Відповідно до американської практики, операції із дрібною касою відбиваються в обліку в такий спосіб:
1) утворення фонду дрібної каси (одержання готівки з банку):
Д Дрібна каса
До Кошти
2) видача грошей із дрібної каси, оформлена ваучерами:
Не відбивається
3) поповнення дрібної каси:
Д Рахунку відповідних витрат
Д/До Недолік/надлишок коштів (якщо виявлено)
До Кошти
Таким чином, рахунок дрібної каси дебетується один раз, у момент утворення, і в наступних проводках не бере участь.
У Великобританії операції із дрібною касою враховуються трохи інакше. У момент видачі готівки із дрібної каси робляться записи по дебету рахунків відповідних витрат і кредиту рахунку дрібної каси, а при поповненні дрібної каси (на суму зроблених витрат) відповідно дебетується рахунок дрібної каси й кредитується рахунок коштів.
Ми розглянули основні проблеми, пов'язані з відбиттям в обліку найбільш ліквідного активу - коштів. Наступний по ліквідності актив, що у балансі йде безпосередньо після коштів, - це короткострокові інвестиції в легкореалізовані цінні папери. Однак для більшої наочності такі інвестиції ми будемо розглядати трохи пізніше, разом з довгостроковими інвестиціями. Тому тепер ми переходимо до обговорення облікових проблем, пов'язаних з дебіторською заборгованістю.
3. Дебіторська заборгованість (receivables; debtors)
У цьому розділі будуть розглянуті питання підходу до керування дебіторською заборгованістю в західних фірмах, загальні правила відбиття її в балансі, види дебіторської заборгованості, порядок її визнання й оцінки, а також можливості її ліквідації.
Під дебіторською заборгованістю компанії розуміються зобов'язання покупців або інших контрагентів бізнесу перед компанією, наприклад, по виплаті грошей за надання товарів або послуг. У цілому вона підрозділяється на поточну дебіторську заборгованість, що повинна бути погашена протягом одного року або операційного циклу (залежно від того, що триваліше), і непоточну заборгованість.
Ми буде розглядати поточну дебіторську заборгованість, називаючи її надалі просто дебіторською заборгованістю (оскільки саме вона представлена в першому розділі "Поточні (оборотні) активи" балансу), на прикладі американської практики.
Трактування дебіторської заборгованості на Заході в цілому відповідає прийнятої в Росії, однак російські фірми не підрозділяють дебіторську заборгованість на поточну й непоточну й мають набагато менше можливостей як у керуванні цією заборгованістю, так й у формі подання її в балансі й у способах її обліку.
4. Загальний підхід до керування дебіторською заборгованістю
Керування дебіторською заборгованістю скоріше стосується компетенції фінансового менеджера компанії. Проте розуміння стратегії відносно дебіторської заборгованості, що у середньому становить близько 1/3 величини поточних активів, і можливостей впливу на неї тісно пов'язане з обов'язками головного бухгалтера фірми.
Можна виділити п'ять основних кроків у керуванні дебіторської заборгованності:
/. Визначення умов надання кредиту при продажі товарів: його строку й системи знижок. Більш докладно це питання буде розглянутий нижче, при розборі "рахунків до одержання".
2. Визначення гарантій, під якими надається кредит. Найпростіший спосіб продажу товарів — це так званий відкритий рахунок, коли відповідно до укладеного контракту покупцеві виставляється рахунок. Який їм зізнається. У балансі така дебіторська заборгованість поєднується в рядок "рахунку до одержання".
Це американське визначення поточної дебіторської заборгованості як частини поточних активів. Міжнародні стандарти припускають обмеження "протягом одного року". Тут же відзначимо, що довгострокові векселі до одержання, відповідно до стандартів США, також класифікуються як поточна дебіторська заборгованість, оскільки вважаються високоліквідними.
Більше складний, але більше надійний спосіб — одержання письмового зобов'язання клієнта заплатити гроші, тобто векселя. Векселя бувають звичайні, коли покупець у писемній формі визнає свою заборгованість і зобов'язується заплатити певну суму на певний термін, і перекладні, називані іноді комерційними. Комерційні векселі широко використаються в міжнародній торгівлі, і суть їх полягає в наступному. Це приписання, що пише продавець, що вимагає, щоб покупець (або його агент) сплатив певну суму грошей на певний термін.
