- информационные отдел получает большие объемы информации из самых различных источников. Это приводит к невозможности одному человеку качественно обработать материал
- как правило, основная масса информации представлена на бумажных носителях и имеет самую разнообразную форму представления. Это существенно затрудняет и замедляет ее предварительную обработку
- на этапе обработки и преобразования данных в электронный вид возникает вероятность появления ошибок и ввода неправильной информации, что иногда может привести к искажению ситуации и выработки неверных рекомендаций
- основная масса информации поступает на бумажных носителях. С течением времени скапливаются большие объемы разнообразных печатных изданий, а также ксерокопий. Когда возникает потребность в каких-либо материалах, их поиск занимает слишком много времени
- отдельно следует выделить проблему представления информации. Информация, которая предлагается конечному пользователю, должна быть лаконичной, конкретной, легко читаемой.
Предлагаются следующие шаги для их решения:
1) разграничение обязанностей между специалистами службы
2) внедрение современных компьютерных и информационных технологий работы с информацией.
Это не что иное, как информационная система. Создание ИС призвано решить следующий спектр задач:
- создание единого информационного пространства фирмы
- повышение эффективности деятельности информационной службы
- обеспечение оперативного доступа любого сотрудника со своего рабочего места к необходимой ему в данный момент информации
- повысить уровень профессиональной подготовки каждого сотрудника фирмы.
Информационным наполнением ИС служит самая разнообразная внешняя и внутренняя информация (18).
Руководителю, заинтересованному в развитии предприятия и завоевании новых рынков сбыта своей продукции с минимальным риском потерь, задавшемуся целью создать полноценную службу информации, необходимо ясно представить себе цели, которые следует поставить перед этой службой, и структуру, которая позволит их реализовать. Лишь грамотно организованная, хорошо оснащенная, с квалифицированным персоналом служба сможет решить весь комплекс задач. Только для такой службы целесообразно разрабатывать и применять критерии эффективности при оценке ее функционирования. Успешная деятельность службы информации предприятия возможна при условии ее опоры и ориентации на реальные интеллектуальные, научные, технические и производственные возможности предприятия, его финансовый потенциал и реальные перспективы развития (48).
Данная модель информационно-аналитической службы предприятия может быть полезной, в первую очередь, для крупных предприятий рыночной ориентации, имеющих обширную номенклатуру выполняемых работ (Приложение №1).
Рассмотрим функции каждой группы.
Группа маркетинга:
- мониторинг динамики рынка и конъюнктуры
- формирование модели потребительских ожиданий
- формирование «идеальной» модели продукции
- все о фирмах конкурентах и товарах-аналогах
- разработка бизнес-планов
- реклама
- предложения по совершенствованию продукции и ее ассортимента
- динамика объемов производства и организация системы товародвижения
- предложения по сервисному обеспечению пользователей.
Патентно-правовая группа:
- патентно-правовая защита промышленной и интеллектуальной собственности
- рекомендации по организации конкурентной борьбы на рынках продукции (услуг) предприятия
- рекомендации по безопасному вывозу новой продукции на рынок.
Группа сбора и обработки информации:
- поиск, обработка, систематизация, классификация и первичное преобразование (свертывание) информации
- формирование, ведение и совершенствование баз данных
- подготовка дифференцированной информации для руководителей и лиц, принимающих решения.
Группа экспертов:
- поиск новых источников информации, потенциальных инвесторов
- отбор «нужной» информации (порог избыточности, достоверности)
- определение структуры и объема информации, необходимой и достаточной для информационного обеспечения деятельности и развития предприятия
Группа анализа и синтеза информации:
- подготовка аналитической информации для обеспечения хозяйственной деятельности предприятия
- подготовка информации о деятельности предприятия для передачи во внешнюю среду.
Следует отметить, что в данной работе модель информационной службы представлена в самом общем виде. В каждой конкретной области существует своя специфика (49).
