Технічні комітети стандартизації не можуть мати на меті одержання прибутку від своєї діяльності. Членство в технічних комітетах стандартизації є добровільним. Центральні органи виконавчої влади та організації мають право у відповідних сферах діяльності та в межах повноважень з урахуванням своїх господарських та професійних інтересів організовувати і виконувати роботи із стандартизації, зокрема:
· розробляти, схвалювати, приймати, переглядати, змінювати стандарти відповідного рівня та припиняти їх дію, встановлювати правила їх розроблення, позначення та застосування;
· представляти Україну у відповідних спеціалізованих міжнародних та регіональних організаціях стандартизації, виконувати зобов’язання, передбачені положеннями про ці організації;
· створювати і вести реєстри нормативно-правових актів та нормативних документів для забезпечення своєї діяльності та інформаційного обміну;
· видавати і розповсюджувати свої стандарти, документи спеціалізованих відповідних міжнародних та регіональних організацій стандартизації, членами яких вони є чи з якими співпрацюють на підставі положень про ці організації або відповідних договорів, а також делегувати ці повноваження іншим організаціям.
Центральні органи виконавчої влади та організації повинні інформувати центральний орган виконавчої влади з питань стандартизації про роботи із стандартизації за своїми напрямами для виконання Кодексу доброчинної практики з розроблення, прийняття та застосування стандартів відповідно до Угоди СОТ про технічні бар’єри в торгівлі, що є додатком до Маракеської угоди про заснування Світової організації торгівлі 1994 року. Міністерство оборони України, враховуючи особливості цієї сфери, визначає порядок застосування стандартів для задоволення потреб оборони України відповідно до покладених на нього функцій.
Державний комітет України з питань технічного регулювання та споживчої політики згідно наказу Держспоживстандарту України
від 7 квітня 2003 р. N 55 затверджено Національний Стандарт України «Державна уніфікована система документації уніфікована система організаційно-розпорядчої документації».
Цей стандарт поширюється на організаційно-розпорядчі документи — постанови, розпорядження, накази, положення, рішення, протоколи, акти, листи тощо, створювані в результаті діяльності:
· органів державної влади України, органів місцевого самоврядування;
· підприємств, установ, організацій та їх об'єднань усіх форм власності.
Цей стандарт установлює:
· склад реквізитів документів;
· вимоги до змісту і розташовування реквізитів документів;
· вимоги до бланків та оформлювання документів;
· вимоги до документів, що їх виготовляють за допомогою друкувальних засобів.
Вимоги цього стандарту щодо оформлювання реквізитів можна поширювати на всі класи уніфікованих систем документації. Цей стандарт не поширюється на процеси створювання та обігу електронних організаційно-розпорядчих документів.
У цьому стандарті використані такі стандарти та інші нормативні документи:
· ДСТУ 2732-94 Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення
· ДК 010-98 Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД)
· ГОСТ 9327-60 Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы.
Готуючи та оформлюючи документи, використовують такі реквізити:
01 - зображення Державного Герба України, герба Автономної Республіки Крим
02 - зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування)
03 - зображення нагород
04 - код організації
05 - код форми документа
06 - назва організації вищого рівня
07 - назва організації
08 - назва структурного підрозділу організації
09 - довідкові дані про організацію
10 - назва виду документа
11 - дата документа
12 - реєстраційний індекс документа
13 - посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь
14 - місце складення або видання документа
15 - гриф обмеження доступу до документа
16 - адресат
17 - гриф затвердження документа
18 - резолюція
19 - заголовок до тексту документа
20 - відмітка про контроль
21 - текст документа
22 - відмітка про наявність додатків
23 - підпис
24 - гриф погодження документа
25 - візи документа
26 - відбиток печатки
27 - відмітка про засвідчення копії
28 - прізвище виконавця і номер його телефону
29 - відмітка про виконання документа і направлення його до справи
30 - відмітка про наявність документа в електронній формі
31 - відмітка про надійдення документа до організації
32 - запис про державну реєстрацію.
