На додаток до обміну інформацією по низхідній або висхідній організації потребують горизонтальних комунікаціях. Організація складається з безлічі підрозділів, тому обмін інформацією між ними потрібен для координації завдань і дій, оскільки організація – це система взаємозв'язаних елементів, керівництво повинне добиватися, щоб спеціалізовані елементи працювали спільно, просуваючи організацію в потрібному напрямі.
Найбільш очевидним компонентом комунікації в організації є відносини між керівником і підлеглим. Деякі з численних різновидів обміну інформацією між керівником і підлеглим пов'язані з проясненням завдань, пріоритетів і очікуваних результатів, забезпеченням залученої в рішення задач відділу, з обговоренням проблем ефективності роботи, досягнення визнання і винагороди з метою мотивації, вдосконаленням і розвитком здібностей підлеглих, із збором інформації про назріваючу або реально існуючу проблему, сповіщенням підлеглого про прийдешню зміну, а також отриманням відомостей про ідеї, удосконалення і пропозиції.
Обмін інформацією широко охоплює різні частини організації і прямо пропорційно співвідноситься з її ефективністю.
Л.Третяк, видатний дослідник в області управління, вважає, що, як правило, “…лише 50 % обміну інформацією приводить до обопільної згоди тих, що спілкуються. Найчастіше причина низької ефективності полягає в забутті того факту, що комунікація – це обмін” [35, с. 4].
В ході обміну обидві сторони грають величезну активну роль. Обмін інформацією відбувається тільки у тому випадку, коли одна сторона пропонує інформацію, а інша сприймає її. Щоб було саме так, слід приділяти велику увагу комунікаційному процесу.
Комунікаційний процес – це обмін інформацією між двома або більш людьми. Основна мета комунікаційного процесу– забезпечення розуміння інформації, що є предметом спілкування, тобто повідомлення. Проте сам факт обміну інформацією не гарантує ефективності спілкування людей, що брали участь в обміні. Щоб краще розуміти процес обміну інформацією і умови його ефективності, слід мати уявлення про стадії процесу, в якому беруть участь
В процесі обміну інформацією можна виділити чотири базові елементи:
1. Відправник - особа, що генерує ідеї або збирає інформацію і передає її.
2. Повідомлення - власне інформація, закодована за допомогою символів.
3. Канал - засіб передачі інформації.
4. Одержувач - особа, якій призначена інформація і яка інтерпретує її [12, c.44].
При обміні інформацією відправник і одержувач проходять декілька взаємозв'язаних етапів:
1. Зародження ідеї.
2. Кодування і вибір каналу.
3. Передача.
4. Декодування.
Їх завдання – скласти повідомлення і використати канал для його передачі так, щоб обидві сторони зрозуміли і розділили початкову ідею. Це важко, бо кожен етап є одночасно крапкою, в якій зміст може бути перекручений або повністю втрачений.
Обмін інформацією починається з формування ідеї або відбору інформації. Відправник вирішує, яку значущу ідею або повідомлення слід зробити предметом обміну. На жаль, багато спроб обміну інформацією обриваються на цьому першому етапі, оскільки відправник не витрачає достатнього часу на обдумування ідеї. Кіт Девіс підкреслює важливість даного етапу : “ Невдале повідомлення не стане краще на глянсовому папері або від збільшення потужності гучномовця. Лейтмотив етапу – не починайте говорити не почавши думати ” [16, с. 18].
Потрібно пам'ятати, що ідея ще не трансформована в слова або не придбала іншої такої форми, в якій вона послужить обміну інформації. Відправник вирішив тільки, яку саме концепцію він хоче зробити предметом обміну інформацією. Щоб здійснити процес ефективно, він повинен врахувати безліч чинників. Наприклад, керівник, охочий обмінятися інформацією про оцінку результатів роботи, повинен чітко розуміти, що ідея полягає в тому, щоб повідомити підлеглим конкретну інформацію про їх сильні і слабкі сторони і про те, як можна поліпшити результати їх роботи. Ідея не може полягати в смутних загальних похвалах або критиці поведінки підлеглих. Цей приклад показує також зв'язок між сприйняттям і комунікацією. У керівника, який вважає підлеглих здібними до розвитку і вдосконалення, а значить, що потребують інформації з оцінкою результатів їх роботи, швидше за все знайдуться ділові позитивні ідеї обміну інформацією на вказану тему по суті.
