По общему правилу справка с места работы подписывается работодателем или руководителем организации и заверяется печатью. Исключение из этого правила может быть предусмотрено локальными нормативными актами (например, право подписи справок с места работы может быть делегировано начальнику отдела кадров на основании приказа о распределении обязанностей).
Обязательными реквизитами справки являются: наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (для внешней справки), адресат, подпись, оттиск печати.
Учет выданных справок с места работы ведется с помощью специального журнала (книги). В данном журнале (книге) фиксируют: номер выданной справки (ему соответствует порядковый номер записи в журнале (книге)), краткое содержание справки («о заработной плате», «о стаже» и так далее), адресат.
Пример
Образец справки с места работы.
ООО «Виктория»
Адресат
СПРАВКА
10.11.2006 г. №45
г. Москва
Иванова Мария Ивановна работает в ООО «Виктория» в должности бухгалтера с 01.03.2000 г.
Директор____________ /__________________/
Подпись (расшифровка подписи)
Список использованной литературы
1. Делопроизводство: Учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина; Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006. – 560 с.
2. Кадровое делопроизводство: информационно-справочная документация // Audit-it.ru. – 7 февраля 2007.
3. Краткий словарь видов и разновидностей документов / Главархив, ВНИИДАД, М., 1974.
4. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А.Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. – 592 с.
5. Энциклопедия делопроизводства [Электронный ресурс]: http://www.termika.ru/dou/enc/razd2/prav.php