Ученые считают, что выполнение операционного аудита является весьма сложным процессом, требующим особой подготовленности и тщательности, так как объективная оценка эффективности операций гораздо сложнее, чем проверка их соответствия установленным нормативно-правовым актам.
В том случае, если оценке подвергается информация, в каждом конкретном аудировании устанавливаются крайне субъективные критерии этой оценки, соответствующие профессиональному суждению внутреннего аудитора. В этом смысле операционный аудит больше напоминает консультирование системы управления экономического субъекта, чем то, что обычно считается аудитом.
При проведении аудирования на соответствие внутренний аудитор должен определить, соблюдаются ли в хозяйственной системе все те специфические процедуры и правила, которые предписаны всему персоналу экономического субъекта высшим звеном его системы управления.
Институт внутренних аудиторов, обобщив научные знания и практический опыт внутренних аудиторов мирового сообщества, сформулировал свое определение сущности внутреннего аудита. В его трактовке внутренний аудит - это деятельность по представлению независимых и объективных гарантий и консультаций, направленных на совершенствование деятельности экономического субъекта.
В качестве предметной области внутреннего аудита при предоставлении гарантий члены Института внутренних аудиторов определяют процесс, систему или иной предмет. Такой подход к пониманию сущности и предметной области внутреннего аудита не устанавливает каких-либо ограничений как относительно целевых установок, так и самого предмета аудирования.
При консультировании, по их мнению, предметная область определяется конкретным специальным заданием, закрепленным в договоре с экономическим субъектом. При этом сама предметная область консультационных услуг внутренних аудиторов попадает в сферу внешних взаимоотношений, так как реализуется на договорной основе и, как следствие, не затрагивает процесс оперативной подготовки соответствующей информации для своевременного принятия эффективных и адаптивных управленческих решений.
Примерно аналогичного мнения придерживается и Международный совет по стандартам в области аудиторской деятельности — International Auditing and Assurance Standards Board. В его понимании «внутренний аудит — это оценочная деятельность, осуществляемая внутри субъекта как услуга, предназначенная для субъекта. Среди прочих, в функции внутреннего аудита входит изучение, оценка и мониторинг адекватности и эффективности систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля».
Внутренний аудит — это фактически внутрихозяйственный контроль». «Другими словами, внутренний аудит — это постоянный контроль за эффективностью осуществления управления деятельностью организации и ее структурных подразделений». Предметом внутреннего аудита считают информацию, подлежащую «…сбору, оценке и изучению с целью раскрытия содержания и познания фактов, касающихся функционирования систем хозяйственного механизма и положения экономических объектов хозяйствующего субъекта на стадиях расширенного воспроизводства (в производстве, распределении, обмене и потреблении).
Внутренний аудит следует «…понимать достаточно широко, как функцию управления, форму внутреннего контроля…».
В то же время внесено уточнение, касающееся сущности и предмета внутреннего аудита. Он считает, что внутренний аудит — это не только всесторонняя проверка финансово-хозяйственной деятельности экономического субъекта, но и разработка предложений по оптимизации его хозяйственной деятельности, рационализации расходов и увеличению прибыли, а также оказание консультационных услуг для управления. Предмет же внутреннего аудита, «…выходит за рамки внешнего аудита». Иными словами, предметом внутреннего аудита следует считать «…совокупность различных объектов, явлений и фактов, происходящих в процессе управления предпринимательской деятельностью, отраженных в системе административного и бухгалтерского контроля, нефинансовых документах и системно оцениваемых с позиций соблюдения законности, экономичности и эффективности совершенных операций, производительности и результативности достижения поставленных целей».
Внутренний аудит компании необходим для подтверждения достоверности финансовой отчетности организации, которая включает в себя не только финансовые результаты, но и системы контроля и соблюдение морально-этических норм, лежащих в основе точной финансовой отчетности. Финансовый директор играет важную роль при проведении аудита, так как в силу своих должностных обязанностей выделяет ресурсы на его проведение, а также оказывает влияние на годовой план внутреннего аудита. Однако главное действующее лицо — ревизионная комиссия, состоящая из независимых директоров, подотчетных непосредственно совету директоров.
