Преддоговорная работа ведется руководителем организации и/или лицами, уполномоченными на осуществление указанных действий руководителем организации, квалификация, знания и опыт которых позволяют качественно выполнить данное поручение.
В ходе преддоговорной работы всю переписку с аудируемым лицом необходимо оформлять на фирменных бланках аудиторской организации и регистрировать в журнале регистрации исходящих документов, входящие документы от аудируемого лица - в журнале входящих документов; устные переговоры с клиентом оформляются протоколом.
На преддоговорном этапе знакомства с заказчиком аудиторской организации целесообразно выяснить ряд вопросов, которые могут оказать влияние на результаты аудита. К числу основных процедур предварительного ознакомления аудитора с деятельностью клиента относятся следующие:
формулирование цели проверки у данного клиента и возможного использования ее результатов;
установление отраслевых особенностей и специфики деятельности клиента, его организационно-управленческого устройства, наличия дочерних предприятий и филиалов на основе ознакомления с учредительными и другими внутренними документами;
выяснение стиля руководства, квалификации учетного персонала путем личных бесед;
предварительный анализ условий производства, уровня обеспечения сохранности активов путем посещения и осмотра основных производственных и складских помещений;
ознакомление с прежними аудиторскими заключениями, отчетами внутренних аудиторов, материалами налоговых проверок;
уточнение характера взаимоотношений с налоговыми органами, банками, партнерами, акционерами и другими пользователями финансовой отчетности клиента;
экспресс-анализ отчетности, предварительное ознакомление с состоянием бухгалтерского учета и системы внутреннего контроля клиента;
получение сведений о клиенте от третьих лиц (других аудиторов, различных организаций, из СМИ и т.д.);
предварительная оценка трудоемкости и сложности аудита, а также аудиторского риска;
оценка собственных возможностей аудитора для выполнения работы с точки зрения наличия подготовленного персонала, знания специфики отрасли, особенностей ее законодательного регулирования.
Также на данном этапе необходимо решить с руководством клиента организационные вопросы, связанные с созданием нормальных условий для работы аудиторов, - предоставление отдельного помещения, сейфа для хранения документов, аппарата для снятия копий с первичных документов, розеток для подключения ноутбуков, принтера для вывода аудиторских документов на печать, средств телефонной и факсимильной связи и т.п. При необходимости следует обсудить вопросы размещения, проживания, питания, пользования транспортом специалистов аудиторской организации. Все документы переписки подшиваются в "Дело клиента".
Назначение руководителя проверки производится из состава сотрудников аудиторской организации, включая руководителя департамента аудита, после проверки на независимость, что оформляется приказом руководителя аудиторской организации.
Копия приказа о назначении руководителя аудиторской проверки и форма "Независимость аудитора", заполненная руководителем аудиторской проверки, подшиваются в "Дело клиента".
Планирование аудиторской проверки производится в соответствии с федеральным правилом (стандартом) аудиторской деятельности N 3 "Планирование аудита", утвержденным Постановлением N 696, и внутрифирменным стандартом "Планирование аудита".
Целью планирования является обеспечение качества и эффективности аудиторской проверки в возможно более короткие сроки.
На этапе планирования аудиторской организации необходимо:
установить объем проверяемой информации, время проведения проверки, а также величину и состав группы аудиторов, привлекаемых для проверки;
подготовить перечень аудиторских процедур и определить методику их применения;
определить состав информации, которую клиент должен предоставить для применения выборочных методов контроля.
Планирование аудиторской проверки позволяет:
уделить необходимое внимание важным областям аудита;
выявить потенциальные проблемы;
оптимизировать затраты;
обеспечить надлежащее качество проверки.
На этапе планирования оформляются и подшиваются в дело следующие документы:
форма "Независимость аудитора";
форма "Запрос информации на планирование аудита";
оценка риска аудитора;
расчет уровня существенности;
форма "Лист предварительного планирования аудита" или форма "Данные для планирования аудита";
форма "Общий план аудита";
форма "Программа аудита";
индивидуальные программы (формы по разделам программы);
предварительная оценка средств внутреннего контроля - оценка проводится только для разделов, по которым предусматривается выборочная проверка;
сведения, представляемые аудируемым лицом до начала проведения аудиторской проверки.
