Датой акта является дата его составления. Если составлению акта предшествовали какие-либо мероприятия (проверка и др.), в тексте акта указывается дата или период времени, в течение которого проводилось данное мероприятие.
Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). Во вводной части акта указывается основание его составления (распорядительный документ, нормативный документ, договор с указанием его даты и номера), называются председатель и члены комиссии. В основной части излагается сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может излагаться по пунктам, материал может быть представлен в виде таблицы.
В необходимых случаях, если этого требуют нормативные документы, акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.
Документооборот - движение документов с момента их получения или создания до завершения использования или отправления.
Основу документооборота дают организационные документы: устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ, приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству, схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов.
Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей - потоков. Они осуществляют прямую и обратную связь в управлении.
Различают три основные потока документации:
документы, поступающие, из других организаций (входящие);
документы, отправленные в другие организации (исходящие);
документы, создаваемые в организации, используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).
Движение входящих документов включает: первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение, исполнение, контроль за исполнением, списание исполненного документа в дело.
Схемы движения всех документов в организации разрабатываются руководителем службы делопроизводства (общего отдела, канцелярии, секретариата и т.д.) для различных категорий документов: поступающих в организацию, отправляемых из организации и внутренних документов (приказы по основной деятельности, по личному составу, протоколы, акты, письменные и устные обращения граждан и т.д.).
Формы организации работы с документами.
Служба ДОУ должна систематически вести учёт количества обрабатываемых документов, т.е. учитывать объём документооборота. Результаты учёта объёма документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами и определения штатной численности службы ДОУ.
В практике предприятий сложились три основные формы организации работы с документами: централизованная, децентрализованная и смешанная.
Централизованная форма применяется на предприятиях с большим документооборотом. Она предполагает выполнение всех операций с документами в одном структурном подразделении, например - канцелярии (в общем отделе). Централизованная форма типична и для предприятий с очень малым документооборотом, в которых все работы с документами выполняют секретари.
При децентрализованной форме работы с документами все операции выполняются в структурных подразделениях предприятия, как правило, разобщённых территориально.
Смешанная форма (частично централизованная) работы с документами зачастую используется на крупных предприятиях со сложной структурой и большим объёмом документооборота. При такой форме часть операций по работе с документами (приём, отправка, контроль исполнения) берёт на себя канцелярия, а остальные операции (регистрацию, формирование дел, текущее хранение и д. р) выполняют структурные подразделения.
1. А.В. Пшенко "Делопроизводство. Документационное обеспечение работы офиса", 2000г.
2. ГОСТ Р 6.30 - 2003 "Унифицированная система организационно - распорядительной документации". Требования к оформлению документов - М., Госстандарт России, 2003
3. Юрий Дёмин "Делопроизводство. Подготовка служебных документов", 2008.