До начала инвентаризации основных средств комиссии рекомендуется проверить наличие:
инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета;
технических паспортов или другой технической документации;
документов на объекты, сданные или принятые предприятием в аренду и на хранение.
В ходе проверки комиссия производит осмотр объектов и заносит в описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели.
При выявлении неучтенных объектов, а также объектов, по которым в регистрах бухучета отсутствуют или указаны неправильные данные, характеризующие, комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели. Например, по зданиям указать их назначение, основные материалы, из которых они построены, объем (по наружному или внутреннему обмеру), площадь (общая полезная площадь), число этажей (без подвалов, полуподвалов и т.д.), год постройки и др.; по каналам - протяженность, глубину и ширину (по дну и поверхности), искусственные сооружения, материалы крепления дна и откосов и т.п.
Оцениваются выявленные неучтенные объекты с учетом рыночных цен, а износ определяется по действительному техническому состоянию.
Если основное средство подверглось восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию и вследствие этого изменилось основное его назначение, то оно вносится в опись под наименованием, соответствующим новому назначению.
Если комиссией установлено, что работы капитального характера (надстройка этажей, пристройка новых помещений и др.) или частичная ликвидация строений и сооружений (слом отдельных конструктивных элементов) не отражены в бухучете, необходимо по соответствующим документам определить сумму увеличения или снижения балансовой стоимости объекта и привести в описи данные о произведенных изменениях.
Основные средства, которые в момент инвентаризации находятся вне места нахождения предприятий (железнодорожный подвижной состав, автомашины; отправленные в капитальный ремонт машины и оборудование и т.п.), инвентаризируются до момента временного их выбытия.
На объекты, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и т.п.).
Инвентаризация товарно-материальных ценностей, как правило, должна проводиться в порядке расположения их в данном помещении. При хранении ценностей в разных изолированных помещениях, у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки вход в помещение не допускается (например, опломбируется) и комиссия переходит для работы в следующее помещение.
Комиссия в присутствии материально ответственных лиц проверяет фактическое наличие ТМЦ путем обязательного их пересчета, перевешивания или перемеривания. Не допускается вносить в описи, данные об остатках со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.
ТМЦ, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации. Они заносятся в отдельную опись под наименованием "Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации". В описи указывается дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма; Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению члена комиссии) делается отметка "после инвентаризации" со ссылкой на дату описи, в которую записаны данные ценности.
При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера в процессе инвентаризации ТМЦ могут отпускаться материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Они также заносятся в отдельную опись под наименованием Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации". Оформляется опись по аналогии с документами на поступившие ценности во время инвентаризации. В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению члена комиссии.
На счетах учета товарно-материальных ценностей, не находящихся в момент Инвентаризации в подотчете материально ответственных лиц (в пути, товары отгруженные и др.), могут оставаться только суммы, подтвержденные надлежаще оформленными документами: по находящимся в пути - расчетными документами поставщиков или другими их заменяющими документами, по отгруженным - копиями предъявленных покупателям документов (платежных поручений, векселей и т.д.), по просроченным оплатой документам - с обязательным подтверждением учреждением банка; по находящимся на складах сторонних организаций - сохранными расписками, переоформленными на дату, близкую к дате проведения инвентаризации.:
Описи составляются отдельно на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, отгруженные, не оплаченные в срок покупателями и находящиеся на складах других организаций.
Отдельные предметы в составе оборотных средств, находящиеся в эксплуатации, инвентаризируются по местам их нахождения и материально ответственным лицам, на хранении у которых они находятся.
Проверка проводится путем осмотра каждого предмета. В описи они заносятся по наименованиям в соответствии с номенклатурой, принятой в бухучете.
При инвентаризации предметов в составе оборотных средств, выданных в индивидуальное пользование работникам, допускается составление групповых инвентаризационных описей с указанием в них ответственных за эти предметы лиц, на которых открыты личные карточки, с распиской их в описи.
Предметы спецодежды и столового белья, отправленные в стирку и ремонт, должны записываться в опись на основании ведомостей, накладных или квитанций организаций, осуществляющих эти услуги.
Предметы, пришедшие в негодность и не списанные, в инвентаризационную опись не включаются, а на них составляется акт с указанием времени эксплуатации, причин негодности, возможности использования их в хозяйственных целях.
Инвентаризационные описи передают в бухгалтерию, где их тщательно проверяют в отношении правильности цен на товары, таксировки, подсчета итогов. Результаты инвентаризации бухгалтерия определяет в натуральном и стоимостном выражении отдельно по каждому наименованию, артикулу, сорту, цене товаров и тары. Часто сличительная ведомость совмещается на одном бланке с инвентаризационной описью.
При инвентаризаций незавершенного производства в организациях, занятых промышленным производством, не- обходимо определить:
фактическое наличие заделов (деталей, узлов, агрегатов) и не законченных изготовлением и сборкой изделий, находящихся в производстве;
фактическую комплектность незавершенного производства (заделов);
выявить остаток незавершенного производства по аннулированным заказам, а также по заказам, выполнение которых приостановлено.
Описи составляются отдельно по каждому обособленному структурному подразделению (цех, участок, отделение) с указанием наименования заделов, стадии или степени их готовности, количества или объема, а по строительно-монтажным работам - с указанием объема работ: по незаконченным объектам, их очередям, пусковым комплексам, конструктивным элементам и видам работ, расчеты по которым осуществляются после полного их окончания.
Сырье, материалы и покупные полуфабрикаты, находящиеся у рабочих мест, не подвергавшиеся обработке, в опись незавершенного производства не включаются, а инвентаризируются и фиксируются в отдельных описях. По забракованным деталям также составляются отдельные описи.
По незавершенному производству, представляющему собой неоднородную массу или смесь сырья (в соответствующих отраслях промышленности), в описях, а также в сличительных ведомостях приводятся два количественных показателя: количество этой массы или смеси и количество сырья или материалов (по отдельным наименованиям), входящих в ее состав. Количество последних определяется техническими расчетами в порядке, установленном отраслевыми инструкциями по вопросам планирования, учета и калькулирования себестоимости продукции (работ, услуг).
По незавершенному капитальному строительству в описях указывается наименование объекта и объем выполненных работ по этому объекту, по каждому отдельному виду работ, конструктивным элементам, оборудованию и т.п. При этом проверяется:
а) не числится ли в составе незавершенного капстроительства оборудование, переданное в монтаж, но фактически не начатое монтажом;
б) состояние законсервированных и временно прекращенных строительством объектов.
По этим объектам, в частности, нужно выявить причины и основание для их консервации.
На законченные строительством объекты, фактически введенные в эксплуатацию полностью или частично, приемка и ввод в действие которых не оформлены надлежащими документами, составляются отдельные описи. Отдельные описи составляются также на законченные, но почему-либо не введенные в эксплуатацию объекты. В описях необходимо указать причины задержки оформления сдачи в эксплуатацию указанных объектов.
На прекращенные строительством объекты, а также на проектно-изыскательские работы неосуществленному строительству составляются описи, в которых приводятся данные о характере выполненных работ и их стоимости с указанием причин прекращения работ. Для этого должны использоваться соответствующая техническая документация (чертежи, сметы, сметно-финансовые расчеты), акты сдачи работ, этапов, журналы учета выполненных работ на объектах строительства и другая документация.