3. Среда быстрой разработки прикладных программ для рабочих групп.
4. Развитая система защиты доступом к информации на всех уровнях, вплоть до уровня отдельного документа.
5. Применение тиражирования для предоставления всем пользователям доступа к свежей информации, располагающейся в любом подразделении предприятия, в его филиалах, у удаленных пользователей, а также у заказчиков и поставщиков.
6. Открытость, заключающаяся в поддержке множества сетевых и компьютерных операционных систем, компьютерных приложений, внешних источников данных, систем передачи сообщений и прикладных программных интерфейсов API.
7. Масштабируемость - возможность поддерживать организации любого размера, от рабочей группы из двух пользователей до корпоративной сети с десятками тысяч пользователей.
8. Полная интеграция набора разнообразных элементов клиентских и серверных программных модулей (среда пользователя, распределенная обработка документов, передача сообщений, защита и среда разработки), необходимая для создания технологии бизнес-процесса заказчика на множестве платформ.
Рабочее пространство пользователя (Workspace) системы Lotus Notes представляет собой графический пользовательский интерфейс, который знаком для пользователей систем Windows, Mac System7, OS/2 или Unix.
Рабочее пространство системы Lotus Notes состоит из шести фиксированных экранных окон, в которых размещены пиктограммы, представляющие документные базы данных системы Notes.
Пользователь может располагать окна на экране по своему усмотрению.
База документов Notes представляет собой средство хранения объектов, при помощи которого пользователи могут вызывать, отслеживать, хранить и преобразовывать информацию в своей сети. База документов может совместно эксплуатироваться пользователями, присоединенными к одной и той же сети.
Сложные документы, составляющие базу данных, создаются и обновляются при помощи бланков Notes Forms и редактора WYSIWYG, который позволяет пользователю вводить и редактировать текст или применять неделимые объекты системы Notes.
Система Lotus Notes использует средства OLE и другие программные мосты для интеграции с различными прикладными программами.
Стержнем системы управления электронными документами является архив, где документы находятся в процессе работы над ними и где они остаются до тех пор, пока содержащаяся в них информация представляет интерес.
Под электронным архивом понимается совокупность аппаратно-программных средств и технологий для создания хранилища электронных документов и обеспечения доступа к ним из систем управления электронными документами. Электронные документы – это все документы, созданные электронными средствами в виде текстовых или графических файлов.
Каждый прямоугольник в окне Notes соответствует базе данных, которые группируются пользователем в удобном для него порядке. Окно рабочего пространства Notes содержит несколько листов с ярлычками. На каждом листе находятся значки баз данных. Базы данных группируются на листах по видам документов (приказы, договоры, планы, отчеты), по тематике и в соответствии с процессом документооборота (входящие, исходящие, внутренние, исполнители, корреспонденты). Использование архитектуры клиент/сервер позволяет распределять информацию между центральным сервером Notes и локальными компьютерами пользователей оптимальным образом: наиболее трудоемкие процессы выполняются на мощном сервере, а на локальном компьютере пользователь получает доступ к уже обработанной информации.
Пакет OfficeMedia - Канцелярия обеспечивает реализацию следующих функций:
- ввод содержания входящей бумажной корреспонденции путем автоматического распознавания текста письма с использованием стандартных программ распознавания (OCR) типа FineReader
- регистрацию всей входящей корреспонденции;
- постановку документов на контроль, осуществление контроля сроков и результатов исполнения документов;
- контроль движения и местонахождения документов по подразделениям предприятия по мере их исполнения;
подготовку и регистрацию организационно-распорядительных документов (приказов, распоряжений).
3.3. Предложения по внедрению системы автоматизации делопроизводства
Как результат описания имеющихся средств автоматизации, можно сделать вывод, что необходимо воспользоваться технологией класса workflow, которая обеспечивают автоматизацию всего документооборота.
В данной работе предлагается использовать для автоматизации делопроизводства в РГП "Волгааэронавигация" программный комплекс LotusNotes, ибо он в наибольшей степени подходит для автоматизации документооборота средних и крупных предприятий и является фактическим стандартом для систем работы с документами на Западе.
Рассмотрим сценарий перехода от бумажных носителей к электронным регистрационным формам и созданию базы данных о документах, а также процесс заполнения регистрационной карточки на экране компьютера в случае внедрения системы LotusNotes.
LotusNotes – это система баз данных, ориентированных на хранение документов плюс многофункциональная система электронной почты.
