Исходное начало планирования — структурирование времени. Планирование времени методом «Альпы» включает в себя следующие стадии:
первая стадия — составление заданий, перечня основных дел дня и недельного (месячного) плана;
вторая стадия — оценка длительности акций (проставьте против каждого задания приблизительное время для выполнения, просуммируйте и определите ориентировочно общее время);
третья стадия — резервирование времени про запас, планом должно быть охвачено не более 60% времени и приблизительно 40% должно быть оставлено в качестве резервного времени;
четвертая стадия — принятие решений по приоритетам, сокращениям и перепоручению с целью сокращения времени, отведенного на выполнение заданий;
пятая стадия — контроль и перенос несделанного.
Среди правил эффективного планирования личного времени руководителя можно выделить следующие:
планирование должно охватывать не более 60% рабочего времени, поскольку каждый день приходится заниматься непредвиденными заранее делами;
все затраты рабочего времени должны документироваться и перепроверяться, как и на что использованы;
все невыполненные запланированные задания должны становиться основой для составления плана на следующий временной период;
планирование личного времени руководителя должно быть регулярным и носить системный характер;
планироваться должен только тот объем задач, который реально может быть выполнен;
планы составляются не для успокоения совести, а для достижения личных целей;
потери времени должны восполняться сразу, лучше дольше поработать, чем позже нагонять;
планирование личного времени необходимо осуществлять в письменной форме собственного образца;
в планах должны фиксироваться искомые результаты, а не какие-то действия;
каждый пункт плана должен иметь четкие временные рамки;
в плане должны быть установлены приоритеты (степень важности) в выполнении заданий;
при планировании необходимо отметить, какие задания необходимо выполнить лично, а какие допустимо и целесообразно делегировать другим лицам;
все непредвиденные дела и посетители являются «поглотителями» личного времени;
планирование должно охватывать как рабочее, так и свободное личное время руководителя;
при планировании необходимо учитывать время для подготовительной и творческой работы;
при планировании время на непродуктивную работу необходимо максимально сокращать;
планирование личного времени необходимо соотносить с планами начальников, подчиненных, коллег.
Информационный поиск своей целью имеет удовлетворение информационных потребностей руководителя. Личное поведение и деятельность в информационном поле в первую очередь являются следствием применяемых методик рационального чтения и активного слушания. Рациональное чтение помогает лучше справиться с потоком информации, поскольку бессистемное чтение означает потерю времени и пустую трату средств.
Общие советы:
Сортируйте свой материал для чтения и читайте только то, что вам безусловно нужно для получения информации. Процесс сортировки подчиняется ответам на шесть вопросов: Что мне следовало бы прочитать? Что я обязан прочитать? Что я хочу прочитать? Что я хочу с этим предпринять? Что можно было бы прочитать позднее? Что мне вообще не нужно читать?
Собирайте небольшие тексты одного (или сходного) профиля для серийной проработки в рабочие блоки и резервируйте в своем недельном плане, по крайней мере, один час для их прочтения.
Используйте три метода чтения «во время чтения»: ориентирующее чтение (первое общее восприятие содержания, последняя проверка на предмет того, надо ли обрабатывать данный текст, вникать в него); изучающее чтение (поиск, выделение существенного в тексте, определение того, какая информация важна, менее важна или не нужна совсем); обобщающее чтение и критическая оценка прочитанного материала (фиксация основных мыслей, выводов из прочитанного).
Методические рекомендации для совершенствования методики чтения:
при просмотре и чтении текста думайте о том, какую информацию вы хотите из него получить;
просмотрите названия глав и разделов, аннотацию, предисловие, вступительные замечания и введение;
выясните, что именно вы хотели бы прочитать более внимательно;
не задерживайтесь на примечаниях, частях текста, напечатанных мелким шрифтом, на статистических данных, подробных описаниях и отступлениях;
прежде всего следуйте смысловому содержанию и идее текста;
отыскивайте такие используемые автором (соавторами) смысловые указатели, как подзаголовки, выделенные слова, предложения, таблицы;
указатели в виде следующих слов обращают внимание на наиболее важные вводные замечания, акценты: вводные сигналы («особенно», «следовательно», «поэтому», «тем самым», «так как» и т. п.) указывают на основную или поясняющую мысль; усиливающие сигналы («также», «кроме того», «дополнительно» и т. д.) подчеркивают мысль, которая ранее была уже кратко изложена; изменяющие сигналы («но», «не говоря», «с другой стороны», «однако», «напротив», «несмотря на» и др.) указывают на то, что направление (или тенденция) хода мысли меняется на противоположное;
опускайте малоинформативные пассажи и замедляйте темп чтения на важных участках текста;
учитывайте специфику структуры различных текстов: справочные тексты в газетах и журналах важнейшую информацию содержат в начале; в комментариях и высказываниях по какому-либо вопросу существенная информация (выводы) приводится, как правило, в заключительных предложениях; специальные статьи содержат во введении описание проблемы, в основной части — разработку путей ее решения, в заключительной — выводы;
обрабатывайте текст с помощью разного рода пометок, выписок, указательных знаков и т. п.
