Таким образом, когда употребляется слово организация, имеется в виду формальная организация.
Все сложные организации являются не только группами, целенаправленными в своей деятельности и имеющими определенный набор взаимосвязанных целей, они также имеют общие для всех сложных организаций характеристики.
В качестве своей "гипотетической" организации, я решил выбрать компьютерную фирму, занимающуюся не только продажей компьютеров, но и другими видами деятельности, необходимыми для успешного и конкурентоспособного развития.
Юридическая форма - Закрытое Акционерное Общество. Форма собственности - частная. Моя организация занимается следующими видами деятельности: разработка новых технологий, закупка и продажа комплектующих и периферийных устройств, продажа оргтехники, все виды компьютерных услуг, разработка комплексных рекламных компаний с использованием современных компьютерных технологий, а так же создание программных продуктов. Данное предприятие использует следующие виды ресурсов:
-Материальные (Оборудование, транспорт, энергоносители, расходные материалы, упаковка)
-Информационные (О клиенте, о своих поставщиках, о конкурентах, о ценах на данном рынке, о появлении новых технологий в этой сфере деятельности, о рынке труда)
-Трудовые (Персонал фирмы)
-Финансовые (Счёт в банке, кредит)
Необходимая численность управленческого персонала является следующей:
- 4 топ-менеджера
- 8 менеджеров среднего звена
Общая численность работающих - 76 человек.
Среднее звено менеджеров имеет либеральный стиль управления, высшее же звено - демократический стиль управления.
У среднего звена менеджеров лидерские качества должны быть ярко выражены, особенно в производственной сфере: они должны уметь организовать вокруг себя коллектив. У высшего звена менеджеров - не обязательно. Но обязательна уверенность в себе.
Принципы разделения труда: на основании функциональной и профессиональной принадлежности. При представлении предприятия как социотехническую систему приходится рассматривать, сначала техническую и социальную части отдельно.
* Техническая система включает в себя: оборудование, капитал, здание, транспорт, источники информации.
* Социальная система представлена персоналом фирмы, всем множеством социальных отношений, коммуникаций, как между клиентом и персоналом, так и внутрифирменными, опытом в общении.
Взаимодействия социальной и материально-вещественной системами происходит на основе внутренних потребностей организации, направленных на решение поставленных задач.
Попытка проанализировать внешние факторы воздействия на организацию выглядит таким образом:
Факторы прямого воздействия.
¨ Законы
¨ Информация
¨ Поставщики
¨ Клиенты
¨ Банк
¨ Конкуренты
¨ Госорганы
¨ Местная власть
Факторы косвенного воздействия.
¨ Состояние экономики
¨ Политическая обстановка
¨ Международные события
¨ Экологические факторы
¨ НТП
¨ Социокультурные факторы
¨ Климатические
Под сложностью внешней среды понимается число факторов, на которые моя организация обязана реагировать, а так же уровень изменчивости каждого фактора. На наш взгляд сложность внешней среды не высокая, потому что число факторов внешней среды относительно не большое и их вариативность можно приблизительно прогнозировать.
Подвижность среды - это скорость, с которой происходят изменения в окружении организации. Я считаю, что, как и сложность, подвижность внешней среды нашей фирмы невысокая. Одни из наиболее динамичных факторов, которые Я рассматриваю, есть НТП и конкуренты.
· Конкуренты - этот фактор, один из наиболее динамично меняющихся, но скорость его изменения (подвижность) не настолько высока, что бы оказывать на нашу организацию глобальное воздействие.
· НТП - Скорость изменения НТП заставляет большинство структур нашей организации следить и адекватно реагировать на новинки появляющиеся в результате прогресса.
Неопределенность внешней среды - низкая, потому что мы имеем всего лишь три фактора неопределенность, которых относительна, высока и перечисляется в порядке увеличения неопределенности. Это:
· Поставщики.
· Клиенты.
· Конкуренты.
Взаимосвязанность факторов внешней среды - это уровень силы, с которой изменение одного фактора воздействует на другой фактор. Взаимосвязанность факторов внешней среды, моей фирмы, низкая потому, что лишь два фактора внешней среды могут оказать серьезное влияние на все другие факторы и соответственно на деятельность фирмы. Это:
· Группа экономических факторов.
