Несколько советов начинающему тайм-менеджеру (стр. 2 из 2)
В-задачи - очень важные и менее срочные. Их необходимо решать после того, как выполнены А-задачи. Если у руководителя нет возможности самостоятельного их решения, он должен сделать попытку делегирования для своевременного выполнения этих задач.
С-задачи - очень срочные, но менее важны. По возможности, их нужно делегировать.
Мусор - не важные и не срочные задачи. Руководитель должен избегать самостоятельного их решения, для этого необходимо привлекать менее дорогостоящих сотрудников.
Существуют и другие поглотители времени, которые делами можно назвать условно, и на которые нужно обратить особое внимание:
Ненужные телефонные переговоры;
Проведение времени в курительной комнате;
Заглядывающие к нам люди;
Проблемы с компьютерным оборудованием и программным обеспечением;
Исправление чужих ошибок;
Не организованные совещания;
Бесполезные дискуссии с боссом и коллегами;
Просыпаясь утром, спроси себя: "Что я должен сделать?".
Вечером, прежде чем заснуть: "Что я сделал?"
(Пифагор Самосский,2-я пол.VI-нач.V вв.до н.э)
Разработка планов и альтернативных вариантов своей деятельности - это, пожалуй, самый важный элемент управления своим временем. Планирование означает подготовку к реализации целей и упорядочение времени.
Главное преимущество, достигаемое путём планирования работы, состоит в том, что планирование времени приносит выигрыш во времени.
Практический опыт говорит, что время затраченное на планирование приводит к сокращению времени на его использование в целом. Но при этом неправильно считать, что чем больше времени мы тратим на планирование, тем больше времени мы экономим. В планировании личного времени, когда-то наступает предел, после которого его эффективность снижается.
При составлении плана следует придерживаться следующих основных правил:
При составлении плана дня лучше оставить 40% рабочего времени свободными: 60% - запланированное время, 20% -непредвиденное время, 20% - спонтанное время.
Необходимо документировать потраченное время. При этом надо указывать, как и на что оно было потрачено. Таким образом, мы будем иметь постоянное представление о расходе своего времени и опыт как основу для будущей потребности во времени.
Сведение задач воедино - план действий. Чтобы составить хороший план нужно иметь представление о предстоящих делах, к примеру, разделить их на долгосрочные, средне- и краткосрочные дела.
Регулярность - системность - последовательность.
Реалистичное планирование. Необходимо планировать лишь тот объём задач, с которым реально можно справиться.
Ведение дневника времени - важнейшее рабочее средство самоменеджмента. Это и календарь-памятка и записная книжка, дневник также является хорошим инструментом планирования, справочником и инструментом контроля.
Если рассматривать идеальную схему планирования личным временем (Рис.2), то началом следует считать план на несколько лет вперёд. Он выводится из плана жизни.
РИС.2. ИДЕАЛЬНАЯ СХЕМА ПЛАНИРОВАНИЯ ВРЕМЕНИ
После того, как составлен план на ближайшие несколько лет, мы может составить план на год. При этом надо следить за тем, чтобы случайно не заниматься более поздними делами.
Далее составляется квартальный план, который служит инструментом контроля за годовым.
Учитываемые в месячном плане задачи и цели переносятся и детализируются из квартального плана истёкшего месяца.
Декадный план - это ещё более детальный и точный прогноз предстоящего периода.
Самые детальные планы - это ежедневные. Дневной план представляет собой последнюю и одновременно самую важную ступень в системе планирования времени, конкретное воплощение (реализацию) поставленных целей. Дневной план строится на основе декадного плана.
Однако нелишним стоит напомнить, к чему может привести работа без отдыха и без семьи. Поэтому, не забывайте выделять этому достойное время.
Не стоит также отчаиваться, если обнаружите, что Вам трудно выполнить план. Реальная жизнь чрезвычайно беспорядочна. Поэтому, формальное следование плану - это не самое главное. Даже если Вам приходится постоянно менять свои планы, все равно планирование оправдано.
Постыдно, занимаясь много чужими делами,
забрасывать свои собственные
(Демокрит, ок. 470 или 460 - ок. 370 гг. до н.э)
ДЕЛЕГИРОВАНИЕ, как термин, используемый в теории управления, означает передачу задач и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение.
Многие руководители, считающие себя весьма опытными и работоспособными, предпочитают сами выполнять то, что могли бы поручить другим сотрудникам, ссылаясь при этом на неопытность и необразованность своих подчиненных.
Это явление свидетельствует, скорее, об отсутствии опыта делегирования и неумении обучить персонал необходимым функциям, нежели о высоких достоинствах управленца.