Одно из преимуществ системы LotusNotes, использование электронной картотеки. Она позволяет однократно вводить повторяющуюся информацию и использовать одну информацию в различных формах.
Форма регистрационной карточки содержит как поля, заполняемые вручную (номер и дата входящего документа, краткое содержание, текст резолюции), поля, сведения в которые вводятся автоматически (дата регистрации, регистрационный номер документа), и поля, сведения в которые вводятся путем выбора информации из раскрывающихся списков. Такой ввод информации не только ускоряет процедуру заполнения регистрационной карточки, но и, позволяет избежать опечаток, которые могут затруднить автоматизированный поиск информации о документе.
Организации, с которыми поддерживается постоянная переписка, выбираются из списка. В случае регистрации документа, поступившего от нового корреспондента, сведения о нем заносятся в список. Сведения о корреспондентах в дальнейшем используются в справочной работе, для формирования списков на рассылку. Списки создаются перед началом работы системы и впоследствии регулярно пополняются и корректируются.
При регистрации поступившего документа заполняются следующие поля: дата получения документа; номер из этого поля переносится на поступивший документ в регистрационный штамп; в поле «корреспондент» указывается название организации, приславшей документ; дата документа; номер документа; количество страниц документа; количество листов приложений; вид полученного документа; краткое содержание.
Далее, если документ адресован непосредственно Генеральному директору, то он передается ему на рассмотрение, Генеральный директор проставляет резолюцию с указанием конкретных исполнителей по документу.
Если же документ адресован конкретному руководителю низшего звена, либо в конкретное подразделение – то он передается туда. Соответственно, либо данные о подразделении-получателе и конкретном исполнителе сразу вносятся в регистрационную карточку, либо уже после рассмотрения документов руководителем в регистрационной карточке заполняются сведения: автор резолюции, резолюция, ответственный исполнитель, исполнители и срок исполнения.
Карточка имеет раздел «Сведения о движении документа», в котором отражается передача документа руководителю для написания резолюции и дальнейшее движения документа от исполнителя к исполнителю.
Поле «Состояние документа» отражает стадию работы с ним и может принимать следующие значения:
- Поступивший документ регистрируется и передается руководителю для рассмотрения и проставления резолюции – значение «Передан руководству».
- После рассмотрения руководителем в регистрационную карточку вводятся сведения о резолюции и назначенном исполнителе – значение «На исполнение».
- Поступивший документ регистрируется и сразу передается непосредственному исполнителю – значение «На исполнение»
- Документ исполнен – значение «Исполнен»
В поле «Исполнитель» указывается, кому передается документ.
Если в резолюции указывается несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым, и этот исполнитель первым заносится в список.
В поле «Срок исполнения (Контрольная дата)» проставляется дата, к которой документ должен быть исполнен. Эта дата не может быть меньше текущей.
Возможности компьютера определяются следующими характеристиками:
1. Производитель (Intel, AMD), тип процессора (Celeron, Pentium), а также тактовая частота процессора.
2. Объем оперативной памяти (RAM).
3. Характеристика материнской платы.
4. Емкость жесткого диска (HDD)
5. Видеокарта, объем и тип видеопамяти.
6. Мультимедиа возможности (CD-ROM, звуковая плата).
7. Сетевая карта.
8. Тип корпуса: экранировка, количество мест для дополнительных устройств, возможности энергосбережения.
9. Возможности модернизации.
Для наших целей самой важной характеристикой является производительность процессора, так как нам придется работать с базами данных, пусть они и будут храниться на сервере, и графическими изображениями.
Предлагается приобрести 2 компьютера PentiumIII-600/64MB/6.4GB/8VBAGP/ATX.
В офисе используются два типа сканеров: протяжные и планшетные. Первые по принципу работы (протяжка листа через сканирующую часть) удобны для сканирования отдельных листовых документов. Их достоинство в том, что они занимают мало места. В нашем случае не исключена возможность, что придется сканировать листы из книг, журналов, переплетенных документов, поэтому лучше приобрести планшетный сканер, по принципу работы сходный с копировальным аппаратом, - оригинал помещается на неподвижное стекло, а сканирующее устройство движется под стеклом вдоль листа. Нам будет достаточно нецветного сканера, с быстродействием 10 секунд на лист, с разрешающей способностью 400х400 точек на дюйм, поддерживающий формат А4. и А3.