Делопроизводство в бухгалтерии (стр. 2 из 4)

По месту составления документы делятся на внутренние, которые составляются в данной организации (приходные и расходные кассовые ордера и др.) (рисунок 3), и внешние, поступившие от других организаций (накладные, счета-фактуры поставщиков, выписки банка с расчетного счета и др.) (рисунок 4).

По количеству отраженных объектов (позиций) документы делятся на однопозиционные и многопозиционные. Однопозиционные (однострочные) предназначены для учета одного вида средств (расходный кассовый ордер и др.). Многопозиционные (многострочные) служат для учета многих позиций (расчетно-платежная ведомость на заработную уплату и др.).

По виду носителей информации документы делятся на бумажные и безбумажные, находящиеся в памяти ЭВМ, на магнитных лентах, дисках и др. Организация обязана обеспечивать защиту своей информации и изготавливать копии таких документов на бумажных носителях.

Документооборот, хранение бухгалтерских документов.

Все бухгалтерские документы с момента их составления до момента передачи в архив проходят определенные стадии. Движение документов с момента их составления или пояснения от других предприятий до момента передачи в архив называют документооборотом.

Рисунок 4. Приёмо-сдаточная накладная.

Поступившие в бухгалтерию документы проверяются с трех точек зрения:

1) внешняя проверка включает в себя проверку формы документа, чистоту, полноту и правильность заполнения всех реквизитов, особенно подписей и печати), отсутствия подчисток и исправлений;

2) проверка законности хозяйственных операций, т.е. соответствие законодательству Республики Беларусь;

3) арифметическая проверка (таксировка, т.е. перемножение количества на цену; подсчет скидок, подсчет итогов).

В сложных, спорных вопросах документ принимается к исполнению только при наличии письменного распоряжения руководителя, который затем несет всю ответственность. После проверки документов бухгалтером производится учет (бухгалтерская обработка) первичных документов, который состоит: расценки или таксировки; группировки; котировки. Расценка, или таксировка, документа, когда путем перенесения количества материальных ценностей на соответствующие их цены устанавливается величина стоимости хозяйственных операций.

Протаксированные документы группируют по отдельным месяцам годам, по объектам учета (кассовые, материальные документы). Иначе говоря, создаются отдельные пакеты однородных документов. Контировка документов означает составление по документу бухгалтерских проводок, которые записываются в регистры синтетического и аналитического учета.

В крупных организациях составляется график документооборота, в котором указывается где и кто составляет конкретный документ, срок составления, когда и какому бухгалтеру передается документ.

До окончания отчетного периода документы хранятся в бухгалтерии. По окончании года первичные документы переплетаются в специальные книги и из текущего архива бухгалтерии передаются в архив предприятия для обеспечения сохранности документации и ограничения доступа к документам.

Для всех видов документов архивные органы устанавливают сроки хранения в архиве организации, по истечении которых более важные документы передаются для хранения в государственный архив, а остальные списываются как утильсырье и реализуются заготовительной организации. Ответственность за организацию документооборота несет главный бухгалтер. Изъятие документов может быть по письменным запросам судебно-следственных органов с оставлением копии документов.

Для ускорения документооборота необходимы: применение средств вычислительной техники для выписки и обработки документов (автоматизация, компьютеризация учета) и унификация и стандартизация документов (применение единых типовых форм).

Учетные регистры и их классификация

Проверенные и обработанные первичные документы группируются по определенным признакам и записываются в учетные регистры, т.е. в специальные таблицы для систематизации, обобщения и накопления учетной информации.

Существует большое количество разных учетных регистров, которые целесообразно классифицировать по различным видам.

По внешнему виду: книги, карточки, свободные листы, электронные таблицы.

Бухгалтерские книги представляют собой сброшюрованные, разграфленные листы, которые пронумерованы, прошнурованы и на последней странице скрепляются печатью и подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера. Примером служит кассовая книга. Книги обеспечивают лучшую сохранность учетных данных, так как листы нельзя изъять или заменить.

Карточки представляют собой отдельные листы определенного формата. Для сохранности карточек их регистрируют в отдельной описи и хранят в картотеках (ящиках). Карточки могут вестись несколькими бухгалтерами как вручную, так и с помощью ЭВМ.