Делая меньше, достигай большего - вот главный девиз грамотного руководителя.
Делегирование полномочий - это тот случай, когда убивают сразу несколько зайцев. Вот примерный перечень этих самых зайцев:
Руководитель освобождается от выполнения рутинной работы и получает время для решения творческих вопросов.
Делегирование полномочий является своеобразной формой повышения квалификации сотрудников и способствует максимальному использованию их знаний и опыта.
Делегирование является большим стимулом в работе подчиненных, которые начинают чувствовать себя хозяевами на участках работы, поощряет инициативу, приучает к самостоятельности и готовит людей к перемещению на более высокие должности.
Для того чтобы определить насколько Вы хорошо делегируете полномочия, ответьте для себя на эти вопросы:
Часто ли Вы берете работу домой, чтобы закончить все в срок?
Задерживаетесь ли Вы на работе дольше, чем Ваши коллеги и сотрудники?
Тратите ли Вы время, чтобы исправить ошибки Ваших сотрудников, с которыми они могут справиться с таким же успехом?
Занимаетесь ли Вы делами, которые Вы выполняли, занимая более низкую должность?
Часто ли Вас донимают вопросами, не относящимися к компетенции Ваших подчиненных?
Если Ваши ответы по большей части положительные, значит пришло время что-то менять в своей работе, и еще больше в работе своих подчиненных.
Процесс делегирования полномочий в общем виде выглядит как ряд последовательных действий:
Составьте перечень дел, которые Вы можете делегировать, с указанием объема работы и графика выполнения.
Составьте для этих дел перечень возможных претендентов с указанием их текущей загрузки.
Сопоставьте эти два списка и выберите наиболее подходящие для выполнения этих дел кандидатуры.
Четко сформулируйте цели и задачи каждого поручения.
Выделите необходимые для выполнения поручений ресурсы и очертите границы полномочий и ответственности исполнителей.
Проведите с каждым сотрудником разъяснительную беседу, из которой они должны вынести ощущение необходимости и заинтересованности в выполнении данного поручения.
Проконтролируйте ход выполнения поручений.
Поощрите исполнителей за хорошую работу.
При, казалось бы, простом алгоритме, делегирование остается одной из наиболее непонятых и неправильно применяемых концепций управления. Не понимая полностью необходимости делегирования или того, что требуется для роста его эффективности, многие менеджеры терпели неудачу именно в то время, когда их организации становились большими. В целом понятна и причина такого положения дел, делегирование - это в первую очередь постоянная работа с подчиненными. Поскольку, в подлинном смысле слова, делегирование представляет собой акт, который превращает человека в руководителя.
Во всем этом важно также осознать, что делегирование реализуется только передачей исполнителю полномочий, а ответственность делегирована быть не может.
Бывший президент США Гарри С. Трумэн, ныне всем известней надписью на своем столе, которая гласила: "Больше ответственность сваливать не на кого", продемонстрировал понимание своей конечной ответственности за деятельность правительства.
Забота об излишнем часто соединяется с потерей необходимого
(Солон, между 640 и 635 - ок. 559 гг. до н.э)
Есть восточная притча о том, как богатый султан пытался наполнить чашу подаяний своего отца, который жил последние годы бедным отшельником. И что же Вы думаете? В простую деревянную чашу засыпали много мешков золота, и безуспешно, чаша оказалась пуста. Тогда султан спросил отца о причине этого чудесного явления. Отец ответил, что это чаша желаний ее обладателя, и заполнить ее никогда никто не сможет. Для того чтобы понять эту простую истину, старик прожил всю жизнь, а когда понял, передал царствование сыну и стал бедным странником.
Эта притча передает, в целом, смыл нашей жизни. Нам все время хочется все больше и лучше, чем есть сейчас.
В этом постоянном стремлении за блага, мы все время что-то начинаем, потом бросаем, начинаем другое и снова бросаем. Но не часто нам удается довести дело до конца. Но подумайте, сколько энергии и времени бесплодно потрачено. Представьте также, что это время можно было потратить с пользой, сосредоточившись на нескольких задачах и доведя их до конца.
Есть поговорка - "Лучше не начинать, чем не закончить", это должно быть правилом Вашей жизни.
Заключение
Привыкание к экономии личного времени, в чем-то сродни с отвыканием от привычки курить. Можно пробовать много раз и без особого успеха. И в этом начинании Вы тогда добьетесь положительного результата, когда осознанно подойдете к необходимости в чем-то изменить свою жизнь. Может быть, для начала нужно просто подумать над этим?