Лимит остатка наличных денежных средств в кассе означает, что остаток на конец каждого дня не может превышать установленный размер. Однако обороты по кассе, т.е. размер поступивших и выданных в течение дня денежных средств, не ограничивается этим лимитом. Но все суммы наличных денег, превышающие установленный лимит остатка, должны быть сданы в банк. Следует иметь в виду, что в установленный лимит остатка по кассе не включаются те денежные средства, которые получены организацией из банка на выплату заработной платы, стипендий, пособий по социальному страхованию, командировочные расходы. Эти сверхлимитные средства выдаются из банка целевым назначением (т.е. могут быть израсходованы только на те цели, которые указаны в чеке при получении денег в банке) и для них установлены свои сроки хранения — не более трех рабочих дней, включая день получения денег в банке. Если полученные денежные средства не выданы в установленные сроки, на следующий день они должны быть сданы в банк.
В течение года лимит остатка по кассе может быть пересмотрен по просьбе предприятия с учетом изменившихся условий работы.
Порядок приема и выдачи денежных средств. Наличные деньги могут поступать в кассу организации при получении их в банке по чеку, от своих работников, от покупателей и заказчиков.
Организации, осуществляющие расчеты наличными деньгами с населением, обязаны применять контрольно-кассовые машины. В этом случае покупателям и заказчикам в обязательном порядке выдается чек, которым подтверждается прием от них денежных средств. Чек действителен только в день его выдачи, в этот день по нему выдается товар или квитанция на выполненные работы, и одновременно с этим чек должен быть погашен проставлением штампа или надрыва в определенных местах. В остальных случаях прием денег от физических и юридических лиц производится по приходным кассовым ордерам.
Выдача наличных денег из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам, платежным или расчетно-платежным ведомостям и другим надлежащим образом, оформленным документам (счетам, заявлениям на выдачу денег) с наложением на эти документы штампа с реквизитами расходного кассового ордера.
Расчеты наличными денежными средствамиза приобретаемые материальные ценности между юридическими лицами, а также между юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями (т.е. физическими лицами, зарегистрированными в качестве предпринимателей без образования юридического лица) осуществляются с учетом лимита, устанавливаемого Центральным банком России как органом, регулирующим денежное обращение в РФ. В настоящее время он составляет 60 000 руб. по одному платежу. При этом под одним платежом, согласно разъяснению Банка России, нужно понимать расчеты одного юридического лица с другим в течение одного дня по одному или нескольким денежным документам. Например, при лимите 60 000 руб. по одному платежу покупатель — юридическое лицо может платить другому юридическому лицу наличными деньгами ежедневно не более 60 000 руб., при этом денежных документов может быть один или несколько.
Расчеты между юридическими лицами, в том числе и индивидуальными предпринимателями, могут осуществляться только на основании заключенных с ними договоров. Представитель юридического лица, с которым производится расчет, должен предъявить доверенность — документ, удостоверяющий право лица, его предъявляющего, совершать от имени организации определенную операцию.
Кассир должен проверить наличие на этой доверенности подписи руководителя, печати и всех обязательных реквизитов. Обязательными реквизитами являются: наименование предприятия, номер его расчетного счета и наименование банка, в котором этот счет находится; срок действия доверенности; указание лица, которому доверяется получение материальных ценностей, их наименование и количество; образец подписи лица, получившего доверенность.
Бухгалтерский учет кассовых операций.Для учета поступления наличных денег в кассу и выдачи их из кассы в Плане счетов предназначен счет 50 «Касса». Этот счет активный, сальдо по дебету счета 50 «Касса» показывает остаток наличных денег в кассе. Все поступления денежных средств в кассу организации отражаются по дебету счета 50 «Касса», а выдача денег из кассы — по кредиту этого счета. Корреспондирующий счет зависит от содержания хозяйственной операции.
2.1.2 Документальное оформление поступления и выдачи наличных денег
Кассовые документы, по которым производится прием и выдача наличных денег, представляют собой типовые межведомственные формы первичной учетной документации для предприятий и организаций. Они должны быть надлежащим образом оформлены.