Информация для планирования аудита может быть получена от клиента на основании запроса, который направляется от имени руководства аудиторской организации в адрес руководства клиента и содержит перечень необходимых для планирования аудиторской проверки документов. Запрос подписывается: в момент представления клиенту - руководителем аудиторской организации (или уполномоченным лицом), в момент возврата запроса аудитору - главным бухгалтером предприятия-клиента.
При первом знакомстве с клиентом информация об особенностях его деятельности, применяемом компьютерном оборудовании и программах, системе бухгалтерского учета и внутреннего контроля документируется в бланке "Лист предварительного планирования аудита". При последующем общении с клиентом в целях планирования заполняется рабочий документ "Данные для планирования аудита". Эти рабочие документы заполняются специалистом, направленным на предварительное ознакомление с потенциальным клиентом, по итогам бесед с руководителем, главным бухгалтером, просмотра документов и т.д. В бланки вписывается полученная информация или выбирается один из предложенных вариантов с пометкой в соответствующей ячейке.
Если клиент отказывается сообщить какую-либо точную информацию (например, из соображений коммерческой тайны), то допускается запись ориентировочного значения или пометка "Сообщить отказались".
К рабочим документам по планированию могут быть приложены копии документов клиента (бухгалтерская отчетность, схема организационной структуры бухгалтерии, рекламные материалы и т.п.).
Заполненные бланки передаются руководителю аудиторской организации (руководителю департамента аудита) и используются для проведения переговоров и принятия решения о заключении договора. На их основе решается вопрос о необходимости привлечения специалистов и экспертов (юристов, технологов, инженеров, специалистов по налогообложению и др.) для консультаций по отдельным сложным вопросам, которые могут возникнуть в процессе проверки. Кроме того, они играют решающую роль при определении объема аудиторских работ, трудозатрат и их стоимостной оценке, а также при установлении существенных условий договора на проведение аудита.
Иногда клиенты возражают против предоставления информации, пока не будет заключен договор на оказание аудиторских услуг. В таких случаях, если аудитор заинтересован в клиенте, не следует сразу отказываться от проведения проверки, но этот факт необходимо отразить в договоре. Кроме того, в договоре необходимо оговорить возможность пересмотра по этой причине плана проверки отдельных ранее составленных соглашений и принятых условий и обязательств.
После предварительных переговоров и перед заключением договора в соответствии с федеральным правилом (стандартом) аудиторской деятельности N 12 "Согласование условий проведения аудита" и внутрифирменным стандартом "Согласование условий проведения аудита" оформляется письмо о проведении аудита. Это документ, направляемый аудитором клиенту и подписываемый руководством клиента в случае согласия с основными условиями задания по проведению аудита. Если аудиторские проверки данного клиента повторяются на протяжении нескольких лет, то аудиторская организация может принять решение не составлять каждый раз новое письмо о проведении аудита.
По окончании преддоговорной работы в случае согласования условий с клиентом заключается договор на проведение аудиторской проверки.
Взаимоотношения организации и аудитора регулируются Законом «Об аудиторской деятельности», стандартами аудиторской деятельности и положениями заключенного договора.
Договор на проведение аудита «относится к договорам возмездного оказания услуг» [6, ст. 779, п.2]. «В договоре на оказание аудиторских услуг в обязательном порядке должны присутствовать так называемые существенные условия. В их отсутствие договор будет считаться незаключенным» [6; ст. 432].
Существенными условиями договора на оказание аудиторских услуг являются:
предмет договора;
стоимость этих услуг;
сроки выполнения работ.
К ним можно добавить и объем проверяемой отчетности с учетом специфики аудиторской проверки, этот пункт также весьма важен. А также меры ответственности исполнителя в случае выдачи недостоверного заключения.
Форма и содержание договоров оказания аудиторских услуг (писем о проведении аудита) для различных аудируемых лиц могут иметь особенности, но, как правило, в договоре оказания аудиторских услуг (письме о проведении аудита) указываются:
- цель аудита финансовой (бухгалтерской) отчетности;