Меморіальний ордер №9 (накопичувальна відомість про вибуття та переміщення необоротних активів форма №438) - використовується для обліку вибуття та переміщення до інших установ, організацій та матеріально відповідальних осіб матеріальних цінностей, що відносяться до необоротних активів. Записи здійснюються щодо кожного документа („Акт прийняття-передачі основних засобів" ф. № ОЗ-1, „Акт про списання основних засобів" ф. № ОЗ-3, „Акт про списання автотранспортних засобів" ф. № ОЗ-4, „Акт про списання вилученої з бібліотеки літератури” ф. № ОЗ-5) із зазначенням матеріально відповідальної особи.
Меморіальний ордер підписується виконавцем, особою, що перевірила меморіальний ордер, та головним бухгалтером.
Одночасно відповідні записи здійснюються у відповідних інвентарних картках обліку необоротних активів.
Меморіальний ордер №10 (накопичувальна відомість про вибуття та переміщення малоцінних та швидкозношуваних предметів форма №439) - Використовується для обліку вибуття та переміщення до інших установ, організацій та матеріально відповідальних осіб малоцінних та швидкозношуваних предметів. Записи здійснюються за кожним документом із зазначенням матеріально відповідальної особи.
Меморіальний ордер підписується виконавцем, особою, що перевірила меморіальний ордер, та головним бухгалтером. .
Меморіальний ордер №11 (зведення накопичувальних відомостей про надходження продуктів харчування форма №398) - меморіальний ордер використовується в тих випадках, коли установою складається декілька накопичувальних відомостей про надходження продуктів харчування.
Меморіальний ордер складається за результатами місяця на підставі накопичувальних відомостей про надходження продуктів харчування окремо за кожною матеріальною відповідальною особою.
Меморіальний ордер підписується виконавцем, особою, що перевірила меморіальний ордер, та головним бухгалтером.
Меморіальний ордер №12 (зведення накопичу вальних відомостей про витрачання продуктів харчування форма №411 - меморіальний ордер використовується в тих випадках, коли установою складається декілька накопичу вальних відомостей про витрачання продуктів харчування.
Меморіальний ордер складається в кінці місяця на підставі накопичувальних відомостей про витрачання продуктів харчування окремо за кожною матеріально відповідальною особою.
Меморіальний ордер підписується виконавцем, особою, що перевірила меморіальний ордер, та головним бухгалтером.
Меморіальний ордер №13 (накопичувальна відомість витрачання матеріалів форма №396) - використовується для обліку операцій про витрачання матеріалів, крім продуктів харчування.
До меморіального ордеру дані заносяться з первинних документів про витрачання матеріалів.
Меморіальний ордер підписується виконавцем, особою, що перевірила меморіальний ордер, та головним бухгалтером.
Меморіальний ордер №14 (накопичувальна відомість нарахування доходів спеціального фонду форма №409) - накопичувальна відомість використовується для обліку операцій нарахування доходів спеціального фонду (субрахунки 711 „Доходи за коштами, отриманими як плата за послуги”, 712 „Доходи за іншими джерелами власних надходжень бюджетних установ", 713 „Доходи за іншими надходженнями спеціального фонду”). На кожен вид доходів спеціального фонду відкриваються окремі меморіальні ордери, які нумеруються відповідно № 14-1, 14-2, 14-3.
Меморіальний ордер підписується виконавцем, особою, що перевірила меморіальний ордер, та головним бухгалтером.
Меморіальний ордер №15 (зведення відомостей за розрахунками з батьками на утримання дітей форма №406) - у централізованих бухгалтеріях на підставі відомостей за розрахунками з батьками складається зведення відомостей.
Меморіальний ордер підписується виконавцем, особою, що перевірила меморіальний ордер, та головним бухгалтером.
Меморіальний ордер №16 (накопичувальна відомість позабалансового обліку) - у накопичувальнів відомості ведеться облік надходжень та вибуття в розрізі об’єктів позабалансового обліку.
Порядок розроблено на виконання статті 48,51,112 Бюджетного кодексу України та затверджено наказом ДКУ від 09.08.2004 року №136.
Розпорядники бюджетних коштів за умови взяття зобов’язань протягом 7 робочих днів з дати його виникнення подають до ДКУ реєстр зобов’язань і оригінали документів, що підтверджують факт узяття зобов’язань (накладні, акти виконання робіт).
