные требования предъявляются к подписанию актов. Акт это документ, согласно которому по заключению специальной комиссии подтверждается или отрицается какое-либо событие, действие, факт.
Ответственность за содержание акта несут все члены комиссии. Поэтому акт должен быть подписан каждым членом комиссии. Подпись председателя ставится первой.
Утверждение документов
Гриф " Утверждено" (" Утверждаю" ) это своеобразное подтверждение важности и актуальности составленного и подписанного документа, а также своеобразная санкция на действие этого документа в отношении определенного круга работников, должностных лиц, подразделений предприятия.
Ряд документов обретает юридическую силу только после того, как их утвердят руководители или должностные лица предприятия, в компетенцию которых входит решение тех или иных вопросов.