Методические правила активного слушания:
подчиняйте разговор цели поиска нужной информации;
следите за главной мыслью, не отвлекайтесь на частности;
сосредоточьтесь на теме монолога собеседника, не перебивайте его без надобности;
не отвлекайтесь во время разговора;
не задавайте слишком много вопросов, по одному сюжету достаточно задать один-два вопроса для уточнения сказанного партнером (подчеркивая при этом, что именно вы не поняли);
используйте одобряющие (поощряющие) и уточняющие краткие реплики, так как чем больше говорящий чувствует одобрение, тем точнее выразит мысль;
ищите истинный смысл слов собеседника, так как не всю информацию удается вложить в слово, оно дополняется изменениями тональности и окраски голоса, мимикой, жестами, движениями и наклонами тела;
приспосабливайте темп мышления к темпу речи; плохой слушатель, беседуя с медлительным собеседником, позволяет себе быть рассеянным и даже дремать, что может привести к потере ценной информации;
научитесь находить самый ценный материал, содержащийся в полученной вами устной информации;
когда слушаете, делайте соответствующие пометки на бумаге, не полагайтесь на память (это касается и телефонных разговоров).
Организация общения своей целью имеет совершенствование межличностных коммуникаций, достижение большего взаимопонимания с подчиненными, коллегами, руководителями, партнерами, повышение культуры делового общения в организации. Методические правила искусства общения:
не уходите от ответственности за общение. Помните, в общении участвуют как минимум двое: один — говорит, другой — слушает, причем в роли слушающего каждый должен выступать попеременно;
проясняйте свои идеи перед началом их передачи. Это означает, что вам необходимо выработать привычку систематически обдумывать и анализировать вопросы, проблемы, решения, которые вы хотите сделать объектами передачи;
будьте восприимчивы к потенциальным семантическим проблемам, упреждайте появление возможного «семантического шума». Не жалейте сил на то, чтобы исключить из сообщения двусмысленные слова или утверждения. Разговаривайте с партнером на «одном языке». Помните о необходимости учета общности «поля опыта»;
следите за языком собственных поз, жестов, выражения лица и интонациями. Это необходимо, чтобы не посылать противоречивых сигналов. Чаще старайтесь взглянуть на себя и услышать себя так же, как видит и слышит вас собеседник;
учитесь распознавать чувства партнера, наблюдая за экспрессивными характеристиками его внешности, прежде всего за выражением глаз, поскольку мимика связана с психическими качествами личности. Следует обращать внимание на движения рук, особенно кистей рук (жестикуляция), на движения и положения тела (пантомимика);
излучайте эмпатию (пристальное внимание к чувствам других людей, умение поставить себя на их место) и открытость. Активно пользуясь эмпатией при обмене информацией, мы как бы настраиваем соответствующим образом принимающую сторону и одновременно приспосабливаем вариант кодирования и передачи сообщения к партнеру (индивиду или группе) и ситуации; А создавайте в организации климат уважительного отношения и доверия к сотрудникам, в том числе за счет неформальных контактов и структур. Если руководители открыты и честны со своими сотрудниками, последние в общении, в обмене информацией отвечают тем же;
формируйте стиль общения, опираясь прежде всего на личный авторитет. Эффективное деловое общение — это отношения партнерства;
бережно обращайтесь со словом. Слово было и остается главным средством коммуникации. Доброе слово руководителя может окрылить подчиненного, пробудить в нем самоуважение, стать важным катализатором социального творчества, в то время как плохое слово — на долгое время травмирует, выбивает из нормальной колеи;
помните, что главное в культуре общения — уважение к человеку, потребность и способность понять другого.