Органи ДКУ перевіряють підтверджені документи та опрацьовуються казначейством:
за захищеними статтями протягом одного операційного дня;
за іншими поточними видатками - до трьох операційних днів;
за капітальними видатками - до п’яти операційних днів;
Органи ДКУ перевіряють подані розпорядниками коштів реєстри та підтвердні документи на їх відповідність, звіряють суми реєстрів із залишками невикористаних асигнувань за відповідними кодами функціональної та економічної класифікації видатків. У випадках неякісного оформлення реєстрів, відсутності підтвердних документів, недостатку залишку асигнувань за відповідним кодом класифікації видатків органи ДКУ ці зобов'язання не обліковують, а повертають на доопрацювання розпорядникам коштів.
Якщо сума зобов'язання та/або фінансового зобов'язання перевищує загальну річну суму асигнувань на відповідні цілі, то реєстрація зобов'язання органом ДКУ не проводиться, а фіксується у спеціальному журналі і повідомляється органам Контрольно-ревізійного управління (КРУ) та вищому органові ДКУ.
Оплата рахунків розпорядників коштів бюджету здійснюється тільки за наявності в обліку органів ДКУ їхніх зобов'язань та залишку коштів на рахунках розпорядників. Бюджетні установи мають право на визначення черговості оплати рахунків самостійно, виходячи з необхідності забезпечення виконання пріоритетних заходів.
Таким чином, наявність взятих на облік в органах ДКУ реєстрів фінансових зобов'язань розпорядників коштів бюджету і копій підтвердних документів є обов'язковою підставою для здійснення видатків.
Документи що підтверджують факт взяття зобов’язань повертаються розпоряднику з відміткою "Зареєстровано та взято на облік".
Органи ДКУ не реєструють зобов’язання:
при відсутності документів, які підтверджують факт узяття зобов’язань;
при невідповідності напрямків витрачання бюджетних коштів
відповідальність за взяті зобов’язання, їх зміни, правильність оформлення та достовірність інформації включеної до реєстрів несуть розпорядники бюджетних коштів.
Порушення розпорядниками бюджетних коштів, вимог щодо прийняття ними бюджетних зобов’язань є підставою для призупинення бюджетних асигнувань.
Звіт формується на підставі даних карток аналітичного обліку касових видатків. Затверджена форма картки та порядок її складання наказом ДКУ від 6.10.2000 року №100.
Картка містить інформацію щодо проведення касових видатків у розрізі кодів економічної класифікації (з картки беруться касові видатки звітності).
Картка складається за місяць та наростаючим підсумком з початку року. Фактичні видатки для звітності беруться з картки аналітичного обліку.
Відповідно до Закону України "Про Державний бюджет", постановами Кабінету міністрів від 28.02.2000 року №419, "Про затвердження порядку представлення фінансової звітності" від 28.02.2002 року №228, "Про затвердження порядку складання та основних вимог до використання коштів бюджетних установ" від 17.05.2002 року №659, встановлений наступний порядок складання представлення річних звітів.
Фінансова звітність повинна бути достовірною - інформація наведена у звітності є достовірною якщо вона не має помилки. Фінансова звітність повинна мати інформацію про всі проведені операції які відбулись у звітному періоді.
Звітним періодом для складення фінансової звітності є бюджетний період який дорівнює одному календарному року, який починається 1 січня до 31 грудня, якщо не передбачено інше.
Форми фінансової звітності заповнюються по всім передбаченим позиціям, графам та строкам. При відсутності даних незаповнені статті заповнюються нулями або перекреслюється. Додаткові статті та показники фінансової звітності забороняється.
Форми фінансової звітності та пояснювальні записки підписуються керівником та головним бухгалтером. Без цих підписів звіти вважаються недійсними.
При казначейській формі обліку обслуговування кошторисів данні фінансових звітів перевіряються в частині відповідності аналогічних даних відображених в обліку органів ДКУ та візується останній на кожній сторінці.
Віза органів ДКУ підтверджує, що дані звітів відповідають звіту Державного казначейства та підлягають вненсенню до загального звіту організації вищестоящого рівня. В звіти, які були завізовані, забороняється вносити зміни без попереднього узгодження з органами державного казначейства.
Форми звітності надані на електронних носіях у вигляді транспортних файлів. Строки представлення фінансової звітності установлені ДКУ у межах строків установлених постановою Кабінету міністрів України №419.
Склад фінансової звітності
Баланс (форма №1), див Додаток 35
Звіт про надходження та використання коштів загального фонду (форма №2д, 2м), див додаток 36;
Звіт про надходження та використання коштів отриманих як оплата за послуги наданих бюджетним установам (форма 3-1д,3-1м)
Звіт про надходження та використання коштів отриманих по іншим джерелам (форма 4-2д,4-2м)
Звіт про надходження та використання коштів спеціального фонду (форма 4-3д,4-3м)