- проверка хода выполнения постановления Администрации Ростовской области от 08.06.98г. № 218 «Об установлении базовых размеров арендной платы по видам использования земель и категориям арендаторов»;
- проверка выполнения органами местного самоуправления постановления Главы Администрации Ростовской области от 13.03.01г. № 102 «О совершенствовании работы с обращениями граждан».
Проведению проверки деятельности министерств, организаций и ведомств области предшествует серьезная подготовительная работа. Подготовительные мероприятия изложены в соответствующей инструкции Главного контрольного управления. Анализ документов, регламентирующих деятельность специалистов-экспертов, позволил выделить следующие подготовительные мероприятия:
- получение задания, определение задач и целей проверки;
- ознакомление с Положением о проверяемом министерстве, комитете или управлении;
- изучение законодательных актов Российской Федерации, Указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений Правительства Российской Федерации, областных распорядительных документов, касающихся деятельности проверяемого учреждения;
- разработка плана проведения проверки;
- согласование с начальником Главного контрольного управления или его заместителем вопроса о привлечении к проверке специалистов контролирующих служб (КРУ, налоговых органов, прокуратуры и т.д.);
- создание при необходимости комиссии по выполнению проверки;
- доведение до членов комиссии вопросов Программы проверки, в части их касающейся и определение каждому члену комиссии задания по проверке конкретных вопросов, сроков проверки и порядка документального оформления результатов проверки;
- оформление доверенности на проведение проверки;
- составление плана совещания с определением привлекаемых на него должностных лиц и перечня выносимых на совещание вопросов;
- информирование руководителя проверяемого учреждения о предстоящей проверке, ее целях, сроках проведения, составе комиссии.[42]
Четкое определение подготовительных мероприятий позволяет максимально стандартизировать процесс проверки, т.е. эффективно расходовать ресурсы.
По нашему мнению, в настоящее время одной из наиболее злободневных проблем является работа с обращениями граждан. Обращения граждан являются одной из важнейших форм участия граждан в управлении государством. Эта форма выступает как составной элемент прав и свобод человека и гражданина, закрепленной в Конституции Российской Федерации. В обращениях граждан выражаются личные и общественные интересы и потребности. Они выступают средством осуществления предоставленных гражданам Конституцией прав, сигналом о нарушении этих прав. Непринятие мер на местах способствует тому, что значительное число писем из области поступает в Администрацию Президента Российской Федерации. Зачастую письменные и устные обращения граждан связаны с недостатками в методах и формах работы министерств, департаментов, управлений, ведомств, а также муниципальных образований области. При рассмотрении обращений граждан нередко отсутствует критическая оценка состояния работы с письмами и главное – реальное воздействие на положение дел по поднимаемым проблемам, не вскрываются и не устраняются причины, порождающие жалобы. Справедливые запросы граждан зачастую не реализуются. Несвоевременно исполняются обещания, даваемые гражданам.
Изучение и анализ материалов проверок данного постановления позволил выделить следующие общие нарушения:
- регламентом четко не определен порядок работы с ответами на обращения, поставленными на дополнительный контроль, в журнале регистрации обращений не отражается резолюция руководителя по обращениям, поставленным на дополнительный контроль;
- в регламенте не нашли своего отражения такие положения, как, исключение практики проверки писем лицами, на которых жалуются заявители, устранение практики перепоручения подписания ответов другими лицами;
- не налажена система работы, учета и хранения обращений;
- анализ обращений граждан показал, что администрацией города и района допускается практика поручения проверки писем лицам, на которых жалуется заявитель, а так же перепоручения подписания ответов другим должностным лицам;
- не в полной мере реализуется требование постановления о еженедельном обсуждения на оперативных совещаниях вопросов работы с обращениями граждан, не внедрена практика ежемесячного анализа проблем, поднимаемых в обращениях граждан;
- должностными лицами администрации района нарушаются сроки рассмотрения обращений;
- при рассмотрении коллективных обращений не всегда учитываются требование постановления Главы Администрации области о комиссионном с выездом на место рассмотрении таких обращений;
- факты равнодушия и формализма при направлении ответов заявителям, снятие обращений с контроля при фактическом не решении поднятых в них вопросов;
- не принято необходимых мер по внедрению в практику таких форм работы, как "час руководителя", "телефон доверия", "горячая линия";
- не составлялись квартальные и годовые графики выезда информационных групп;
- не используется практика совмещения плановых командировок ответственных лиц администрации района, ее подразделений с обязательным приемом граждан на местах;
- не создана общественная приемная для пропаганды правовых знаний.
