В настоящее время регламентация документирования, организации и технологии документационного обеспечения управления ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативных и нормативно-методических документов общегосударственного действия.
В действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, к оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста.
Обязательность документирования информации определена законом "Об информации, информационных технологиях и о защите информации". В нем указанно: «документированная информация – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность РФ» .[2, с. 3]
Федеральный закон «О бухгалтерском учете», указав, что бухгалтерский учет осуществляется путем сплошного, и документального учета всех хозяйственных операций, специальной статьей (ст. 9) определил правила первичных учетных документов. В ней подчеркивается, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами. При этом закон допускает создание первичных и сводных учетных документов на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация должна изготовлять копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль.
Параллельно с термином «делопроизводство» в наше время используется термин «документационное обеспечение управления». Появление этого термина связанно с внедрением компьютерных систем в управление, их организационным, программным и информационным обеспечением. Для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе в области делопроизводства, аналогично стал использоваться термин «документационное обеспечение управления», который, по существу, является синонимом термина «делопроизводство».
Более широкий термин, применяемый сегодня, - информационно-документационное обеспечение управления, включает помимо традиционной работы с документами и информационное обслуживание, создание, ведение и работу с базами данных.
Документ, полученный из автоматизированной информационной системы, в соответствии с законом приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется в Российской Федерации на основе лицензии.
В настоящее время доминирует поверхностный подход, базирующийся на понятийной базе традиционного информационного взаимодействия субъектов на основе бумажного документа.
Подход отвечает практическим потребностям предыдущих и, в значительной степени, настоящего, этапов развития вычислительной техники, позволяет решать частные прикладные задачи. Но уже сейчас подобная трактовка неудовлетворительна при решении крупных перспективных задач "обустройства" электронного взаимодействия - создании адекватной инфраструктуры в региональном и национальном масштабе. Решающее значение приобретают глубинные отличия традиционного и электронного документов: традиционный документ предназначен для обработки мыслящими субъектами, людьми; электронный документ - для обработки техническими объектами, аппаратными и программными средствами ВТ.
Концепция аналогии электронного и традиционного (бумажного) документа начинает тормозить развитие электронного взаимодействия. Например, предписания государственных законов допускают существование множества подлинников (оригиналов) электронного документа, каждый из которых имеет равную юридическую силу. Трудно вообразить, что произойдет в кредитно-финансовой сфере, если бы там закон соблюдался: дважды отправленное одно и то же электронное платежное поручение формально позволяет дважды получить деньги.
Темпы развития вычислительной техники оказались столь стремительными, что подавляющее большинство людей не успело осознать качественное различие традиционного и электронного обмена информацией.
В течение многих веков отображение и восприятие информации осуществлялось на аналоговой, образной основе - передавались, принимались и первично обрабатывались образы. Человек воспринимает и читает не буквы, а слова, фразы, слышит не отдельные гармоники спектра, а звук в целом. Аналоговый мир - мир приблизительности, "похожести", и потому "узнаваемости" образов. В мире человека действуют законы аналогового взаимодействия, живой мир базируется на восприятии образов, но не цифр. Аналитическое мышление вторично, не случайно цифровую информацию может воспринимать только конечная ступень эволюции - человек. [16, с. 3]
Аналоговое и цифровое отображение информации неразрывны. Потеря или добавление всего одного бита в неизбыточное сообщение полностью меняет его интерпретацию, тогда как удаление или ввод одной буквы в текст обычно не влияет на содержание. [16, 10]
Традиционные (аналоговые) документы создаются и используются только в аналоговом мире человека. И если компьютер всего лишь пишущая машинка, то, действительно, электронный документ можно рассматривать как аналоговый, только "напечатанный" на своеобразной "бумаге» - машинном носителе. Но этот период заканчивается, электронные документы действуют в новом, цифровом, мире. Игнорирование качественного отличия сущности электронного документа при решении крупных задач в сфере электронного взаимодействия может привести к крупным ошибкам, и даже сделать решение невозможным.
Локальный масштаб отдельных задач и вопросов, характерный для традиционного (аналогового) документооборота, перерастает в проблемы при электронном взаимодействии. Отмечу только две важнейшие проблемы: первая имеет общественно-социальный характер - правоотношения субъектов, обусловленные использованием для взаимодействия электронного документа; вторая носит технический характер - защита электронного документооборота. Для их решения нужна системно увязанная, достаточно полная, с прикладной точки зрения, теория электронного документа. Назрела необходимость коренного уточнения и создания системно увязанного комплекса исходных понятий в сфере электронного взаимодействия.[16, с. 126]
Наша национальная черта – уважение к подписям и печатям, к форме документа. И, наверное, совсем не случайно у нас свирепствует, особенно среди специалистов ИТ, тяжёлый недуг, когда люди соглашаются считать электронными документами только документы, заверенные цифровой подписью (а лучше несколькими) .
Факт экономической жизни развитых стран – лишь очень небольшая часть электронных документов имеет цифровые подписи. Главная причина в том, что затраты на цифровые подписи, шифрование и т.п. методы защиты в подавляющем большинстве случаев себя не окупают. Прекрасный пример – электронная почта. Примерно за 15 долларов в год любой желающий (и россияне в том числе) может получить в солидной организации ключ, позволяющий подписывать свои сообщения электронной подписью. Многие ли этим воспользовались? Многие ли шифруют свои электронные письма? На самом деле – почти никто, тем более, что в наше неспокойное время шифрованные сообщения могут привлечь к автору нежелательное внимание со стороны инстанций, борющихся с терроризмом, отмыванием денег и т.п.
В развитых капиталистических странах исходят, прежде всего, из удобства ведения бизнеса и сокращения накладных расходов. Хорошим примером может служить Канада, где в конце 2004 года вышел стандарт, определяющий требования к электронным документам и системам электронного документооборота, с тем, чтобы электронные документы можно было предъявлять в суде в качестве доказательств.
В этом стандарте применение технические средств защиты отдельного документа (включая ЭЦП), - это лишь один из возможных способов доказательства подлинности электронного документа. Другим, предпочтительным способом доказательства подлинности документа служит доказательство целостности системы электронного документооборота, в которой этот документ находится.[14, с. 4]
В данной курсовой был рассмотрен путь развития делопроизводства. Постепенное совершенствование государственного и общественного строя, общей культуры, языка вело к все большему его усовершенствованию. В центре делопроизводства – документ. Возникновение документа произошло вместе с письменностью, вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, документы стали средством общения, передачи информации. Появление делопроизводства, современного документооборота - это закономерный этап развития хозяйственных, деловых и межличностных отношений людей. На раннем этапе развития человечества в документах отражались хозяйственные операции, велись статистические подсчеты, заключались договора, велась переписка, существовали сборники законов, в которых отражалось классовое и сословное деление общества, уклад их жизни, отношение к частной собственности и рабовладению и т.д. Люди пытались передавать информацию различными способами. Прошло несколько тысяч лет, и теперешний век, ознаменовавшийся не только накоплением колоссального объема знаний, но и тем, с какой скоростью можно получать и передавать эти знания в различные уголки планеты.