Приложения должны быть подписаны исполнителем или его руководителем.
В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица,подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа,и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись;расшифровка подписи (инициалы, фамилия).Реквизит располагается под текстом документа или под отметкой о наличииприложения, например: не на бланке организации:
Ректор Пермского техническогоуниверситета
личная подпись А.Е. Комаров
или при использовании бланка документа:
Ректор личная подпись А.Е. Комаров
При подписании документа несколькими должностными лицами организации их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Директор гимназии №3 личная подпись А.А. Воробьев
Главный бухгалтер личная подпись Е.И. Лонкина
Документы коллегиального органа подписываются председателем этогооргана и секретарем.В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц,подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии сраспределением, например:
Председатель комиссии личная подпись Н.В. Кукушкин
Члены комиссии личная подпись К.М. Артемьева
личная подпись С.П. Фатвеев
личная подпись В.А. Мелов
При подписании документа несколькими лицами одного ранга их подписи располагают на одном уровне, например:
Заместитель Министра юстиции Заместитель Министра финансов
Российской Федерации Российской Федерации
Личная Личная
подпись В.М. Степанов подпись А.П. Миронов
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии или указанием, что он временно исполняет обязанности должностного лица.
Не допускается ставить предлог За, надпись от руки Зам. или косую черту перед наименованием должности.
«Гриф согласования документа» – реквизит документа, выражающий согласие другой организации (не автора) с содержанием документа. Реквизит состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Директор ВНИИ документоведения и архивного дела
Личная подпись М.В. Ларин
23.04.2000
Реквизит «Печать». В соответствии с положением «О Государственном гербе Российской Федерации» воспроизведение Государственного герба Российской Федерации является обязательным на печатях: Президента Российской Федерации, палат Федерального Собрания, Правительства Российской Федерации, Конституционного суда Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации, Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации; центральных органов федеральной исполнительной власти, а также дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за границей; на печатях иных органов государственной власти.
Герб субъекта Российской Федерации размещается на печатях органов представительной и исполнительной власти субъектов Федерации. Использование герба регламентируется соответствующими нормативными актами субъектов Российской Федерации.
Герб города, района Российской Федерации размещается на печатях органов представительной и исполнительной власти города, района в соответствии с Федеральным законом от 28 августа 1995 г. №154ФЗ (с изменениями от 17 марта 1997 г.) «Об общих принципах организации местного самоуправления Российской Федерации».
Использование герба регламентируется соответствующими нормативными актами города, района Российской Федерации. Печати с изображением Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации, герба города, района Российской Федерации, а также печати организаций (с наименованием организаций), не имеющих право изображать государственную символику ставятся на документах, требующих особого удостоверения их подлинности, в соответствии с действующим законодательством или иным нормативным актом. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте. Как правило, это место нанесения печати обозначается символом «М.П.» без захвата наименования должности и подписи. Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.
Реквизит «Отметка о заверении копии». Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их. При заверении соответствия копии письма (остающейся в организации) отправляемому подлиннику следует «Отметку о заверении копии» оформлять следующим образом: ниже реквизита «Подпись» проставляют: заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:
Верно
Инспектор Общего отдела личная подпись М.В. Завалов
07.06.2000
Печати ставятся на копиях документов (включая ксерокопии) дляудостоверения их соответствия подлинникам. При рассылке документов,имеющих юридическую силу (постановления, приказы, распоряжения,инструктивные письма и т.д.), копии рассылаемых документов следует заверятьпечатью организации. Допускается заверять копии рассылаемых документовпечатью, предназначенной для заверения рассылаемых копий с наименованиемслужбы ДОУ организации (канцелярия, общий отдел и т.п.).
Реквизит «Отметка об исполнителе» проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа. Отметка об исполнителе включает инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Например:
А.Ю. Петров
924 45 67
При изготовлении документа машинописным способом отметка обисполнителе может дополняться кодом машинистки, количеством отпечатанныхэкземпляров и датой печатания. Например:
О.Л. Кузнецов
923 24 56
ОМ 2 01.04.2001
Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа,свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа,краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будетхраниться документ. Например:
Отправлен факс от 01.04.2000 №131. В дело №0115
Личная подпись 01.04.2000
или
Издан приказ от 01.04.2001 №12 «О создании экспертной комиссии»
В дело №0101
Личная подпись 12.09.2001
Реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию»проставляется от руки или в форме штампа в нижней части лицевой стороныпервого листа документа или на его обороте. Элементами данного реквизитаявляются: порядковый номер, дата поступления документа в организацию. При необходимости – часы и минуты.
Реквизит «Идентификатор электронной копии документа»проставляется в момент подготовки документа и включает в себя данные,необходимые для поиска документа.Реквизит может включать в себя имя файла, код оператора, дату, местоизготовления, количество экземпляров, количество страниц документа.Отметка может дополняться другими поисковыми данными, в зависимости отособенностей информационных систем организации.
Завершая обзор реквизитов документов, можно отметить, что впрактике работы коммерческих предприятий не используется реквизит «1 –Государственный герб». Он ставится только на документахгосударственных учреждений и предприятий, которым предоставленотакое право. Это правило относится и к реквизиту 2.
Особенно важным является правильное оформление такихреквизитов, как дата, подпись, гриф утверждения, печать, которыепридают документу юридическую силу.Каждый документ можно разделить на три основные части:заголовочную (в нее входят реквизиты, расположенные до текста),основную (реквизиты «текст» и «приложение») и оформляющую часть(реквизиты, расположенные ниже текста и приложения).[18]
Заключение
В заключении хотелось бы сказать что документ, который создан в обществе, входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Он отображает факты, события, предметы, явления объективной действительности и мыслительной деятельности человека.
Из всего вышеизложенного можно сделать следующие выводы.
Различные функции документа тесно взаимосвязаны и переплетены между собой, поэтому изучение их возможно только с помощью общенаучного метода абстрагирования, т.е. мысленного разграничения и временного выделения каких-либо отдельных функций. Функции документа можно разделить на общие и специальные.
Отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной классификации видов и разновидностей документов. Важнейшим признаком для классификации документов является его содержание.
Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это подчёркнуто и в определении термина документ в законе «Об информации, информатизации и защите информации»: «документированная информация (документ) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать».
Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает: юридическую силу документов, организацию быстрого поиска документов, оперативное и качественное составление и исполнение документов, более активное использование ПЭВМ при составлении документов. Любой документ состоит из ряда составляющих его элементов (дата, текст, подпись и т.д.), которые называются реквизитами.