При определении условий реализации плана трудно переоценить важность исходной информации о положении на рынке. Это обусловлено тем, что в деятельности многих предприятий сфера продаж является узким местом. Предприятие должно реагировать на изменение ситуации на рынке.
Определяя условия реализации плана полезно располагать следующей информацией:
Динамика численности населения с разбивкой по районам и возрастным группам. Эта информация важна при организации реализации товаров и услуг.
Потребление товаров и услуг на душу населения, что позволяет выявить тенденции в поведении потребителей.
Динамика доходов населения (клиентов). Эта информация важна для разработки стратегии производства и планирования затрат.
Динамика покупательной способности.
Динамика общего спроса на сопоставимые на рынке товары и услуги.
Последнее имеет значение для обоснования вероятного перехода на производство взаимозаменяемых товаров.
1. Динамика изменения производственных мощностей конкурентов или численности занятых в конкурентной области.
2. Информация по п. 4-6 позволяет вычленить три группы товаров и услуг:
товары и услуги с растущим спросом;
нейтральные товары и услуги;
товары и услуги с падающим спросом.
В зависимости от типа потребителей или групп клиентов создается структура организации. Предприятия, поставляющие свою продукцию разным группам потребителей, заинтересованы в такой организации работы, которая позволяет, как можно полнее удовлетворить запросы всех групп клиентов. На основании сегментации рынка могут быть созданы соответствующие подразделения внутри организации.
Избранная форма организации может действовать в течение достаточно долгого времени. Однако у предприятия могут возникнуть задачи временного характера, связанные с реализацией плана. В таком случае создаются временные организационные структуры. Временные организационные структуры называют проектными организациями. Эта структура создается для решения специфических задач внутри организации и нередко существует достаточно автономно. Как правило, организация состоит из одной или нескольких групп сотрудников из различных подразделений предприятия (основной организации). Сотрудники, вошедшие в проектную организацию, на некоторое время освобождаются от основной работы и переходят в подчинение руководителя проекта.. При создании временной структуры необходимо четко определить ее задачу, назначить руководителя проекта, установить сферу ответственности каждого исполнителя проекта.
Пример проектной организации: создание дилерской сети для продвижения товара к конечному пользователю.
Для реализации плана необходима обоснованная структура административных подразделений. Это обусловлено тем, что в каждой организации существуют задачи, связанные с созданием условий для работы, контролем.
Все административные задачи можно разделить на две большие группы:
общее обеспечение производственного процесса, когда административные структуры не вмешиваются в его содержание (отдел внешних сношений и т. п.);
административные структуры, непосредственно связанные с содержанием производственного процесса(плановый отдел, контроль качества и т.п.).
При создании административных подразделений нужно принимать во внимание следующие аспекты:
какие задачи будут входить в компетенцию административных служб?
как будут выполняться административные задачи (централизованно или каждое подразделение будет иметь свою административную службу)?
будут ли административные структуры влиять на производственный процесс, какие они получат полномочия?
каким образом административные расходы будут учитываться при определении производственных затрат?.
При создании организационной структуры и определении ее функций нужно оценить ее эффективность для деятельности всей организации и выполнения плана.
В зарубежной практике менеджмента наблюдается тенденция изменений в структуре организаций. Эти изменения являются скорее правилом, чем исключением. Для создания эффективной организации необходимо постоянно изучать ситуацию за пределами фирмы и прогнозировать требования потребителей.
Важнейшей составляющей фазы "определение условий и организация" является оценка собственной конкурентной позиции на рынке. Оценка проводится с целью определения положения предприятия на отраслевом рынке; для привлечения средств инвесторов в перспективное производство; разработки программ выхода на новые рынки сбыта.
Любое предприятие существует благодаря своим потребителям. Быстро меняющиеся рынки требуют подвижной и гибкой организационной структуры, способной адекватно реагировать на всевозможные изменения.
Реализация стратегии предполагает четкую постановку задач перед исполнителями; определение ожидаемых результатов и контрольных сроков.
Заключительной фазой цикла производственного менеджмента является руководство (анализ, контроль, приятие решений). Рассмотрим эту фазу.
3. Руководство
Прежде всего, уточним понятие "руководство".
Руководство –такое поведение, при котором один человек реально влияет на деятельность других, обеспечивая движение к поставленной цели.
Современный менеджмент базируется на учете достижений теории и практики в области руководства. Различные теории в области руководство детально изложены в зарубежной и отечественной литературе. Поэтому мы остановимся только на технике руководства, а также на некоторых приемах анализа и контроля.
Прежде всего, следует обратить внимание на постановку цели.
Цели должны удовлетворять следующим требованиям:
конкретность:
обозримость;
согласованность;
реалистичность.
Руководитель и сотрудники вместе определяют цели организации/отдела и или цели планируемой работы, определяют ответственность и ожидаемые результаты. Результаты используются для руководства отделом/подразделением; для оценки отклонений от намеченных целей и обоснования решений о корректировке целей.
Как правило, методы управления посредством цели предполагают наличие обратной связи между руководителем и подчиненными. Необходимо обращать внимание на отношение к работе, не на личные качества. При условии сосредоточения на производственном аспекте деятельности сотрудники более открыты для обратной связи. Следует быть конкретным и не обобщать, укреплять в сотрудниках веру в собственные силы и чувство собственного достоинства.
Руководство любой деятельностью фирмы будет эффективным при условии рационального распределения времени руководителя и подчиненных. В этой связи следует напомнить принцип В. Парето и принцип Д. Эйзенхауэра, которые широко применяются в различных областях менеджмента.
Так, В. Парето считал, что на достижение желаемых результатов больше всего влияет концентрация на жизненно важных проблемах. Он разработал правило 20/80: концентрация 20% времени на жизненно важных проблемах обеспечивает 80% успеха.
Принцип Д. Эйзенхауэра связан с распределением задач по их важности и срочности:
А-задачи: важные и срочные следует выполнять немедленно;
В-задачи: важные, но не срочные. Нужно установить сроки выполнения;
С-задачи: менее важные, которые следует делегировать.
В практике менеджмента применяют следующие методы более рационального использования времени руководителя:
Тщательный анализ структуры затрат времени.
Распределение предстоящих задач по принципу АВС.
Формулировка долгосрочных целей.
Планирование времени.
Сокращение нерациональных затрат и потерь времени.
Отметим, что принципы Парето и Эйзенхауэра широко применяются в управлении запасами, управлении качеством и других задачах производственного менеджмента.
Выводы
Составляющими цикла производственного менеджмента являются планирование, анализ, контроль. Без применения современных методов планирования, анализа и контроля не возможен эффективный менеджмент. Функционирование производственной системы представляет собой целенаправленный процесс, благодаря которому элементы превращаются в полезный результат.
Четко сформулированная стратегия необычайно важна для эффективной работы предприятия, обеспечивает достижение поставленных целей, укрепление конкурентоспособности.
Планирование состоит из следующих этапов:
формулировка целей;
формулировка намерений;
составление планов
Контроль: сравнение запланированных и достигнутых результатов; выявление отклонений и их анализ, принятие решений.
Планирование и контроль фигурируют только вместе.