ФАКУЛЬТЕТ ИДО
ОТЧЕТ ПО ПРАКТИКЕ
по делопроизводству в бухгалтерском учете
студентки группы 05/2 Бп
Тимофеевой Екатерины Валерьевны.
Проверила Цыпкина Н.В.
Электросталь 2006
Содержание
Введение
1 Требования к бланкам документов
2 Порядок организации документооборота
3 Особенности подготовки и оформление отдельных видов документов
3.1 Приходный кассовый ордер
3.2 Объявление на взнос наличными
3.3 Платежные поручения
3.4 Доверенность
3.5 Счет-фактура
3.6 Авансовый отчет
4 Порядок хранения первичных документов и учетных регистров
Литература
Введение
В своей работе федеральные органы исполнительной власти руководствуются типовой инструкцией, которая разработана в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005г. №30 «О типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти», на основе федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации.
Типовая инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органов исполнительной власти – министерствах, службах, агентствах.
Ответственность за правильную организацию и постановку делопроизводства в структурных подразделениях Отделения Федерального Казначейства возлагается на его руководителя.
Деятельность Отделения обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих их документационную базу.
Отделение Федерального Казначейства издает следующие ненормативные правовые акты: приказы, указания, распоряжения, инструкции, положения, протоколы и иные документы в соответствии с их компетенцией.
В целях эффективного использования средств вычислительной техники устанавливают единые правила оформления документов и их реквизитов, проводится унификация состава, форм документов, а также процессов работы с документами.
1 Требования к бланкам документов
Документы изготавливаются на бланках и должны иметь установленный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения.
Устанавливают два стандартных формата бланков документов – А 4 (210´297 мм) и. А 5 (148´210 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
20 мм – левое;
10 мм – правое;
20 мм – верхнее;
20 мм – нижнее.
Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Они изготавливаются типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводятся с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки документов Отделения Федерального Казначейства с изображением Государственного Герба Российской Федерации.
В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков:
- угловой (приложение 1);
- продольный (приложение 2).
Для Отделения Федерального Казначейства устанавливают следующие виды бланков организационно-распорядительных документов:
1. Общий бланк;
2. Бланк письма;
3. Бланк конкретного вида документа.
При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.
2 Порядок организации документооборота
Движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив - документооборот) регламентируется графиком.
Особенности документооборота в условиях механизации (автоматизации) бухгалтерского учета определены соответствующими нормативными документами. Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя. График устанавливает в Отделении рациональный документооборот, т.е. предусматривает оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.
График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы в организации, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ. График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.
Работники Отделения создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя.
Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.
Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер.
3 Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов
3.1 Приходный кассовый ордер
Любое поступление наличных денег в кассу Отделения, в том числе и по чеку, оформляется приходным кассовым ордером (форма № КО-1). Ордер состоит из двух частей: непосредственно приходного кассового ордера и квитанции к приходному кассовому ордеру.
Прием наличных денег по приходным кассовым ордерам может производиться только в день их составления. Лица, вносящие наличные денежные средства, представляют в бухгалтерию сопроводительные документы (кассовые и товарные чеки, авансовые отчеты и т.п.), отражающие совершение хозяйственных операций.
На основании представленных документов, подтверждающих факт совершения хозяйственной операции, работник бухгалтерии выписывает в одном экземпляре приходный кассовый ордер и квитанцию к нему, которые подписываются главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.
После получения наличных денег приходный кассовый ордер и квитанция к нему немедленно подписываются кассиром, а квитанция к приходному кассовому ордеру заверяется печатью (штампом).
После завершения хозяйственной операции кассир гасит приходный кассовый ордер и прилагаемые к нему документы специальным штампом «Получено» с указанием даты (числа, месяца и года) и ставит свою подпись.
Порядок заполнения реквизитов приходного кассового ордера и квитанции к нему приведен в таблице 1.
Таблица 1.
| Наименование реквизитов | Содержание записей |
| По ОКПО | Указывается присвоенный организации код ОКПО |
| Организация | Указывается наименование организации. |
| Структурное подразделение | Указывается наименование структурного подразделения организации (если приходный кассовый ордер выдается структурным подразделением) |
| Номер документа | Указывается очередной порядковый номер документа в соответствии с принятой в организации системой нумерации приходных кассовых ордеров. |
| Дата составления | Указывается дата составления ордера в формате «ДД.ММ.ГГГГ». |
| Принято от | Указывается наименование организации или ФИО физ.лица – источника поступления наличных денежных средств. |
| Основание | Указывается содержание хозяйственной операции |
| Сумма | Указывается сумма полученных наличных денег (рубли – прописью, копейки – цифрами). Свободное место после суммы рублей прописью до слова руб. прочеркивается одной линией. |
| В том числе | По данной строке должна указываться сумма НДС цифрами в случае, если по приходному ордеру оформляется поступление выручки от покупателей и заказчиков. Если продукция, работы, услуги не облагается НДС, то делается запись «без налога (НДС)». |
| Приложение | По данной строке перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления. |
| Главный бухгалтер | Ставится подпись главного бухгалтера, и указываются его фамилия и инициалы по строке «расшифровка подписи» |
| Получил кассир | Ставится подпись кассира, и указываются его фамилия и инициалы по строке «расшифровка подписи». |
| М.П. (штампа) | В квитанции перед подписями главного бухгалтера и кассира необходимо указать дату получения наличных денег и заверить квитанцию печатью (штампом) организации. |
3.2 Объявления на взнос наличными
Объявления на взнос наличными составляется по установленной ЦБ РФ форме №0402001 и подписывается лицом, вносящим деньги в банк.
Объявление на взнос наличными представляет собой комплект из трех документов (частей): непосредственно объявления на взнос наличными, квитанции и ордера, которые заполняются практически одинаково.
Операционный работник банка проверяет правильность заполнения объявления на взнос наличными, оформляет его, отражает сумму денег в кассовом журнале по приходу и передает объявления на взнос наличными в кассу банка.
Получив объявление на взнос наличными, кассовый работник приходной кассы проверяет наличие и тождественность подписи операционного работника имеющемуся образцу, сличает соответствие суммы цифрами и прописью, вызывает вносителя денег и принимает от него денежные средства.