Свободные листы в качестве у четных регистров очень распространены. Свободные листы больше карточек по формату и объему информации. Свободные листы могут иметь форму журналов (журналы-ордера), ведомостей и других таблиц.

В последние годы происходит сплошная автоматизация, компьютеризация бухгалтерского учета. Учет с помощью ЭВМ (программа 1С: Предприятие) выполняется быстро, более точно, информация может сохраняться продолжительное время на дисках, в памяти ЭВМ. Данные автоматизированного учета ежемесячно переносятся на бумажные носители.

По назначению учетные регистры делятся на хронологические, систематические и комбинированные.

Хронологические регистры - это такие регистры, в которые документы записываются в последовательности по времени их составления (по датам). Например, кассовая книга, журнал регистрации хозяйственных операций.

Систематические регистры - это регистры для учета однородных по экономическому содержанию хозяйственных операций с помощью счетов и двойной записи. Например, Главная книга, Журналы-ордера (рисунок 5).

Если в регистрах хозяйственные операции отражаются в хронологической последовательности и группируются по соответствующим счетам, то такие регистры называются комбинированными.

Рисунок 5. Журнал-ордер №1.

Но видам учета регистры делятся на регистры аналитического, синтетического учета и комбинированные.

Регистры аналитического учета служат для получения информации по аналитическим счетам. В регистрах аналитического учета могут применяться только натуральные измерители (например, карточка складского учета материалов) или же натуральные, трудовые и денежные измерители (например, лицевые счета по начислению заработной платы работников). Содержание хозяйственной операции в регистрах аналитического учета записывается детально, со всеми необходимыми пояснениями. Регистры синтетического учета служат для получения информации по синтетическим счетам и субсчетам (Главная книга) (рисунок 6).

Комбинированные регистры служат для получения информации по аналитическим и синтетическим счетам. Например, журнал-ордер по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядниками» отражает задолженность каждому поставщику и в целом сумму кредиторской задолженности.

Рисунок 6. Главная книга.

По признаку унификации регистры бывают: типовые, используемые для организаций различных отраслей народного хозяйства, и отраслевые, используемые для организаций определенной отрасли.

По времени ведения регистры бывают годовые (Главная книга), поквартальные и помесячные (журналы-ордера). Записи в учетных регистрах ведутся вручную и с помощью ЭВМ.

2. Формы ведения бухгалтерского учёта.

К современным формам бухгалтерского учета относятся:

1) мемориально-ордерная;

2) журнально-ордерная;

3) автоматизированная (или машинно-ориентированная);

4) упрощенная (для малых предприятий, с обязательным Применением двойной записи по счетам бухгалтерского учета).

Предприятие (учреждение) самостоятельно выбирает форму бухгалтерского учета при условии соблюдения нормативных актов о бухгалтерском учете и отчетности. Принятая предприятие форма учета должна быть отражена в приказе об учетной политике предприятия. Многие предпринятая применяют комбинированные формы учета, основываясь на трех первых формах учета как переходных к полной автоматизации.

Новая форма учета, упрощенная, рекомендована для ведения учета на малых предприятиях. Разновидностью ее является Журнал-Главная, или сокращенная журнально-ордерная форма.

Мемориально-ордерная форма учета свое название получила по основному ее учетному регистру - мемориальному ордеру (рисунок 8). На каждый первичный документ бухгалтерия составляет проводку, которая записывается в регистр под названием мемориальный ордер (переводится как памятный приказ). Если много однородных операций, то их группируют в накопительных ведомостях, а мемориальный ордер с проводкой составляют один по итогам ведомости с приложением к ордеру всех первичных документов.

Рисунок 7. Схема журнально-ордерной формы учёта.

Мемориальные ордера регистрируются в специальном журнале (хронологическая запись) и на их основе производятся записи на счетах Главной книги (систематическая запись).

Форма счетов Главной книги строится с разбивкой дебета и кредита по каждому корреспондирующему счету.

Итоги за месяц по данным счетов Главной книги переносятся в оборотную ведомость по синтетическим счетам (оборотный баланс), в которой итоги оборотов по дебету и кредиту должны быть равны между собой и, одновременно, итогу регистрационного журнала за отчетный месяц. Конечное сальдо оборотной ведомости используется для составления сальдового баланса.