После передачи телефонограммы получатель повторно читает текст отправителю для подтверждения верности записи. Фамилии и труднопроизносимые слова передаются по буквам, допущенные неточности исправляются.
Юридическая сила поступившей телефонограммы гарантируется реквизитами: исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы, указанием должности, Ф.И.О. лица, отправившего телефонограмму, личной подписью лица, принявшего телефонограмму, и входящим регистрационным номером полученной телефонограммы. Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем.
Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций, предприятий, которым ее направляют, с номерами телефонов, по которым она должна быть передана.
3.3 Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи
Электронная почта - один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями как внутри организации, так и между сторонними организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.
Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях, при наличии определенной специфики в процессе исполнения.
Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Сообщения можно вводить и редактировать с помощью текстовых редакторов. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем на рассылку.
Адресат получает изображение документа на экране компьютера, а затем распечатывает его на бумажный носитель.
Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.
При наличии электронной почты документы обрабатываются и исполняются при помощи автоматизированной регистрации. Отправителю необходимо поставить отметку "соответствует оригиналу".
Факсограмма (телефакс, факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).
Факсимильная (или фототелеграфная) связь - электрический способ передачи графической информации, при котором происходит неподвижное изображение текста или таблиц, чертежей, схем, графиков, фотографий и т.п.
По скорости передачи информации факсимильная связь стоит на одном уровне с телексной связью, но обладает очевидным преимуществом: она позволяет отправлять и получать графическую информацию на бумажном носителе, что невозможно телеграфом или телексной связью.
Факсограмма не может считаться отдельным видом документа, так как по факсу можно передать копию любого документа на бумажном носителе - приказа, распоряжения, договора, протокола и др.; чаще всего факс используется для передачи служебных писем и разного рода информационных сообщений.
Документ, переданный по факсу, является копией документа и не обладает юридической силой, но по соглашению между организациями, осуществляющими факсимильную связь, факсограммы могут приравниваться к документу.
Документы, передаваемые по факсу, должны быть оформлены в соответствии с правилами исполнения вида отправляемого документа: приказа, протокола, акта, договора, письма и т.д.
При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
- объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на писчей бумаге формата А4 (210х297 мм) черным цветом, не должен превышать 5 листов;
- исходящие инициативные документы, оформленные на бланках писем администрации города, подлежат обязательной регистрации в отделе служебной корреспонденции и контроля управления делами перед отправкой по каналам факсимильной связи;
- подлинники документов после передачи по факсу возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки и подлежат немедленной рассылке адресату;
-передача документов по каналу факсимильной связи производится согласно резолюции руководителя, подписавшего документ;
- поступившие факсограммы учитываются помощником руководителя по оперативной работе в журнале установленной формы с указанием в нем справочных данных: даты (времени получения), отправителя и адресата и без проставления регистрационного штампа передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;
- факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму. Принятая на иностранном языке факсограмма доставляется адресату без перевода;
- запрещается передача текстов документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометкой "Для служебного пользования";
- категорически запрещается передача по факсимильной связи секретных документов;
- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ, и руководителя, подписавшего документ к передаче.
При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
- объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;
- документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения;
- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;
- запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";
- подлежащий передаче документ учитывается в журнале установленной формы. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;
- поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;
факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.
3.4 Хранение аудиовизуальных документов
Аудиовизуальные документы принимаются на хранение в следующем комплекте: кинодокументы (фильмы, спецвыпуски) - негатив изображения, негатив фонограммы, магнитный оригинал фонограммы, позитивная копия, магнитная фонограмма шумов и музыки, промежуточный позитив изображения, установочные ролики и паспорта для цветных кинодокументов (в исключительных случаях принимается неполный комплект); фотодокументы - негатив, контрольный фотоотпечаток; фонодокументы и видеодокументы - оригинал и копия. Одновременно принимается текстовая сопроводительная документация: для кинодокументов - монтажные листы, аннотации, разрешительные удостоверения к законченным произведениям, акты технического состояния, записи цветовых и световых паспортов; для фотодокументов - аннотация; для фонодокументов - сопроводительная документация; для видеодокументов - акты технического состояния.
Электронные документы принимаются на хранение в сопровождении программных средств, позволяющих их воспроизвести, и с необходимым комплектом сопроводительной документации.
Количество листов в деле и единиц хранения в составе единицы учета аудиовизуальных документов учитывается на основе их нумерации и фиксируется:
- листов в деле - в листе-заверителе и в соответствующей графе описи дел, документов;
- фотоотпечатков в фотоальбоме - во внутренней описи фотоальбома, а также в соответствующей графе описи фотоальбомов;
- единицы хранения других аудиовизуальных документов - в соответствующих графах описей этих документов.
- При учете единиц хранения в составе единицы учета аудиовизуальных документов:
- единицы хранения диафильмов располагаются по порядку номеров рулонов;
- единицы хранения кинодокументов располагаются по элементам комплекта, внутри которого нумеруются по порядку номеров частей;
- единицы хранения фонодокументов располагаются в порядке производственных номеров.
Объем страхового фонда и фонда пользования измеряется в единицах хранения/единицах учета, а также в:
кадрах - для копий архивных документов на бумажной основе и фотодокументов;
метрах - для копий кинодокументов;
времени звучания - для копий фонодокументов;
в мегабайтах - для копий электронных документов.
При этом отдельно учитываются страховые копии уникальных документов и особо ценных документов и копии фонда пользования, отснятые с архивных документов на бумажной основе (раздельно на рулонной пленке и микрофишах); кинодокументов; фотодокументов; фонодокументов; видеофонограмм; электронных документов.
Заключение
Всегда документ сначала надо создать, различны только способы его написания: ручкой, на пишущей машинке, компьютере. Служебный документ создается для выполнения, прежде всего управленческой функции, и, следовательно, его надо передать для исполнения.
Способы передачи документов также постоянно меняются: от гонца и фельдъегерской тройки до телеграфа, факса, электронной почты. Документ обязательно регистрируется для подтверждения факта получения или создания документа в конкретный день, его учета путем внесения в регистрационную форму, что позволяет впоследствии навести по документу справку, проконтролировать исполнение. Когда информация, содержащаяся в документе, принята к сведению, произведено какое-либо действие, принято решение, отправлен ответ, документ выходит из оперативной работы и попадает в папку для дальнейшего хранения. Срок его хранения определяется ценностью информации, содержащейся в документе.