Приходный кассовый ордервыписывается работником бухгалтерии в одном экземпляре, подписывается главным бухгалтером или лицом, которое на это уполномочено письменным распоряжением руководителя предприятия.
При выписке приходного кассового ордера нужно указать в специальной строке основание для принятия денег в кассу. Это может быть возврат неиспользованной подотчетной суммы, остаток неиспользованного аванса на командировочные расходы, возврат ссуды, возмещение материального ущерба, выручка и т.д.
Обязательно указывается, от кого приняты денежные средства: если от юридического лица, пишется его название (например, ООО «Авангард»), если от физического лица — фамилия, имя, отчество (в родительном падеже). Сумма проставляется цифрами и прописью.
В приложении указываются первичные документы, на основании которых составлен приходный кассовый ордер, с указанием их номеров и дат составления (например, при получении от работника остатка неиспользованного аванса первичным документом является авансовый отчет № ... от ...). На приходном кассовом ордере проставляются дата его выписки и номер. Все остальные указанные на бланке реквизиты приходного кассового ордера также заполняются в обязательном порядке. Одновременно заполняется квитанция к приходному кассовому ордеру, которая подписывается главным бухгалтером или уполномоченным лицом.
Оформленный приходный кассовый ордер регистрируется в специальном журнале. Порядковые номера присваиваются в хронологической последовательности, с начала и до конца года.
Запрещается выдавать приходный кассовый ордер на руки лицу, которое вносит деньги; он передается в кассу. Кассир проверяет правильность заполнения, наличие и подлинность подписи, наличие перечисленных в приложении документов и принимает ордер к исполнению только в том случае, если соблюдены все требования по его оформлению. Приняв деньги, кассир ставит свою подпись на ордере и квитанции, квитанцию заверяет печатью (штампом) кассира и выдает ее лицу, сдавшему деньги. Приходный кассовый ордер остается в кассе.
Прием в кассу наличных денег, полученных с расчетного счета в банке, также оформляется приходным кассовым ордером. В этом случае в строке «Принято от» указывается наименование банка и номер чека, по которому получены деньги в банке, номер счета, а в строке «Основание» — цели, на которые эти деньги получены (например, заработная плата за апрель 2008 г. или на командировочные расходы).
Расходный кассовый ордервыписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии с заполнением всех указанных на бланке реквизитов. Для выписки расходного кассового ордера у работника бухгалтерии должно быть основание. Например, расходный ордер на выдачу денежных средств под отчет на хозяйственные нужды может быть выписан только при предъявлении заявления с визой руководителя, а на выдачу аванса на командировочные расходы — при наличии приказа
на командировку и командировочного удостоверения. Соответственно в расходном кассовом ордере в строке «Основание» указывается цель, на которую выдаются деньги, и документ, послуживший основанием для выписки расходного кассового ордера (например, на командировочные расходы согласно приказу № ... от ...). Документ, являющийся основанием для выписки расходного кассового ордера, указывается и в строке «Приложение».
Сумма проставляется цифрами в соответствующей рамке в верхней части документа и прописью в строке «Сумма» (за исключением копеек, их можно записать цифрами).
Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем организации, главным бухгалтером или лицом, на то уполномоченным. На расходном кассовом ордере подпись руководителя не обязательна только в том случае, если имеется его разрешительная надпись на документах, приложенных к расходному кассовому ордеру (счетах, заявлениях и др.).
Расходный кассовый ордер регистрируется в специальном журнале в хронологической последовательности и передается кассиру. Выдача ордера на руки лицу, получающему деньги, запрещена.
При получении денег предъявляется паспорт или заменяющий его документ (например, при выдаче денег на предприятии может предъявляться удостоверение, выданное данным предприятием), но на этом документе обязательно должна быть фотография и личная подпись его владельца. Кассир проставляет в расходном кассовом ордере наименование и номер предъявленного документа, кем и когда он выдан. Получатель собственноручно чернилами или шариковой ручкой в строке после слова «Получил» записывает полученную им сумму: рубли — прописью, копейки — цифрами, ставит дату получения (при этом название месяца пишется словом, например, 15 апреля) и свою подпись.