информационную (документирование, хранение, предоставление информации);
управленческую (с помощью документов решаются управленческие вопросы);
коммуникативную (документы являются средством обмена информацией);
правовую (документ может являться письменным доказательством в суде и быть источником права, например закон);
организационную (документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений, например должностная инструкция);
научно-историческую (с помощью архивных документов сохраняется историческое, научное и культурное наследие).
Нормативно-методическая основа делопроизводства - совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями. Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует:
правила оформления документов;
правила работы с документами;
обеспечение сохранности документов;
порядок передачи документов на архивное хранение;
работу службы делопроизводства (функции, структура, штаты);
внедрение новых информационных технологий в работе с документами;
работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа;
юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.
Вопросы документационного обеспечения управления регулируются: законами РФ; государственными и отраслевыми стандартами; общероссийскими классификаторами; государственными и отраслевыми инструкциями по делопроизводству; инструкциями по делопроизводству конкретного предприятия.
1) Законы РФ.
Федеральный закон от 20.02.95 № 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" - содержит базовые понятия информации, документа и устанавливает правовой режим создания, хранения, использования информации, порядок ее документирования и доступа к ней;
Федеральный закон от 10.01.02 № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" - устанавливает основы придания юридического значения электронным документам;
Закон РФ от 21.07.93 № 5485 "О государственной тайне" - определяет полномочия госорганов и должностных лиц по защите гостайны и работе с документами, содержащими ее;
Гражданский кодекс РФ (Федеральный закон от 30.11.94 № 52-ФЗ) - содержит нормы права и положения по документам сферы гражданских правоотношений;
Трудовой кодекс РФ (Федеральный закон от 31.12.01 № 197-ФЗ) - содержит нормы права и положения по документам сферы трудовых правоотношений;
Уголовный кодекс РФ (Федеральный закон от 13.06.96 № 63-ФЗ) (в ред. от 20.03.2002) - устанавливает уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией;
Основы законодательства РФ об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 07.06.93 - определяют порядок формирования, хранения, учета и использования архивных документов.
2) Государственные стандарты.
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) - это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях и в учреждениях. Основными целями ГСДОУ являются:
упорядочение документооборота;
сокращение количества документов;
повышение качества документов;
нормативное закрепление изменений, произошедших в организации делопроизводства в связи с появлением негосударственных форм собственности;
совершенствование работы аппарата управления;
ГОСТ 6.38-90 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов". Стандарт устанавливает: состав реквизитов, расположение реквизитов на листе бумаги, требования к тексту и бланкам документов;
ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" от 27.02.98 № 28. Стандарт устанавливает современное толкование терминов: по делопроизводству, по архивному делу. Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.
В развитие государственных стандартов отраслями и ведомствами РФ разрабатываются отраслевые стандарты но делопроизводству с учетом ведомственной специфики.
3) Общероссийские классификаторы.
Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) - содержит коды унифицированных форм документов, используемых в деятельности органов власти и управления, которые должны проставляться на документах.
4) Государственные инструкции по делопроизводству.
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 27.11.00 № 68 - содержит общие требования к документированию управленческой деятельности и технологии работы с документами, требования по подготовке законодательных актов и правила оформления отдельных документов;
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения от 06.10.00 - устанавливает сроки хранения документов.
На основе типовых разрабатываются отраслевые инструкции по делопроизводству и инструкции предприятия.
5) Инструкция по делопроизводству конкретного предприятия, содержит:
общие положения;
порядок составления и оформления служебных документов;
порядок приема, регистрации и рассмотрения входящих документов;
контроль исполнения документов;
порядок работы с исходящими документами;
порядок работы с внутренними документами;
составление номенклатуры дел;
правила формирования дел;
порядок обеспечения сохранности документов;
порядок подготовки и передачи документов на архивное хранение.
Классификация документов- распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления и др. с целью организации и повышения эффективности работы с ними.
Классификация позволяет выработать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в делопроизводстве.
В делопроизводстве часто используется понятие "система документации", и элементом подобной системы может являться любой созданный документ. Объединение документов в систему документации происходит по их отдельным видам или разновидностям.
Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы.
Первая - это документы по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руководства предприятием и его деятельностью.
Среди управленческих документов выделяют организационные (устав, структура и штатная численность аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка или положения о персонале, положение о структурном подразделении предприятия, должностная инструкция) и распорядительные (приказ, распоряжение, указание, инструкция).
Отдельно выделяют информационно-справочные документы (протокол, акт, докладная и объяснительная записки, справка и др.) и документы по персоналу предприятия (типовой трудовой договор, заявление, анкета, характеристика и т.д.).
Вторая группа - документы по функциям управления. Такие документы составляют работники планово-финансовых отделов, бухгалтерии, снабжения и сбыта, коммерческих, юридических отделов и других функциональных подразделений
То есть, важнейшим признаком для классификации документов всегда является его содержание, и служебные документы могут подразделяться на:
документацию по административным вопросам;
документацию по материально-техническому снабжению;
документацию по планированию;
документацию по оперативной деятельности;
документацию по бухгалтерскому учету;
документацию по подготовке и расстановке кадров;
документацию по финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам и т.д.
Кроме того, все документы, обращающиеся на предприятии, могут условно классифицироваться по ряду признаков:
по месту составления:
входящие - поступившие в организацию;
исходящие - отправляемые из организации;
внутренние - составленные и используемые в самой организации.
Здесь, в зависимости от содержания, объёма, деловые письма разделяют:
на простые - письмо-просьба, письмо-сообщение, письмо-приглашение, письмо-благодарность, сопроводительное письмо, письмо-подтверждение;
контрактные - запрос, ответ на запрос, предложение, ответ на предложение, договор (контракт), рекламация (претензия), ответ на рекламацию.
по степени унификации (по форме) различают документы: индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные, унифицированные в виде анкеты и таблицы.
Индивидуальные документы - разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.
Типовыми - являются документы, создаваемые вышестоящими органами для организаций с однородными функциями и носят обязательный характер.
Трафаретные документы - имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации. Такие документы перспективны, поскольку они позволяют экономить время на подготовку.
Примерные документы - носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.
Анкета - способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа.