Особенно большая и важная работа была проведена в годы Великой Отечественной войны. Вторгшиеся в нашу страну фашистские захватчики, уничтожая памятники истории и культуры нашего города, ставили своей целью уничтожить и основную массу архивных документов, а наиболее важные документальные материалы вывести в Германию. Специальным постановлением Советского правительства в июле 1941 года архивные органы СССР были обязаны произвести эвакуацию вглубь страны всех важнейших документальных материалов и обеспечить их охрану. В чрезвычайно трудных условиях военного времени Советское правительство предоставило необходимый транспорт для эвакуации документальных материалов из прифронтовой полосы в глубокий тыл, в восточные районы страны. На Восток были эвакуированы десятки миллионов дел ценнейших документальных материалов.
В Омскую область было эвакуировано более трех миллионов дел государственных архивов и различных учреждений Москвы, Ростова, Рязани, Кишинева, Симферополя и Мариуполя. В 1942 – 1944 годах в Омский областной государственный архив поступили и прошли обработку документы Тюменского губкома, окружкома, райкомов и первичных партийных организаций. Все эвакуированные материалы были целиком сохранены и после победоносного завершения Великой Отечественной войны возвращены на прежние места.
С 1947-1948 гг. началась научно-техническая обработка основных фондов партархива. На фонды составлялись схемы систематизации дел и рабочие инструкции.
Именно в 50-60-е годы был создан научно-справочный аппарат, которым мы пользуемся до сих пор.
Большое внимание стало уделяться профессиональной подготовке архивных кадров: практически все молодые сотрудники получили возможность учиться заочно в Московском историко-архивном институте, а для работников со стажем организовывались годичные курсы повышения квалификации архивных работников.
Приобретаемые знания сразу же использовались на практике: с 1967 года при госархиве стали действовать курсы для работников делопроизводственных и архивных служб курируемых организаций.
Постоянно действующие курсы по 40-30-часовой программе просуществовали более 20 лет, позднее их организацию и проведение взяли на себя общества: «Знание», «Дом техники» и другие образовательные учреждения, привлекая специалистов госархива в качестве преподавателей.
В 1967 г. с целью оказания практической квалифицированной помощи организациям в упорядочении архивных документов был создан хозрасчетный отдел госархива по научно-технической обработке документов.
70-е годы ознаменовались усилиями архивистов по созданию объединенных ведомственных архивов, всего в разные периоды существовало и продолжает существовать около 10 объединенных ведомственных архивов.
С начала 80-х годов отделом стала активно проводиться работа по отбору и архивированию научно-технической документации, а также комплектованию госархива документами личного происхождения.
2. Современный этап развития Госархива
С распадом административно-командной системы управления экономикой, последовавшими процессами приватизации государственных структур ещё более усугубились проблемы сохранения Архивного фонда страны и все ощутимее испытывалась потребность не просто в правилах и инструкциях, а в архивном законодательстве.
Формирование законодательной базы в области архивного дела сначала на федеральном, а затем и областном уровнях по времени совпало с полным обновлением состава отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства, это привело к некоторому изменению методов работы с организациями.
У специалистов отдела, в архивном обиходе называемых "ведомственниками", появился надежный помощник в деле сохранения Архивного фонда области - Государственная архивная инспекция. Гораздо легче стало строить диалог с руководителями организаций, с точки зрения соблюдения Закона.
В 1991 году омские архивисты приняли участие в республиканской научно-практической конференции «Основные направления научных исследований истории советского общества и задачи совершенствования научно-информационной деятельности архивов».
В 1992 году Архивным управлением проведено анкетирование и разработан план по изучению и внедрению лучшего опыта в архивную практику.
В 1993 году осуществлена методическая работа по теме «Государственный учет документов и состояние НСА»
В 1994 году Архивным управлением были разработаны[1]:
- Положение об ЭПК Архивного управления;
- Примерное положение о районном (городском) архиве;
- Должностная инструкция заведующего районным (городским) архивом документов по личному составу.
В 1995 году Архивным управлением разработаны[2]:
- Примерное соглашение между Архивным управлением и администрацией района о сотрудничестве и сроках временного хранения документов Архивного фонда Омской области;
- Договор между учреждением государственной архивной службы области и организациями, предприятиями о взаимоотношениях, о сотрудничестве в области архивного дела и делопроизводства;
- Примерный договор о передаче документов негосударственной части Архивного фонда Омской области на хранение в государственный архив.