Сотрудники информационной службы должны обладать следующими качествами:
- аналитическое, ассоциативное мышление
- способность идентифицировать и концептуализировать проблемы (темы, запросы)
- умение анализировать исходные документальные массивы (информацию)
- обостренное чувство нового
- мобильность сознания, восприимчивость к инновациям
- целеустремленность и последовательность действий
- коммуникабельность
В круг профессиональных знаний сотрудников должны входить:
- теория и практика коммуникации, информатизации, библиотечно-информационной деятельности
- менеджмент и маркетинг библиотечно-информационных ресурсов, услуг, продукции
- экономика библиотечно-информационной деятельности
- теория конъюнктуры
- стандартизация библиотечно-информационной деятельности
- авторское право смежные права на интеллектуальную собственность
- хозяйственно-договорное (контрактное) право
- порядок лицензирования видов деятельности
- экспертные системы оценки потоков информации
- логическое моделирование
- справочно-информационное источниковедение (бизнес-информ-ресурсы)
- характеристики и свойства нетрадиционных носителей информации
- принципы подготовки и характерные особенности метаинформации
- основы реферирования документной информации
- информационные потребности малого и среднего бизнеса
- поведение потребителей информации
- методика социологических исследований
- теория факторного анализа
- технология автоматизированной обработки, организации (систематизации), управления, поиска и передачи информации
- методика работы с компьютером и современными средствами связи, копировально-множительной техникой
- свободное владение минимум одним межгосударственным языком (прежде всего английским как интернациональным языком бизнеса, дополнительными языками могут быть немецкий, французский и испанский).
Основные практические навыки:
- экспертиза информационных потоков
- целевой отбор документальных материалов
- разноаспектный поиск первичных источников и информационный поиск, в том числе библиографический и фактографический поиск
- организация и контроль (сохранение) зафиксированной информации
- использование конкретных программно-методических продуктов
- динамичное чтение (скоротечное) текстовой информации
- многофакторный анализ:
библиографическое описание
реферирование
индексирование
организация и ведение баз данных
информационный мониторинг
- применение машиночитаемых носителей информации (кассеты, диски, дискеты)
- владение микропроцессорной техникой (компьютерная грамотность), прогрессивными средствами связи (электронная почта, телефакс, видеотекст, сотовая телефонная связь и др.), копировально-множительными аппаратами
- маркетинг и бизнес планирование, оценка эффективности информационной деятельности
- деловое общение
- организационно-правовое оформление экономических отношений предприятия с партнерами (юридическими и физическими лицами) (65).
III. Методы работы информационной службы:
3.1. Информационное обеспечение
Успешная деятельность предприятия в современных условиях невозможна без информационного обеспечения по вопросам, относящимся как непосредственно к деятельности предприятия, так и к общей экономической и политической ситуации в стране. Под информационным обеспечением понимают:
1) Совокупность процессов по подготовке и доведению до потребителей информации для решения управленческих, научно-технических задач в соответствии с этапами их выполнения
2) Совокупность единой системы классификации и кодирования информации и единой системы документации, используемых в автоматизированной ИПС; совокупность методов и средств организации машинных массивов информации
Информация позволяет ориентироваться в общей обстановке, уменьшить финансовый риск, следить за внешней средой, рынком и изменениями рыночной конъюнктуры, оценивать свою деятельность, вырабатывать и корректировать стратегию предприятия.
Информация не только становится особым товаром во всех сферах деятельности, но и приводит в движение иные ресурсы – материальные, денежные, кадровые. Информационные ресурсы преодолевают ограниченность природных ресурсов, приводят к колоссальной экономии живого труда, увеличивают совокупность мощность материально-вещественных факторов производства.
Согласно Федеральному закону «Об информации, информатизации и защите информации» от 22 февраля 1995 года: «Информационные ресурсы – это отдельные документы и массивы документов, которые могут являться составной частью информационной системы, базы данных» (1).
Информационные ресурсы – множество профессионально-значимых источников информации, необходимых для развития определенной сферы деятельности в каждый конкретный период времени. Информация – основное условие конкурентной способности организации (16).
Любое предприятие можно представить погруженным в поток информации, поступающей от внешней среды, которое включает государство, общественные организации, поставщиков, конкурентов, инфраструктуру рынка и т.п. Информационные органы предприятия отфильтровывают из этого потока информацию, необходимую для жизнедеятельности предприятия и преобразуют ее в удобную для выработки управляющих решений форму.