Обеспечение сохранности документной информации. Документооборот предприятия (стр. 3 из 3)
На втором этапе производится анализ структуры документооборота предприятия.
Группировку документов по признаку документационного обеспечения рекомендуется проводить в виде таблицы. Для более подробного анализа можно рассчитать количество обращающихся документов в среднем в месяц, в день.
Внутренние документы целесообразно рассматривать в разрезе финансовых и служебных функций.
Возможен также более детальный анализ приказов с разбивкой их на рубрики:
- по основной деятельности;
- по учетной политике;
- по личному составу.
Период, в течение которого проводится анализ, выбирается предприятием самостоятельно. Для выявления динамики в движении документов определяются темпы роста входящих, исходящих и внутренних документов предприятия. Группировка документов предприятия по подразделениям, позволяет определить: какие из подразделений наиболее сильно загружают документооборот. Количество документов определенное в предыдущем виде анализа необходимо перегруппировать по подразделениям, которые были определены при формировании существующей модели документооборота на предприятии. Данный вид анализа также рекомендуется проводить в виде таблицы с указанием доли документов каждого подразделения в общей их сумме.
Критерии отнесения документов к тому или иному подразделению выглядят следующим образом:
- для входящих и внутренних документов – то подразделение, которое будет выполнять предписания по данному документу или ответственное лицо подразделения, которому адресован данный документ;
- для исходящих документов – то подразделение или должностное лицо, которым составлен данный документ.
Выявление сезонности в объеме документооборота целесообразно проводить также в виде таблицы с разбивкой входящих, исходящих и внутренних документов по месяцам
Рисунок 1 – Методика анализа документооборота
3 Методы учета и сокращения документооборота
Чтобы выявить проблему совершенствования взаимодействия, надо определить, как взаимодействуют службы при каждом из видов документооборота. Для этого составляется карточка-анкета связей всех подразделений, включенных в каждый из видов спроектированной структуры организационных взаимодействий, для определения баллов связей.
Данная карточка-анкета составляется по каждому типу контактов, участвующих в процессе документооборота.
Под «прямой связью» понимается поток документов, передаваемых подразделением другой службе, под «обратной связью» - документы, поступающие от службы в рассматриваемое подразделение.
Каждый отдел самостоятельно формулирует типы контактов, указываемые в карточке-анкете. Предприятие также самостоятельно может определить количество контактов «прямой» и «обратной» связей.
Каждый контакт между подразделениями оценивается на основе опроса руководителей и конкретных исполнителей данных подразделений в баллах от 1 до 10. Балльная шкала может формироваться самим предприятием, в качестве примера предлагается следующая:
- Систематические налаженные связи – 7 – 10 баллов;
- Периодические слабо налаженные связи – 4 – 6 баллов;
- Редкие не налаженные связи – 1 – 3 балла.
После того, как каждому типу контакта присвоен балл, происходит их суммирование по каждому виду связей. Принимая условие, что каждый тип контактов может быть оценен максимум в 10 баллов, необходимо определить максимально возможное количество баллов по каждому виду связей. Эта сумма будет равна количеству типов контактов по каждому виду связей в отдельности, умноженному на 10 баллов.
После этого необходимо определить вес каждой связи, отражающего организационную структуру по каждому типу документооборота. Иначе говоря, определим долю фактически сложившихся баллов карточки-анкеты в общей сумме баллов.
Далее полученные значения веса каждой связи наносятся на спроектированные схемы документооборота и выявляются наиболее проблемные участки, тормозящие процедуру документооборота.
Далее полученные схемы и рекомендации «накладываются» друг на друга и дается итоговая оценка разработанных мероприятий и анализ возможности их реализации.
Таким образом, особенность именно такого подхода к оценке состояния документооборота на предприятии заключается в следующем:
- анкетный опрос работников (даже с учетом балльной оценки) не дает целостного представления о не налаженных связях в движении документов между отделами, в то время как путем составления итоговой организационной структуры по предлагаемой нами методике наглядно видны «проблемные» участки;
- балльная оценка «прямых» и «обратных» связей при составлении карточки-анкеты определяется не передающими документы подразделениями, а получающими их.
