Зовнішньоекономічна діяльність згідно статуту організації виконується відповідно до Закону України "Про зовнішньоекономічну діяльність" і іншими законодавчими актами, виходячи з мети і місії товариства, на основі самоокуповування і самофінансування,
Підприємство може виконувати експортно-імпортні операції самостійно або ж на підставі угоди із зовнішньоторговельними установами, а також бартерні угоди відповідно до чинного законодавства.
Підприємство згідно із законодавством України може створювати спільні підприємства з іноземними фірмами, як на своїй території, так і за кордоном, відкривати філіали і фірми за кордоном, а також надавати маркетингові і посередницькі комерційні послуги іноземним фірмам.
Підприємство в установленому порядку відкриває валютний рахунок, може брати валютний кредит, брати участі, у валютних аукціонах.
Підприємство має право брати участь в створенні і роботі міжнародних виставок, ярмарок, семінарів, симпозіумів, лотерей, а також в інших формах співпраці з іноземними фірмами,
З метою підвищення ефективності підготовки кадрів товариство може направляти своїх фахівців на стажування (роботи) в іноземні фірми і організації.
Організація ЗЕД - дуже складна і клопітка робота. Вона вимагає уважного опрацювання таких питань як коньюктура ринку, потенціальні покупці і продавці, встановлення ділових контактів з ними, проведених переговорів, підписання угод і т.д.
Тому, для ефективного керівництва ЗЕД на рівні підприємства, необхідна адекватна до умов його роботи структура управління. Слово "структура" означає каркас, основу. Будь-яке підприємство має відповідний каркас, що пов'язує всі його підрозділи, служби, органи.
Розрізняють:
- організаційно-виробничу структуру;
- структуру управління;
- організаційну структуру підприємства.
На будь-якому підприємстві є системи, які управляють і якими управляють. До першої відносяться органи, служби, апарат управління. До іншої - виробничі підрозділи (цехи, участки, відділи).
Організаційно-виробнича структура відображає побудову системи, якою управляють, структура управління - системи, яка управляє, а організаційна структура підприємства - побудову і взаємозв'язок обидвох даних систем.
Таким чином, структура управління ЗЕД відображає побудову системи управління в даній сфері, тобто органи, служби, апарат, що здійснює управління ЗЕД.
Апарат управління будується з урахуванням необхідного оновлення ланок (по горизонталі) і ступенів чи рівнів управління (по вертикалі). Ланка управління - це структурний підрозділ чи окремі спеціалісти, що виконують відповідні функції управління.
Організаційна структура управління ЗЕД як складова частина внутріфірмового управління визначається, насамперед, загальною стратегією підприємства, а також стратегією ЗЕД як її складової. Загальноприйнято вважати стратегію засобом виживання фірми шляхом адаптування до середовища, а структуру - конструкцією, що її підтримує. Ланки ланцюга середовище - стратегія - структура взаємопов'язані і взаємозумовлені. Якщо вони не відповідають одне одному, то під загрозу ставиться саме існування фірми.
Організаційна структура управління ЗЕД визначається тією метою і завданнями, які вона покликана вирішувати. ЇЇ мета - максималізація прибутку на довготривалий період за рахунок ефективної участі в міжнародному підприємництві. Організаційна структура управління ЗЕД, як і внутріфірмового управління, повинна постійно розвиватися і вдосконалюватися, пристосовуватися до змін у зовнішньому середовищі і сфері управління. Її форми і методи не можуть залишатися незмінними.
Перед підприємствами - суб'єктами ЗЕД завжди стоять два важливих питання:
1) Як сформувати найбільш сприйнятливу і ефективну оргструктуру управління?
2) Як керувати нею, щоб досягти поставленої мети? На формування організаційної структури управління ЗЕД значний вплив здійснюють такі фактори:
- розмір фірми;
- значення і характер зарубіжної діяльності;
- ступінь диверсифікації і складність продукції, що випускається;
- характер експортної і виробленої на іноземних підприємствах продукції;
- специфіка ринків приймаючих країн і рівень конкуренції на них та ін.
Організаційні форми управління ЗЕД на виробничих підприємствах в Україні багато в чому індивідуалізовані. Разом з тим можна виділити деякі загальні риси.
На виробничих підприємствах, що приймають активну участь у зовнішньоекономічній діяльності, зовнішньоекономічний апарат в даний час існує в основному в двох формах:
1) Відділу зовнішньоекономічних зв'язків (ВЗЕЗ) в рамках діючого апарату управління.