Коли потрібна негайна оплата по пред'явленню, то виписується пред'явницький переказний вексель, якщо ні, те переказний вексель на строк, що акцептується або покупцем, або його банком.
Існують також такі механізми, як безвідкличний акредитив, часто використовуваний у США й заснований на відносинах не тільки продавця й покупця, але і їхніх банків; умовний продаж, широко розповсюджена в Європі, коли право власності залишається за продавцем до часу оплати товару, і ін.
3. Визначення надійності покупця або ймовірності оплати отриманих їм від фірми товарів. Виконанню цього завдання можуть допомогти широко розповсюджені рейтинги (наприклад, рейтинг агентства), аналіз опублікованої фінансової звітності потенційного покупця, конструювання індексів ризику й т.д.
4. Визначення суми кредиту, надаваного кожному конкретному покупцеві. У цьому випадку, як правило, робляться розрахунки, засновані на ймовірності оплати покупцем товару, імовірності повторення замовлень, чистої наведеної вартості вигід і збитків, одержуваних від оплати (несплати) товару.
5. Визначення політики "збору" дебіторської заборгованості. Це питання нижче буде розглянутий докладніше. Тут же відзначимо, що за певну плату компанія може передати право на одержання грошей по дебіторській заборгованості спеціалізованій фірмі, що займається стягненням дебіторської заборгованості. Така фірма може або забезпечувати збір, страхування й фінансування дебіторської заборгованості, або надавати допомогу в стягненні простроченої дебіторської заборгованості й страхуванні сумнівних боргів. Ці операції відомі як факторні операції, або факторинг, а спеціалізовані фірми — якфакторні (факторингові). Крім даного шляху, існує можливість одержання кредитної страховки при необхідності "захисту" від безнадійних боргів.
Ці п'ять кроків взаємозалежні. Наприклад, фірма може пропонувати більше вигідні умови продажу, якщо вона проводить тверду політику відбору покупців, або давати кредит високорисковим клієнтам при наявності надійного механізму стягнення дебіторської заборгованості.
Таким чином, розробивши загальний підхід до керування дебіторською заборгованістю, компанія намагається його дотримуватися.
Наступний великий блок проблем, які їй має бути вирішувати, - способи обліку й відбиття дебіторської заборгованості у фінансовій звітності.
5. Загальні правила відбиття дебіторської заборгованості в балансі
Все вищесказане ставилося до дебіторської заборгованості, пов'язаної з нормальною діяльністю компанії по реалізації товарів. Така дебіторська заборгованість відома як trade receivables. Вона підрозділяється на дві більші групи: рахунку до одержання і векселя до одержання. Дебіторська заборгованість, не пов'язана з реалізаційною діяльністю, виникає в результаті ряду інших операцій. Прикладами дебіторської заборгованості, не пов'язаної з діяльністю по реалізації товарів, можуть служити аванси службовцям або філіям компанії, депозити для покриття потенційного збитку або збитку, депозити як гарантія платежу, дивіденди й відсотки до одержання, претензії (вимоги) до урядових організацій по поверненню податків і т.д.
Звичайно дебіторська заборгованість у балансі представлена по перерахованим вище групах (видам):
- рахунку до одержання (заборгованість по рахунках);
- векселя до одержання;
- дебіторська заборгованість, не пов'язана з реалізаційної діяльністю (як правило, у силу специфіки статей з детальною розшифровкою).
Відзначимо ще раз, що рішення про порядок розташування різних видів дебіторської заборгованості в балансі й ступені деталізації цих статей приймає сама компанія, і відповідно в різних компаній склад і структура дебіторської заборгованості в балансі будуть різні на відміну від російського балансу, що жорстко регламентує форму подання цієї статті.
Однак існують загальні правила класифікації дебіторської заборгованості в балансі. Зокрема, у США Положення про стандарти фінансового обліку вимагають дотримувати наступних правил:
1) виділення різних типів дебіторської заборгованості, що належить підприємству, якщо це істотно (зверніть увагу, як у конкретній ситуації застосовується принцип істотності);
2) забезпечення правильного розташування оцінних (коригувальних) статей поруч із відповідними статтями дебіторської заборгованості;
3) дотримання того, що дебіторська заборгованість, представлена в розділі "Поточні активи", буде перетворена в гроші протягом одного року або операційного циклу (залежно від того, що триваліше);
4) розкриття будь-яких непередбачених збитків, які пов'язані з існуючою дебіторською заборгованістю;