Керівники, що незадовільно обмінюються інформацією, можуть діяти невдало, оскільки по відношенню до них саме так діє вище керівництво. Річ у тому, що керівники вищої ланки часто служать ролевою моделлю для поведінки підлеглих. Якщо керівники схильні до примушення або не відверті в обміні інформації, підлеглі цілком можуть повестися так само, обмінюючись інформацією з іншими. Але зовсім необов'язково діяти в тому ж стилі, навіть якщо він ефективний. Що насправді необхідно, так це усвідомити – які ідеї призначені до передачі до того, як відправити повідомлення, і упевненість в адекватності і доцільності ідей з урахуванням конкретної ситуації і мети.
Перш ніж передати ідею, відправник повинен за допомогою символів закодувати її, використавши для цього слова, інтонації і жести (мова тіла). Таке кодування перетворює ідею на повідомлення. Відправник також повинен вибрати канал, сумісний з типом символів, використаних для кодування. До деяких загальновідомих каналів відносяться передача мови і письмових матеріалів, а також електронні засоби зв'язку, включаючи комп'ютерні мережі, електронну пошту, відеострічки і відео конференції. Якщо канал не придатний для фізичного втілення символів, передача неможлива. Так само може бути нездійсненним одночасна розмова зі всіма працівниками відразу. Можна розіслати пам'ятні записки, що передують зборам невеликих груп, для забезпечення розуміння повідомлення і залучення до проблеми.
Якщо канал не дуже відповідає ідеї, що зародилася на першому етапі, обмін інформацією буде менш ефективним. Наприклад, керівник хоче попередити підлеглого про недозволенність допущених останнім серйозних порушень заходів безпеки, і робить це під час легкої бесіди за чашкою кави або пославши йому записку випадково. Проте по цих каналах, ймовірно, не вдасться передати ідею серйозності порушення так же ефективно, як офіційним листом або на нараді.
Вибір засобу повідомлення не повинен обмежуватися єдиним каналом. Часто бажано використовувати два або більше засобів комунікацій в поєднанні. Процес ускладнюється, оскільки відправнику доводиться встановлювати послідовність використання цих засобів і визначати тимчасові інтервали в послідовності передачі інформації. Проте, дослідження показують, що одночасне використання засобів обміну усною і письмовою інформацією звичайно ефективніше, ніж, скажімо, тільки обмін письмовою інформацією. Обговорюючи результати цього дослідження, професор Терренс Мітчел вказує: “Головний висновок цієї роботи в тому, що усне плюс письмове повідомлення швидше за все роблять обмін інформацією ефективнішим в більшій частині випадків” [31, с. 24]. Орієнтація на обидва канали примушує ретельніше готуватися і письмово реєструвати параметри ситуації.
На третьому етапі відправник використовує канал для доставки повідомлення (закодованої ідеї або сукупності ідей) одержувачу. Йдеться про фізичну передачу повідомлення, які багато людей помилково і приймають за сам процес комунікацій. В той же час, передача є лише одним з найважливіших етапів, через які необхідно пройти, щоб донести ідею до іншої особи.
Після передачі повідомлення відправником одержувач декодує його. Декодування- це переклад символів відправника в думці одержувача. Якщо символи, вибрані відправником, мають таке саме значення для одержувача, останній знатиме, що саме мав на увазі відправник, коли формулювалася його ідея. Якщо реакції на ідею не вимагається, процес обміну інформації на цьому може завершитися.
РОЗДІЛ 2. АНАЛІЗ СИСТЕМИ УПРАВЛІННЯ ПЕРСОНАЛОМ ВАТ “РІВНЕНСЬКА КОНДИТЕРСЬКА ФАБРИКА”
2.1 Характеристика організаційної структури підприємства
ВАТ "Рівненська кондитерська фабрика" заснована в 1944 роцi на базі вяляної фабрики. Iз малих пристосованих цехів фабрика виросла в велике спеціалізоване підприємство з потужністю понад 10 тис. тонн кондитерських виробів в рік. На фабриці виготовляється понад 100 найменувань кондитерських виробів. Основною продукцією підприємства є виробництво карамелі, драже, шоколадних цукерок, вафлі. Асортимент близько 250 різноманітних найменувань. Товариство є юридичною особою з дня його державної реєстрації, здійснює свою діяльність відповідно до чинного законодавства України, статуту та установчого договору, має право самостійно здійснювати зовнішньоекономічну діяльність і користуватися повним обсягом прав суб‘єкта зовнішньоекономічної діяльності відповідно до чинного законодавства.
Товариство створене з метою задоволення потреб в його послугах (роботах, товарах) та реалізації на основі отриманого прибутку інтересів учасників товариства.
Основною діяльністю ВАТ “Рівненська кондитерська фабрика” є:
– найбільш повне і якісне задоволення потреб вітчизняних та закордонних підприємств і організацій та громадян в продукції, що виробляє підприємство, у відповідності із статутними видами діяльності;
– ефективне використання виробничого і фінансового потенціалу, комерційного і управлінського досвіду.