· Группа политических факторов.
Чтобы определить стратегию рассматриваемой организации надо определить слабые и сильные её стороны.
Сильные стороны:
· абсолютная гарантия качества
· полный комплекс, услуг предоставляемых клиенту
· высокий потенциал
· профессионализм
Слабые стороны:
На начальном этапе существует проблема замен специалистов людьми фирмы, это происходит благодаря малому количеству коллектива и связано с экономическими трудностями на этапе становления организации. Следовательно, приходится нанимать людей из вне.
Перспективные направления:
· выход на регионы
· разработка know-how
· расширение перечня услуг
· поглощение более мелких конкурирующих компаний
Возможные угрозы во внешней среде:
· изменение политической ситуации в стране, и, как следствие, нарушение экономического баланса системы.
· глобальные экологические катаклизмы
· невыполнение обязательств со стороны поставщиков
· недобросовестная конкуренция
Несколько эффективных мероприятий по достижению поставленных целей:
· безукоризненное выполнение своих обязанностей работниками фирмы
· создание положительного образа фирмы в глазах общественности
· выпуск конкурентоспособной продукции
Некоторые общие черты, кратко изложенные ниже, помогают понять, почему, чтобы добиться успеха, организацией нужно управлять.
Ресурсы.
В общих чертах цели всякой организации включают преобразование ресурсов для достижения результатов.
Основные ресурсы, используемые организацией, это люди (человеческие ресурсы), капитал, материалы, технология и информация.
Процесс преобразования ресурсов легче всего увидеть в производственных организациях, но и организации обслуживания и некоммерческие организации также используют все эти виды ресурсов. Мы, Я говорю от лица совета директоров, используем фонды акционеров и банков (капитал) для закупки деталей (материалы), для строительства сборочных линий (технология) и для оплаты заводским рабочим (люди), чтобы производить компьютеры и создавать программное обеспечение, которые смогли бы продать с прибылью (результаты). Ресурсы информации используются непрерывно для связи и координирования каждой фазы процесса преобразования. Информация, относящаяся к исследованию рынка, помогает мне решать, какого типа продукция имеет большую вероятность понравиться публике. Общение с рабочими дает информацию, необходимую для качественного выполнения этой задачи. Скорость и объем реализации продукции позволяет решать, насколько успешно идет компания на пути достижения желаемых результатов.
Зависимость от внешней среды.
Одной из самых значимых характеристик организации является ее взаимосвязь с внешней средой. Ни одна организация не может быть “островом в себе”. Организации полностью зависимы от окружающего мира - от внешней среды - как в отношении своих ресурсов, так и в отношении потребителей, пользователей их результатами, которых они стремятся достичь.
Термин внешняя среда включает экономические условия, потребителей, профсоюзы, правительственные акты, законодательство, конкурирующие организации, систему ценностей в обществе, общественные взгляды, технику и технологию, и другие составляющие. Эти взаимосвязанные факторы оказывают влияние на все, что происходит внутри организации. Например, введение новой автоматизированной технологии может обеспечить организации преимущество в конкуренции.
Но, чтобы использовать эту новую технологию, организации придется найти новых людей с определенными навыками, а также, определенными, взглядами, которые сделают эту новую работу привлекательной для них. Если экономическая конъюнктура повышается или если существует конкуренция на рынке таких специалистов, организации, может быть, придется повысить заработную плату, чтобы привлечь этих специалистов на работу. При их найме организации придется соблюдать государственное законодательство, запрещающее дискриминацию по возрасту, полу и расе. Все эти факторы меняются постоянно.
Большое значение имеет и тот факт, что, хотя организация и зависит полностью от внешней среды, среда эта, как правило, находится вне пределов влияния менеджеров. С каждым годом руководству приходится учитывать все большее количество факторов внешней среды, которые принимают поистине глобальный характер. Чтобы добиться успеха, фирмам приходится конкурировать на иностранных рынках и противостоять конкуренции иностранных компаний у себя на родине. Это требует понимания целой новой области юриспруденции, осознание новых культурных ценностей.
Горизонтальное разделение труда.
Вероятно, самой очевидной характеристикой организации является разделение труда. Если, по крайней мере, два человека работают вместе для достижения одной цели, они должны делить работу между собой.