На основании выявленных нарушений специалистами-экспертами предложены следующие возможные пути совершенствования деятельности проверяемых учреждений в сфере работы с обращениями граждан:
1. Обеспечить безусловное выполнение постановления Главы Администрации области от 13.03.01г. № 102 "О совершенствовании работы с обращениями граждан".
2. Ввести в практику ежемесячный анализ проблем, поднимаемых в обращениях граждан, уделив особое внимание эффективному их решению.
3. Выработать систему реализации требования п. 1.6. постановления Главы Администрации области от 13.03.01г. № 102 о совмещении практики командировок ответственных лиц с обязательным приемом граждан на местах.
4. Внедрить в практику работы администрации города и района такие формы работы, как "час руководителя", "телефон доверия", "горячая линия", осуществить дополнительные меры по обеспечению более системной и плановой деятельности информационных групп, обеспечению широкого информирования населения о реализации данных в ходе встреч поручений.
5. Совершенствовать формы помощи населению по правовым вопросам со стороны правового отдела администрации района, обеспечить создание общественной приемной для пропаганды правовых знаний.
6. Применять меры административной и дисциплинарной ответственности к должностным лицам органов исполнительной власти района за некачественное и несвоевременное рассмотрение обращений граждан.
Таким образом, выполнение данных рекомендаций позволит значительно улучшить работу органов местного самоуправления с обращениями граждан.
3.2. Направления совершенствования контроля за исполнением нормативно-правовых документов.
На основе анализа документов и наблюдения за работой Главного контрольного управления, нами были выявлены несколько основных направлений совершенствования контроля за исполнением нормативно-правовых документов на уровне аппарата Администрации Ростовской области.
Согласно принципу производности, все функции, записанные в положении о структурном подразделении должны быть производны от главных функций, возложенных на структурное подразделение более высокого уровня. Анализ положений о структурных подразделениях Главного контрольного управления Администрации Ростовской области выявил грубое нарушение этого принципа в результате формального подхода к составлению положений о структурных подразделениях Главного контрольного управления. Положение – это не только нормативный документ, определяющий организационно-правовое положение структурного подразделения в системе управления, но и документ, регламентирующий деятельность структурного подразделения на основе рационального распределения и взаимоувязки целей и функций системы государственного управления между органами и структурными подразделениями.
По нашему мнению, список задач в положении о структурном подразделении должен быть исчерпывающим, т. е. не должно быть пунктов «выполняет другие поручения руководства», так как то что не не находит отражения в задачах Главного контрольного управления, не может иметь места в каком-либо его структурном подразделении. Появление данного пункта в задачах задач структурного подразделения приводит к тому, что перечни задач перестают иметь какое-либо значение, работникам известно лишь то, что в данный момент поручает руководитель. Составление положений носит бюрократический характер и предпринимается лишь для того, чтобы избежать замечаний со стороны контрольных органов.
Таким образом, формальный подход к составлению положений о задач о структурных подразделениях Главного контрольного управления Администрации Ростовской области, а , следовательно, и должностных инструкций, приводит к неэффективному разделению труда, дублированию функций. Все это снижает эффективность функционирования органа управления в целом.
В связи с вышеизложенным можно рекомендовать руководству Главного контрольного управления Администрации Ростовской области составление положений о структурных подразделениях на основе функционально-целевой модели органа управления. Что дает возможность четкого распределения задач, функций, прав и обязанностей структурных подразделений, а значит повышает эффективность органа управления, так как четкое разделение труда один из признаков бюрократии (в лучшем смысле слова).