2) Зовнішньоторгової фірми (ЗТФ).
Відділ зовнішньоекономічних зв'язків (ВЗЕЗ) не являється самостійним структурним підрозділом підприємства. Він являє собою частину апарату управління. Його головне завдання полягає в управлінні ЗЕД як елементом єдиної цілісної системи внутріфірмового управління. Цей відділ не займається безпосередньо транспортуванням вантажів, митними процедурами і т. д. Він створюється, як правило, для планування, організації і координації ЗЕД (хоч на практиці зустрічаються й інші варіанти).
Головними завданнями ВЗЕЗ підприємства можуть бути:
1) Участь в розробці стратегії ЗЕД підприємства.
2) Сприяння розвитку ЗЕД підприємства з метою прискорення його соціально-економічного розвитку.
3) Управління експортним потенціалом підприємства, постійне його зміцнення й розвиток.
4) Забезпечення виконання зобов'язань, що випливають з договорів та угод із зарубіжними партнерами.
5) Вивчення коньюктури іноземних ринків, збір і накопичення відповідної інформації.
6) Організація експортно-імпортних операцій, забезпечення їх ефективності.
7) Здійснення рекламної діяльності.
8) Організація протокольних міроприємств та ін. Відповідно до завдань визначаються функції ВЗЕЗ і формується оргструктура управління. ВЗЕЗ зазвичай очолює начальник відділу. Відділ складається із ланок (груп, секторів, бюро і спеціалістів).
Кожен із секторів (груп) має свої конкретні завдання і виконує відповідні функції.
Наприклад, комерційний сектор повинен забезпечувати: виконання зобов'язань по міжнародних контрактах і угодах, участь у підготовці і проведенні комерційних переговорів; організацію поставок згідно контракту і контроль за їх виконанням; перегляд-рекламацій по експорту й імпорту та ін.
Екологічний сектор покликаний забезпечувати прогнозування і планування ЗЕД підприємства; аналіз ефективності експортно-імпортних операцій; контроль за виконанням плану; валютний контроль і т.д.
Сектор маркетингу як ведуча служба підприємства вивчає коньюктуру світових товарних ринків, приймає участь у визначенні цін на експортну продукцію, в розробці і здійсненні рекламних міроприємств, аналізі конкурентів, можливостей руху товару і т. ін. Завдання науково-технічного сектору: вивчати діючі на світовому ринку технічні вимоги до товару; аналізувати технічний рівень і якість продукції, її конкурентноздатність; брати участь в розробці пропозицій по оновленню виробництва, випуску нової продукції; забезпечувати технічне обслуговування експортної продукції та ін.
Протокольний сектор готує і організовує протокольні міроприємства, виконує доручення керівництва фірми по зустрічах, прийому і проводах представників зарубіжних фірм, які прибули на підприємство з візитом.
На практиці організаційна структура управління ЗЕД підприємства може бути побудована трохи інакше.
Організаційні принципи побудови управління ЗТФ залежить від її завдань і функцій, зображених в уставі.
Основними завданнями ЗТФ, як правило, являються:
1) Планування, організація і регулювання зовнішньоторгових угод.
2) Збільшення об'єму експорту і вдосконалення його структури.
3) Підвищення ефективності імпортних закупок у відповідності до стратегії підприємства.
4) Підвищення конкурентноздатності продукції за кордоном, сприяння покращенню її якості.
5) Вивчення коньюктури товарних світових ринків і виявлення критеріїв та вимог, які ставляться до конкурентноздатності товарів.
6) Вивчення діяльності конкурентів, їх сильних і слабких сторін.
7) Організація післяпродажного обслуговування за кордоном.
8) Вироблення рекламних міроприємств з метою розширення експорту.
9) Забезпечення правового захисту зовнішньоекономічних інтересів підприємства.
10) Участь разом з іншими підрозділами в організації транспортування і збереження продукції.
11) Участь в купівлі-продажу патентів і ліцензій, "ноу-хау".
12) Участь в здійсненні протокольних міроприємств і т. д.
Вирішення цих та інших завдань, що стоять перед ЗТФ, визначає її функції і організаційну структуру управління.
Директор ЗТФ, як правило, підлягає директору підприємства чи його заступнику по зовнішньоекономічних зв'язках.
Основними функціональними підрозділами ЗТФ являється маркетингова і оперативно-комерційна служба. Також створюються служби, що забезпечують обслуговування ЗЕД фірми: планово-економічних розрахунків, валютно-фінансових операцій, обліку і звітності, юридичних та інженерно-технічних питань.