Виготовляючи бланки документів, використовують такі реквізити: 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09, 10, а також можливі відмітки для розташування реквізитів: 11, 12, 13, 14, 16, 19, 20, 21. У разі застосування трафаретних текстів документів використовують реквізит 21. Документи, що їх складають в організації, повинні мати такі обов'язкові реквізити: назва організації (07), назва виду документа (10) (не зазначають на листах), дата (11), реєстраційний індекс документа (12), заголовок до тексту документа (19), текст документа (21), підпис (23). Оформлюючи різні види документів відповідно до нормативних документів, крім зазначених обов'язкових реквізитів, використовують такі: 01, 02, 03, 04, 05, 06, 08, 09, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 22, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 31, 32. Приклади наведено в додатку В. У документах, що їх оформлюють на двох і більше сторінках, реквізити 22 - 28 проставляють після тексту (21), а 29-31 - на нижньому березі першої сторінки документа. Зображення Державного Герба України розміщують на бланках документів відповідно до Постанови Верховної Ради України "Про Державний герб України"; герба Автономної Республіки Крим - відповідно до нормативно-правових актів Автономної Республіки Крим. Зображення Державного Герба України, герба Автономної Республіки Крим на бланках із кутовою розташованістю реквізитів розміщують на верхньому березі бланка над серединою рядків з назвою організації, а на бланках із поздовжньою розташованістю реквізитів - у центрі верхнього берега. Розмір зображення: висота - 17мм, ширина - 12мм.
Зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування) відповідно до статуту (положення про організацію) розміщують з лівого боку від назви організації. Зображення емблеми реєструють згідно з установленим порядком. Емблему не відтворюють на бланку, якщо на ньому розміщено зображення Державного Герба України. На бланках документів недержавних організацій дозволено розташовувати зображення емблеми на верхньому березі документа, де на бланках документів державних організацій розміщують зображення Державного Герба. Зображення нагород відтворюють на бланках документів згідно із законодавством і розміщують на лівому березі бланка на рівні реквізитів 07 і 08.
Код організації проставляють за ЄДРПОУ після реквізиту довідкові дані про організацію (09). Код форми документа (якщо він є) проставляють згідно з ДК 010 вище реквізиту назва виду документа (10). Назву організації вищого рівня зазначають скорочено, а у разі відсутності офіційно зареєстрованого скорочення - повністю. Назва організації - автора документа повинна відповідати назві, зазначеній у його установчих документах. Скорочену назву організації зазначають тоді, коли її офіційно зафіксовано в статуті (положенні про організацію). Скорочену назву подають у дужках (або без них) нижче повної, окремим рядком у центрі. Назву філії, територіального відділення, структурного підрозділу організації зазначають тоді, коли вони - автори документа, і розміщують нижче реквізиту 07. Довідкові дані про організацію містять: поштову адресу та інші відомості (номери телефонів, факсів, телексів, рахунків у банку, адресу електронної пошти тощо). Їх розміщують нижче назви організації або структурного підрозділу. Назва виду документа має відповідати переліку форм, які використовують в організації. Перелік містить назви уніфікованих форм документів згідно з ДК 010 та назви інших документів, що відповідають організаційно-правовому статусу організації.
2. Нормативні документи із стандартизації і застосування стандартів
Залежно від рівня органу, який приймає чи схвалює нормативні документи із стандартизації, вони поділяються на:
· національні стандарти, правила усталеної практики та класифікатори, прийняті чи схвалені центральним органом виконавчої влади з питань стандартизації, а також видані ним каталоги та реєстри загальнодержавного застосування;
· стандарти, технічні умови та правила усталеної практики, прийняті чи схвалені іншими органами та організаціями, що займаються питаннями стандартизації, а також видані ними каталоги.
Стандарти застосовуються безпосередньо чи шляхом посилання на них в інших документах. Стандарти застосовуються на добровільній основі, за винятком випадків, коли застосування цих стандартів вимагають технічні регламенти. Стандарти повинні бути викладені таким чином, щоб їх неможливо було використовувати з метою введення в оману споживачів продукції якої стосується стандарт, чи надавати перевагу виробнику продукції або продукції залежно від місця її виготовлення. Порядок розроблення, перегляду, внесення змін, прийняття та опублікування стандартів встановлюється Законом України “Про стандарти, технічні регламенти та процедури оцінки відповідності
Центральний орган виконавчої влади з питань стандартизації має право встановлювати знак відповідності продукції національним стандартам. Національний знак відповідності продукції національним стандартам — знак, який засвідчує відповідність позначеної ним продукції всім вимогам стандартів, які поширюються на цю продукцію. Опис та правила застосування національного знака відповідності продукції національним стандартам встановлюються центральним органом виконавчої влади з питань стандартизації. Відповідність продукції національним стандартам добровільно підтверджується у порядку, встановленому центральним органом виконавчої влади з питань стандартизації.