В 1996 году омские архивисты приняли участие в рецензировании разработки научной темы: «Отбор на государственное хранение документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций».
В 1997 году при Архивном управлении создан Научно-методический Центр (НМЦ)
В 1998 году омские архивисты выиграли Гранд Сороса, благодаря которому осуществлен выход в систему «Интернет» с программой «Войсковое хозяйственное правление Сибирского казачьего войска».
- В 1999 году активно шла работа секций НМЦ.
В 1994 году постановлением главы администрации определен порядок закрытия предприятий, но, к сожалению, приходится констатировать факты закрытия предприятий без визы архивного отдела. Так, в январе 2000 года была проведена сверка соответствия закрытых предприятий и обратившихся по этому поводу в архивный отдел, которая показала, что регистрационная палата сняла с реестрового учета 130 муниципальных предприятий в обход архивной службы.
По мнению автора, архивному управлению следует организовать учебу или иную форму ознакомления с правами и обязанностями при закрытии предприятий, выработать единый подход архивистов к этому вопросу. Необходимо определить методику взимания штрафов архивной инспекцией, так как иногда с предприятия, потерявшего дела за 5-7 лет деятельности берется сумма меньшая, чем за трату дел за год работы.
Ежегодно объем работы по приему и учету документов увеличивается, а количество работников остается прежним, что неизменно сказывается на каких-то направлениях работы. Таким направлением стало наполнение данных сведениями о работниках предприятий.
ГАЛС имеет оригинальную программу, аналогов которой нет, способную автоматизировано использовать запросы, но, к большому сожалению, возможности этой программы используют только на 30% для поиска фондов и описей.
Большую работу проводит архивный отдел с учреждениями, организациями и предприятиями города. В первые годы работы они считали «своими» все хозяйствующие субъекты города, которых насчитывалось более 20 тысяч. В настоящее время таких предприятий, которые могут стать источниками комплектования ГАЛС, около 25 тысяч. Однако возможности отдела по организации делопроизводства и архивного дела ограничены, поэтому отдел проводит такую работу в основном с муниципальными предприятиями, подразделениями администраций. Таких учреждений и предприятий в списке более 700. Работу с ведомствами отдел старается строить по системам с привлечением головного ведомства.
Много сил приходится тратить сотрудникам отдела на консультирование ответственных за архивы предприятий. Так в прошлом году дано 930 консультаций по вопросам организации делопроизводства и ведомственного хранения. Данные показатели значительно превышали плановые объемы, перерасходован бюджет рабочего времени.
Большого напряжения в работе в 2000 году потребовало исполнение социально-правовых запросов граждан и организаций. За год исполнено 240 запросов, из них выдано 179 архивных справок. Значительный бюджет рабочего времени затрачен на отрицательные устные ответы и разъяснения граждан о возможном месте хранения документов. Эта работа, к сожалению не была документирована, хотя во втором-третьем квартале с вопросами о документах столовых, магазинов, гортопа и др., в основном, за 70-е годы обратилось не менее 100 человек. Затрачен значительный внеплановый бюджет граждан сотрудниками отдела, хотя такого потока запросов не предполагается.
Документы архива выдавались исследователями-работниками отдела кадров администрации города, пенсионного фонда. Выдано для работы 30 дел. По личным делам горисполкома работниками архивного исполнялись тематические запросы, но в устной форме.
В течение года в базу данных «ССХС. Архивный отдел» вносились сведения о согласованных документах, проверках, приеме дел, основаниях для закрытия предприятий, в том числе штрафах ГАИ, сделаны записи о 346 хозяйствующих субъектах. Всего по БД двух про грамм заполнено 5638 «экранов».
Сотрудниками отдела велась работа по выполнению и сбору сведений к справочнику «О составе и месте хранения документов по личному составу».
Анализируя годовые отчеты о работе Госархива с 1990 по 2003 г., автор старался выявить и выделить наиболее значимые события его деятельности:
1990 год
· Начинает выходить информационно-методический бюллетень архивного управления «Архивный вестник», который в настоящее время редактирует ведущий специалист архивного управления Министерства государственно-правового развития Омской области Терёхина Татьяна Александровна, которой мы благодарны за горячую поддержку и представленные материалы для написания научной работы.