Кроме того, целесообразно проводить на предприятии рейтинговую оценку эффективности документооборота подразделений. В качестве исходных данных для такой оценки можно выделить следующие:
- количество работников подразделения;
- количество документов (входящих, исходящих, внутренних), обращающихся в подразделении за определенный промежуток времени;
- уровень ответственности, которую несет подразделение за выполнение документов (входящих, исходящих, внутренних);
- уровень компьютеризации документооборота подразделения и т.д.
Далее на основе соотношения различных исходных данных рекомендуется разработать систему оценочных коэффициентов, характеризующих эффективность документооборота подразделений.
Заключение
В связи с быстрыми и глобальными изменениями, произошедшими и происходящими в нашей стране и обществе, ростом и повышением научно-технического и организационно-экономического уровня неизмеримо возросла роль документационного богатства, четче определяются основные функции архивных и других информационных учреждений: хранение, необходимой обществу, ретроспективной информации и обеспечение пользователей этой информацией. С этой точки зрения информационный центр, библиотека или музей, как хранилища ретроспективной информации, мало отличаются от архива. С другой стороны, организация читальных и выставочных залов в архивных учреждениях и предоставление пользователям необходимой информации делает архивы похожими на информационные центры, библиотеки, музеи. Однако есть и принципиальные отличия архивов от других информационных учреждений. Архивы – это уникальные хранители "памяти человечества", государственные центры сосредоточения документальных памятников истории, науки и культуры.
В нашей стране насчитывается свыше 4 тыс. государственных архивов и тысячи ведомственных архивов, образующих разветвленную сеть. В других отраслях функционируют аналогичные документальные сети, в частности, информационная и библиотечная.
Обеспечение сохранности документов является научно-технической проблемой, включая вопросы научно-исследовательского, организационного и методического характера. Основное внимание архивные учреждения сосредоточили на повышении научного уровня, эффективности и качества работы, укреплении материально-технической базы, внедрении технических достижений в практику.
Список использованных источников
1. ГОСТ Р6.30-97 Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
2. ГОСТ Р1.5-92 Государственная система стандартизации Российской Федерации. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов.
3. ГОСТ РФ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
4. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция. Ростов на дону «Феникс» 2001.
5. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления). Учебник для ВУЗов – М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2000
6. Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение. - М.: Изд-во «Норма», 2002.
7. Кирсанова М.М., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления: Учебное пособие для ВУЗов. 3-е изд., испр. и доп. – М.: Инфра–М, Новосибирск: Сибир. соглашение, 2000
ПРИЛОЖЕНИЕ А
Типовой заверительный лист дела
ЗАВЕРИТЕЛЬНЫЙ ЛИСТ ДЕЛА №26
12.05.2005
В дело подшито и пронумеровано 12 (двенадцать) листов, в том числе: литерные листы 0, + листов внутренней описи 12.
| Особенности физического состояния и формирования дела | Номера листов |
| Листы в хорошем физическом состоянии | 1,2,3,4,5,7,8,9,10,11,12 |
| Плохо читаемый верхний правый угол листа | 6 |
Секретарь архива подпись Иванов С.Ю.
ПРИЛОЖЕНИЕ Б
Типовая опись дел
УТВЕРЖДЕНА
Протоколом ЭПК
от 00.00.2005.
ОПИСЬ ДЕЛ № 021
00.00.2005
| № п/п | Индексы дел | Заголовки дел | Дата дела | Количество листов в деле | Примечание |
В опись включено _______ дел с № ____________. (цифрами)
Должность Подпись ФИО
Итоговую запись к разделу описи за ______________ года заверяю.
Наименование должности лица, ответственного за работу с документами подпись ФИО
Председатель ЭК подпись ФИО
СОГЛАСОВАНО
Наименование должности
руководителя
подпись ФИО