Роль внутреннего аудита
Начальник отдела внутреннего аудита обычно собирает запросы от ревизионной комиссии, финансового директора, генерального директора и других членов правления, и составляет предварительный план аудиторских проверок на следующий год. Если он проходит утверждение, то начальник отдела внутреннего аудита составляет график работ для различных ревизорских групп. После завершения работы ревизоры пишут отчет о результатах проверки, который направляется начальнику отдела, который, в свою очередь, рассылает его членам правления. Выводы аудиторов обычно приводят к системным изменениям, которые устраняют или смягчают невыявленные проблемы контроля. Аудиторские группы иногда проводят повторные проверки, чтобы выяснить, привели ли эти системные изменения к улучшению контроля.
Ниже перечислены несколько возможных направлений аудиторских проверок, которые позволят финансовому директору получить представление о том, существуют ли у него проблемы с контролем расходуемых средств, а также способы их преодоления:
Кредиторская задолженность. Убедитесь, что все платежи надлежащим образом санкционированы и подтверждены приемными документами. Также убедитесь в том, что не выплачиваются пени за просрочку платежей и что используются скидки за предварительную оплату, если ее размер превышает ставку стоимости капитала компании.
Дебиторская задолженность. Убедитесь, что вся дебиторская задолженность надлежащим образом санкционирована и подтверждена документацией, а просроченная задолженность покрыта из резервов по сомнительным долгам, а не списана на себестоимость продаж. Убедитесь, что клиенты, воспользовавшиеся скидкой за предоплату, не рассчитываются в более длительные сроки, чем те, которые установлены для сделок такого рода.
Рекламные кредиты. Убедитесь, что все кредиты, предоставленные на рекламную кампанию, подтверждаются копиями рекламных объявлений с четко проставленной датой публикации, а также сопроводительной документацией об оплате.
Контракты. Убедитесь в наличии обновленных сведений по всем текущим контрактам, а также точного сводного списка всех контрактов, классифицированного по таким важным данным, как дата истечения, оговорки о штрафах и даты обновления.
Долг. Убедитесь, что долговые платежи осуществляются своевременно, и пени не начисляются. Также следует убедиться в том, что проценты, начисленные кредиторами, соответствуют ставкам, указанным в кредитной документации, и не начисляются лишние суммы.
Авансовые отчеты. Убедитесь, что указанные расходы соответствуют установленному в компании порядку возмещения командировочных и представительских расходов. Также убедитесь в том, что все авансовые отчеты были утверждены руководителями отделов и не включают расходов за слишком большое количество временных периодов.
Основные средства. Убедитесь, что стоимость всех капитализированных активов превышает лимит отнесения активов к основным средствам, и применяется правильная норма амортизации. Убедитесь также, что капиталовложения санкционированы надлежащим образом, и что по каждому был проведен, проверен и утвержден анализ чистой приведенной стоимости.
Доход от грузовых перевозок. Убедитесь, что всем клиентам правильно начислена стоимость транспортировки. Также убедитесь в том, что счета за перевозку соответствуют реальным грузам, доставленным перевозчиками.
Запасы. Убедитесь, что точность учета материально-производственных запасов составляет хотя бы 95%, периодическая инвентаризация проводится своевременно, а лица, проводящие ее, выявляют причины допущенных ошибок. Следует убедиться в том, что запасы, принадлежащие клиентам, хранятся отдельно и не включены в оцененные запасы. Убедитесь, что стоимость всех запасов надлежащим образом подтверждена документацией об их фактической себестоимости.
Оплата труда. Убедитесь, что все изменения окладов и премий служащих надлежащим образом санкционированы, а все нормативные требования к ведению их личных карточек заполнены и имеются в документах работника. Также убедитесь в том, что все вычеты из зарплаты сотрудников подтверждаются юридическими документами, а лица, начисляющие заработную плату, осведомлены о сроках прекращения этих вычетов.
Ценообразование. Убедитесь, что для клиентов правильно установлены цены, основанные на прейскурантах, в которых заданы объем и сроки поставки.
Выставление счетов на оплату товаров. Убедитесь, что счета выставлены на весь отгруженный товар. Также убедитесь, что все счета выставлены не позднее, чем на следующий день после отгрузки.
Выставление счетов на оплату услуг. Убедитесь, что счета на услуги выставлены не позднее, чем на следующий день после выполнения работ, или в соответствии с заранее принятым графиком выставления счетов, а также в том, что услуги, на которые выставлены счета, подтверждаются документацией.
Рекомендуемые внутренние проверки, перечисленные выше, являются стандартными и применяются в большинстве отраслей. Финансовый директор должен также проверять специализированные системы компании, которые требуют особого внимания, и использовать дополнительные программы аудита, чтобы убедиться в эффективности его методов.